Die Excel-Arbeitshilfe besteht aus 4 Tabellenblättern: Gesamtkosten, Selbstkosten, Produktkalkulation und Auftragskalkulation.
2.1 Tabellenblatt Gesamtkosten
Im ersten Tabellenblatt Gesamtkosten werden die Kosten des Unternehmens für ein Jahr geplant und eingetragen. Die Untergliederung der Kostenarten orientiert sich an gängigen betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA), kann bei Bedarf aber um kalkulatorische Kosten oder weitere Kostenpositionen erweitert werden; ggf. müssen neue Zeilen eingefügt werden.
Die Kosten können entweder als Summe in Spalte D eingegeben werden. Oder es besteht die Möglichkeit, die Gesamtkosten auf Kostenstellen zu verteilen, um z. B. das Verantwortungs- und Kostenzuordnungsprinzip, besser umsetzen zu können (Spalten G-I). Mit der Verteilung auf Kostenstellen haben Unternehmen auch eine bessere Möglichkeit der Kostenkontrolle. Sollen mehr Kostenstellen berücksichtigt werden müssen ggf. weitere Spalten eingefügt werden. In beiden Fällen wird die Summe der jeweiligen Kosten in Spalte J als Gesamtwert ausgewiesen. Der Kostenwert von Zelle J28 wird für alle weiteren Berechnungen und Kalkulationsarbeiten benötigt. Im Beispiel wurde auf eine Verteilung der Kosten auf Kostenstellen verzichtet.
Abb. 1. Hier planen Sie die Gesamtkosten.
2.2 Tabellenblatt Selbstkosten
In diesem Tabellenblatt können die Selbstkosten für bis zu 10 Sorten berechnet werden. Dazu ist es lediglich erforderlich, die Produktbezeichnungen, die Verkaufsmengen, das Hauptprodukt mit der Äquivalenzziffer 1 sowie die Ziffern für die anderen Artikel einzugeben. Die Selbstkosten je Produkt werden dann automatisch berechnet. Es wird dabei auf 4 Nachkommastellen gerundet und es sind Rundungsdifferenzen möglich, die sich vor allem bei Produkten mit niedrigen Preisen auswirken können. Ggf. muss geprüft werden, die Berechnung der Nachkommastellen zu ändern.
Abb. 2: Hier planen Sie den Selbstkosten.
2.3 Tabellenblatt Produktkalkulation
In diesem Tabellenblatt müssen lediglich die Prozentwerte für Gewinn, Skonto, Rabatt und Umsatzsteuer eingegeben werden. Die Preise für jedes Produkt berechnen sich dann automatisch.
2.4 Tabellenblatt Auftragskalkulation
Die zuvor eingegebenen Prozentwerte für z. B. Gewinn und Nachlässe gelten im Rahmen der normalen Artikelkalkulation, wenn Kunden lediglich einzelne Produkte oder kleinere Mengen erwerben. In der Praxis kommt es aber immer wieder vor, dass Kunden auch große Mengen annehmen möchten und hierfür bessere Konditionen erwarten. Diesem Umstand kann im Tabellenblatt Auftragskalkulation Rechnung getragen werden. Hier können für einzelne Kunden oder Aufträge individuelle Faktoren berücksichtigt werden. Beispielsweise besteht die Möglichkeit, die Gewinn- und Rabattgrößen zu verändern und sie z. B. abzusenken. Damit ist eine individuelle Preisberechnung für einzelne Kunden, abweichend von der Standardpreisfindung, möglich.
Abb. 3: Durchführung der Auftragskalkualtion
In allen Tabellenblätter besteht die Möglichkeit, wichtige Annahmen und Beweggründe für die Erstellung der Kalkulationen und Zahlen festzuhalten. Das gilt auch und besonders für die Auftragskalkulation. Hier sollte festgehalten werden, warum man bei welchem Auftrag oder Kunden warum mit welchen Werten kalkuliert hat, um die Vorgehensweise auch zu einem späteren Zeitpunkt noch nachvollziehen und gegenüber dem Kunden beim nächsten Kauf argumentieren zu können.
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