Im Datenverarbeitungssystem erzeugte Daten, z. B. Grund(buch)aufzeichnungen in Vor- und Nebensystemen, Buchungen, generierte Datensätze zur Erstellung von Ausgangsrechnungen, oder darin empfangene Daten, z. B. EDI-Verfahren (elektronischer Datenaustausch), müssen im Ursprungsformat aufbewahrt werden.
Im DV-System erzeugte Dokumente, z. B. als Textdokumente erstellte Ausgangsrechnungen, elektronisch abgeschlossene Verträge, Handels- und Geschäftsbriefe, Verfahrensdokumentation, sind im Ursprungsformat aufzubewahren. Eine Ausnahme besteht für elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe. Diese können auch nur in Papierform aufbewahrt werden.
Eine Umwandlung in ein anderes Format, z. B. Inhouse-Format, ist zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltliche Veränderung vorgenommen wird.
Vorsicht bei Datenumwandlung
Eine Umwandlung in ein anderes Format, z. B. Inhouse-Format, ist zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltliche Veränderung vorgenommen wird.
Bei einer Umwandlung (Konvertierung) aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format (Inhouse-Format) ist ab 2020 die Aufbewahrung beider Versionen nicht mehr erforderlich, sondern es ist die Aufbewahrung der konvertierten Fassung ausreichend:
- Es wird keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen.
- Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren.
- Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation).
- Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werden nicht eingeschränkt; dabei ist es zulässig, wenn bei der Konvertierung Zwischenaggregationsstufen nicht gespeichert, aber in der Verfahrensdokumentation so dargestellt werden, dass die retrograde und progressive Prüfbarkeit sichergestellt ist.
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