Rz. 21
Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege beträgt 10 Jahre. Erhaltene oder abgesandte Handelsbriefe, für die grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt, sind folglich 10 Jahre aufzubewahren, sofern sie gleichzeitig als Buchungsbeleg dienen (z. B. durch Hinzufügung von Buchungsanweisungen, Kontierungsstempel).[1]
Rz. 22
Die bekannte Buchführungsregel "keine Buchung ohne Beleg" lässt bereits erkennen, was und warum aufbewahrt werden muss. Eine Reihe der schon bei den Handelsbriefen genannten Dokumente wird dabei als Buchungsgrundlage dienen und so als Buchungsbeleg aufbewahrungspflichtig sein. In Abweichung von den Handelsbriefen sind bei den Buchungsbelegen zwangsläufig zusätzlich organisatorische Vorkehrungen zu treffen, die einen raschen Zugriff erlauben (Nummerierung der Belege, Ordnung nach den Buchungssachgebieten usw.). Letztlich muss von der Bilanz bzw. Vermögensaufstellung ausgehend das betreffende Konto und schließlich der zugrunde liegende Buchungsbeleg rasch gefunden werden können. Das ist nicht nur für den außenstehenden sachverständigen Dritten, sondern auch für das Unternehmen selbst von Bedeutung.
Rz. 23
Neben den zwangsläufig anfallenden Buchungsbelegen, etwa den ein- und ausgehenden Rechnungen (bei Letzteren sind es die "Wiedergaben"), Bankauszügen, Belegen über den Kassenbarverkehr usw. müssen in einer Reihe von Fällen auch eigene (interne) Buchungsbelege angefertigt werden (die also nicht automatisch im laufenden Geschäftsbetrieb anfallen). Diese stehen meistens mit den Abschlussarbeiten im Zusammenhang: Berechnung von Wertberichtigungen auf Forderungen, Feststellung und betragsmäßige Ermittlung von Rückstellungen, Berechnung von außerplanmäßigen Abschreibungen, Ermittlung von erforderlichen, steuerlichen Teilwertabschreibungen, Anwendung des Niederstwertprinzips, Errechnung steuerlich zulässiger (Sonder-) Abschreibungen, Berechnung von Zuschreibungen (Wertaufholungen). Diesen Eigenbelegen ist besondere Beachtung zu schenken, da sie auch erkennen lassen müssen, wer die für die Durchführung der Buchung verantwortliche Anweisung gegeben hat (Unterschrift und Datum auf dem Beleg!). Soweit es sich um die Ermittlung von Bilanzpositionen handelt, sind die Belege zweckmäßig in einem entsprechenden, nach Bilanzpositionen gegliederten Abschlussordner zu verwahren, jedenfalls aber so, dass sie bei einer erforderlichen Nachprüfung rasch gefunden werden können.
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