Total Cost of Ownership – mit allen Kosten kalkulieren / 8 Einführung des TCO-Ansatzes

Bei Einführung von TCO alle Unternehmensbereiche einbeziehen

Dass der Total-Cost-of-Ownership-Ansatz von hoher Wichtigkeit ist, verdeutlicht die immer größer werdende Zahl von Unternehmen, die ihn in der Praxis einsetzen. Als ein sehr frühes Beispiel kann Daimler genannt werden. Ziel von Daimler war es, durch eine höhere Transparenz über alle Kostenblöcke die Kostentreiber besser und genauer zu identifizieren und damit die eigenen Kostenstrukturen deutlich zu verbessern, d. h. Kosten zu senken. So wurden bei Daimler bereits im Jahr 2000 48 Pilotprojekte zum Thema Total Cost of Ownership gestartet, mit denen beachtliche Einsparungen erzielt wurden.

Auch die Deutsche BP AG arbeitet mit den Total Costs of Ownership. Innerhalb des Geschäftsbereichs "Industrial Lubricants & Services" der BP/Castrol wird TCO regelmäßig zur Beurteilung von Produkten und Serviceleistungen angewendet.

Der TCO-Ansatz ist aber nicht nur Großunternehmen vorbehalten. Auch Klein- und Mittelunternehmen können den TCO-Ansatz erfolgreich nutzen, wenn die Grundsätze der Einführung beachtet werden. Was bei der Zielsetzung, Umsetzung und der dauerhaften Nutzung des Total-Cost-of-Ownership-Ansatzes zu beachten ist, wird im Folgenden beschrieben.

8.1 Zielsetzung

Das Ziel muss darin liegen, dass im Rahmen eines ersten erfolgreichen Pilotprojekts die generelle Anwendbarkeit und die Überlegenheit des TCO-Ansatzes demonstriert werden. Folgende Punkte sollten dabei berücksichtigt werden:

• Eine typische Analyse muss zielgerichtet, mit vertretbarem Aufwand und mit moderater Belastung der Mitarbeiter erfolgen.
• Das Vorgehen soll einerseits einen einheitlichen Rahmen für verschiedene TCO-Vorhaben abstecken, andererseits in zentralen Aspekten variabel und an situationsspezifische Anforderungen adaptierbar sein.
• Die Ergebnisse sollen strukturierte Kostenaussagen liefern. Sie dienen als Basis für weiterführende Analysen und Beschaffungsentscheidungen.
• Die verwendeten Methoden, Modelle und Annahmen müssen transparent und einer kompetenten Diskussion zugänglich sein. Die Vorgehensweise und das Ergebnis müssen jederzeit nachvollziehbar sein.

Praxis-Tipp

Entscheider in Zielformulierung einbinden

Das Ergebnis einer TCO-Analyse wird von den Beteiligten mit verschiedenen Erwartungen verbunden. Beteiligen Sie wichtige Entscheidungsträger verschiedener Unternehmensfunktionen an der Zielsetzung. Durch den bereichsübergreifenden Zieldefinitionsansatz werden Akzeptanzprobleme überwunden.

8.2 Umsetzung

Um der Zielsetzung gerecht zu werden, müssen Sie eine entsprechende Vorgehensweise bei der Umsetzung bzw. Einführung wählen. Das Vorgehen muss zielgerichtet sein und mit geringem Aufwand bereits erste aussagefähige Ergebnisse produzieren. Zudem muss die Vorgehensweise eine Konzentration auf besonders wichtige Bereiche zulassen. Ein dreigeteilter Aufbau bietet sich daher an:

• Skizzieren Sie zunächst alle Haupt- und Teilprozesse, die mit der Beschaffung und Nutzung des ausgewählten Gutes verbunden sind.
• Sammeln Sie dann zu den Aktivitäten vorhandenes Datenmaterial (Budgets, Zahlen aus der Kostenrechnung, dem Controlling, dem Einkauf etc.) und untersuchen Sie es im Rahmen einer Grobanalyse.
• Auf Grundlage dieser zunächst groben Ergebnisse erfolgt der dritte Schritt. Verfeinern Sie die Prozessschritte so genau wie möglich. Erheben Sie noch fehlende Daten. Dies kann im Rahmen von eintägigen Workshops geschehen oder kostengünstig durch Messungen, Fragebogenaktionen, Interviews, Checklisten o. Ä. erfolgen. Der hier anfallende Aufwand wird durch die gezielte Fokussierung auf die neuralgischen Problembereiche gerechtfertigt. Die Vorgehensweise ist zielgerichtet und ergebnisorientiert.

Berücksichtigen Sie dabei, dass die Einführung und Umsetzung des TCO-Ansatzes ein Unternehmen in mehrerer Hinsicht vor neue Herausforderungen stellt. Es geht zum einen darum, die klassische Einstandspreisorientierung aus den Köpfen der Beschaffungsmanager und Entscheider zu verdrängen und durch die TCO-Philosophie zu ersetzen. Bei Unternehmen bzw. Beschaffungsmanagern, die jahrelang den Ansatz der Preisreduktion verfolgt haben, kann ein Umdenken nicht von heute auf morgen erwartet werden.

Zum anderen sind gerade bei der Einführung des TCO-Ansatzes die benötigten Daten und Informationen nicht in der Form verfügbar, wie es eigentlich erwünscht wäre. Die Bereitstellung prozessbezogener Kostendaten und deren Zurechnung auf einzelne Objekte ist nicht in allen Fällen unmittelbar möglich.

Praxis-Tipp

Zielsetzung und Anspruchsniveau kommunizieren

Der Aufwand einer TCO-Analyse wird aufgrund mangelnder methodischer Unterstützung vielfach unterschätzt. Der Detaillierungsgrad der Analyse bestimmt die Qualität der Ergebnisse. Legen Sie das Analyse-Niveau gemeinsam fest und kommunizieren Sie das zu erwartende Anspruchsniveau der Analyse-Ergebnisse.

Weitere Punkte erleichtern Ihnen die Umsetzung des TCO-Ansatzes:

• Ziehen Sie die Kostenkategorien des TCO-Ansatzes (vgl. Abb. 3) heran, um ein Gefühl für die möglichen Kosten zu bekommen. Ordnen Sie entsprechende K...