Wirtschaftlichkeitsberechnung von IT-Projekten im Einkauf / 4.3 Einsparungen und sonstiger Nutzen

Kostenbetrachtung und Nutzwertanalyse kombinieren

Das dritte Modul "Einsparungen und sonstiger Nutzen" adressiert die Nutzenaspekte. Es basiert auf der in Kapitel 2.2 dargestellten Prozesskostenbetrachtung und einer optionalen Nutzwertanalyse. Bei der Prozesskostenanalyse werden die Einsparungen entlang des betrachteten Beschaffungsprozesses betrachtet, während über die Nutzwertanalyse die Vorteile in die Betrachtung einfließen, die monetär nicht oder nur indirekt – unter Zuhilfenahme der in Kapitel 3 vorgestellten Wirkungskettenbetrachtung – bewertet werden können (z. B. erhöhte Flexibilität, Image, Datenqualität). Bei der Prozesskostenbetrachtung wird der traditionelle Ablauf des betrachteten Einkaufsprozesses (z. B. Anfrage, Angebot, Bestellung-Auftragsbestätigung, Auktion, Katalogbestellung) mit dem durch Verfahren des eProcurements und/oder eSourcings gestützten Ablaufs verglichen (z. B. Request for Information RFI, Request for Quotation RFQ, Purchase-Order-Management, eCatalog, eAuktion).

Ansatz von Erfahrungswerten

Dabei gilt es die Prozesskosten für einen traditionellen Beschaffungsvorgang im eigenen Unternehmen abzuschätzen oder anhand von Branchen- oder Verbandseinschätzungen (z. B. seitens des BME) festzulegen. Da die einzelnen eLösungen aber immer einen ganz spezifischen Teil des Gesamtprozesses abdecken, wurden für die Betrachtung folgende typische Standardszenarien der Beschaffung näher betrachtet:

• Anfrage
• Bestellanbahnung/Ausschreibung
• Auktion
• Bestellung/Auftragsbestätigung
• Katalogbestellung
• Fehlerabwicklung (Reklamation)

Im Detail wurden die einzelnen Zeitelemente der jeweiligen Prozessphase der betrachteten Szenarien mit dem durchschnittlichen Stundensatz eines repräsentativen Mitarbeiters im Einkauf (Modul "Basisdaten") multipliziert, um die Prozesskosten pro Prozessinstanz zu erhalten. Diese werden mit Soll-Prozesszeiten verglichen, die durch Verwendung der IT-Lösungen realisiert werden können (s. Beispielszenario in Abb. 7).

Abb. 7: Prozesskostenbetrachtung Bestellung/Auftragsbestätigung

Auf dieser Ebene werden jeweils nur der elementare Prozess und die sich dabei ergebenden Prozesskosteneinsparungen in EUR sowie Prozent betrachtet. Diese fließen schließlich – erweitert um das Mengengerüst (z. B. Anzahl der über Auktionen abgewickelten Beschaffungen, Anzahl der Katalogbestellungen) – in die Kenngrößenermittlung als Nutzenelement ein.

Überdies befindet sich in diesem Modul auch noch ein Bereich, in dem qualitative Nutzenelemente der betrachteten IT-Lösung mit einem Gewichtungsfaktor bewertet werden können und schließlich über eine Nutzwertanalyse direkt in das Executive Summary einfließen.