Wer aufzubewahrende Unterlagen auf einem Bildträger oder einem anderen Datenträger vorlegt, ist verpflichtet[1], Hilfsmittel bereitzustellen um die Unterlagen lesbar zu machen. Das Finanzamt kann auch verlangen, dass die Unterlagen ganz oder teilweise ausgedruckt oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen erstellt werden.
Der Unternehmer muss digitalisierte Unterlagen über sein Datenverarbeitungssystem per Bildschirm lesbar machen. Ein Ausdruck auf Papier ist nicht ausreichend. Die elektronischen Dokumente müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar sein.[2]
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