Zusammenarbeit mit dem gese... / 4.2 Vorbereitung der Abschlussprüfung

Um einen möglichst zügigen Fortgang der Abschlussprüfung zu ermöglichen, bietet es sich an, bereits bei Beginn der Prüfung eine Antwort auf die Fragen, die Abschlussprüfer in der Regel stellen, vorliegen zu haben. Dies erfordert zunächst, dass die Jahresabschlussunterlagen nebst Verträgen und weiteren Buchführungsunterlagen vollständig vorhanden sind. Wichtig ist auch, dass Arbeitsunterlagen vorhanden sind, aus denen sich die einzelnen Schritte der Jahresabschlusserstellung plausibel herleiten lassen.

 

Checkliste erleichtert die Arbeit

Mein Rat an alle Jahresabschlussersteller: Nutzen Sie diese Checkliste. Arbeiten Sie nachfolgende Checkliste durch und legen Sie einen Ordner mit den entsprechenden Unterlagen an. Außerdem erleichtert es die Arbeit enorm, wenn die erforderlichen Unterlagen bereits im Lauf des Jahres schon beim Bearbeiten der laufenden Buchführung zusammengestellt werden. Hierbei hilft diese Checkliste auch den Sachbearbeitern der Finanzbuchhaltung.

Als Verantwortlicher für die Erstellung des Jahresabschlusses sollte man die Vorbereitung nicht allein als lästige Verpflichtung ansehen, sondern als Chance begreifen, die eigene Arbeit zu verbessern. Aus der sorgfältigen Vorbereitung, aber auch aus der Nacharbeit der Ergebnisse der Abschlussprüfung kann eine Verbesserung Ihrer eigenen Arbeiten bei der Jahresabschlusserstellung des folgenden Jahres resultieren. Auch sollte man nicht verkennen, dass bei einer sorgfältigen Vorbereitung des Jahresabschlusses man besser für eine steuerliche Betriebsprüfung vorbereitet ist.

Checkliste

 
Vorbereitung der Jahresabschlussprüfung vorhanden nicht erforderlich angefordert
Allgemeine Unterlagen      
Jahresabschluss (Bilanz, GuV, Anhang): für den Anhang ist darauf zu achten, dass eine aktuelle Checkliste verwendet wird, da hier seit 2016 einige neue Angabepflichten zu beachten sind.      
Lagebericht (falls erforderlich)      
Summen- und Saldenlisten      
Sachkonten      
Debitoren- und Kreditorenkonten      
Gesellschaftsvertrag bzw. Satzung      
Protokoll von Gesellschafterversammlungen      
aktueller Handelsregisterauszug      
aktueller Grundbuchauszug      
wichtige Verträge      
Unterlagen zur Offenlegung      
Personalbestand      
Planungsrechnungen      
       
Anlagevermögen      
Anlagespiegel      
Belege für Anlagenzugänge      
Belege für Anlagenabgänge      
Aufstellung sicherungsübereigneter Gegenstände      
Zusammenstellung von Leasingverträgen      
Zusammenstellung von Mietverträgen      
Bestandsnachweise für Wertpapiere      
Bewertungsunterlagen für selbsterstellte immaterielle Vermögensgegenstände sowie für Anteile und Beteiligungen      
       
Vorratsvermögen      
Aufnahmelisten der Inventur (zu denken ist an eine rechtzeitige Einbindung des Abschlussprüfers in die Inventurdurchführung, gerade im Fall einer klassischen Stichtagsinventur      
Inventurrichtlinien      
Lagerhalterbestätigungen      
Aufstellung sicherungsübereigneter Vorräte      
Nachweise über schwimmende Ware      
Zusammenstellung von Abwertungen      
       
Forderungen      
Saldenlisten      
Kontokorrente      
Aufgliederung der Forderungen nach Alter      
Aufgliederung der Forderungen nach Fälligkeit      
Liste der aktuell noch offenen Forderungen      
Entwicklung der Einzelwertberichtigungen      
Berechnung der pauschalen Wertberichtigung      
Zusammenstellung von Absicherungen      
Schriftverkehr über ausgebuchte Forderungen      
Aufstellung der Forderungen gegen verbundene Unternehmen und Beteiligungsunternehmen      
Aufgliederung der sonstigen Vermögensgegenstände      
Nachweise über Darlehensforderungen, Mietforderungen, Kautionen usw.      
Nachweise über Steuerforderungen      
Sonstige Belege      
       
Liquide Mittel      
Kassenaufnahmeprotokolle      
Kontoauszüge zum Bilanzstichtag      
Liste der Schecks zum Bilanzstichtag      
       
Aktive Rechnungsabgrenzung      
Aufstellung der Abgrenzungsposten      
Berechnung der Abgrenzungsposten      
Verträge zu Abgrenzungsposten (vor allem Disagio)      
       
Eigenkapital      
Zusammensetzung und Nachweise des Eigenkapitals      
Liste der Gesellschafter mit Kapitalanteilen      
       
Sonderposten mit Rücklageanteil      
Entwicklung im Geschäftsjahr      
Unterlagen zur Bildung/Auflösung des SoPo      
       
Rückstellungen      
Rückstellungsspiegel      
Unterlagen zu Pensionszusagen      
Versicherungsmathematische Gutachten      
Berechnung der Steuerrückstellungen (auch auf etwaige latente Steuern ist zu achten)      
Berechnungsunterlagen zur Bewertung der sonstigen Rückstellungen      
       
Verbindlichkeiten      
Saldenlisten      
Kontokorrente      
Liste der aktuell noch offenen Verbindlichkeiten      
Schriftverkehr über ausgebuchte Verbindlichkeiten      
Bankbestätigungen/Bankauszüge      
Aufstellung über Sicherheiten      
Verträge zu wesentlichen Verbindlichkeiten      
Nachweise über Steuerverbindlichkeiten      
Aufstellung der Verbindlichkeiten gegen ver...

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