Telekommunikation und deren private Nutzung: einkommens- ... / 2.2 Privatnutzung betrieblicher Telekommunikationsgeräte durch Arbeitnehmer

Die Telekommunikationsgeräte gehören dem Arbeitgeber und werden grundsätzlich betrieblich genutzt. Abschreibungen und Kosten sind voll abzugsfähig; ebenso die Vorsteuer.

Gestattet der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer eine private Nutzung, liegt grundsätzlich ein geldwerter Vorteil vor.^[1]

[1] § 8 EStG.

2.2.1 Einkommensteuer: Steuerfreier geldwerter Vorteil

Dieser geldwerte Vorteil ist einkommensteuer-/lohnsteuerfrei.^[1]

Die Steuerfreiheit ist nicht auf Unternehmer übertragbar. Dies verletzt nicht den Gleichheitsgrundsatz.^[2] Arbeitnehmer und Unternehmer werden insoweit unterschiedlich besteuert.

[1] § 3 Nr. 45 EStG.

[2] BFH, Urteil v. 21.6.2006, XI R 50/05, BStBl 2006 II S. 715.

2.2.2 Umsatzsteuer muss berechnet werden

Umsatzsteuerlich liegt bei der Überlassung an bzw. bei der Nutzung durch Arbeitnehmer eine umsatzsteuerpflichtige unentgeltliche Wertabgabe gem. § 3 Abs. 9a UStG vor.

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Überlassung eines Mobiltelefons an Arbeitnehmer

Der Arbeitnehmer darf das betriebliche Handy auch für private Zwecke nutzen. Von der Telefonrechnung des Unternehmers über 150 EUR zzgl. 28,50 EUR Umsatzsteuer entfallen 10 % der Aufwendungen auf private Telefongespräche vom Arbeitnehmer. Die Rechnung wird vom betrieblichen Bankkonto abgebucht. Der Unternehmer übernimmt die Kosten komplett.

Konto SKR 03 Soll	Konten- bezeichnung	Betrag	Konto SKR 03 Haben	Konten- bezeichnung	Betrag
4920	Telefon	150,00 EUR	1200	Bank	178,50 EUR
1570	Vorsteuer	28,50 EUR

Konto SKR 04 Soll	Konten- bezeichnung	Betrag	Konto SKR 04 Haben	Konten- bezeichnung	Betrag
6805	Telefon	150,00 EUR	1800	Bank	178,50 EUR
1400	Vorsteuer	28,50 EUR

Der geldwerte Vorteil (10 %) beträgt 15 EUR, die Umsatzsteuer auf die unentgeltliche Wertabgabe an den Arbeitnehmer (15 EUR × 19 % =) 2,85 EUR.

Konto SKR 03 Soll	Konten- bezeichnung	Betrag	Konto SKR 03 Haben	Konten- bezeichnung	Betrag
4140	Freiw. soz. Aufwand LSt.-frei	17,85 EUR	8590	Verrechnete sonstige Sachbezüge (keine Waren)	15,00 EUR
			1776	Umsatzsteuer	2,85 EUR

Konto SKR 04 Soll	Konten- bezeichnung	Betrag	Konto SKR 04 Haben	Konten- bezeichnung	Betrag
6130	Freiw. soz. Aufwand LSt.-frei	17,85 EUR	4940	Verrechnete sonstige Sachbezüge (keine Waren)	15,00 EUR
			3800	Umsatzsteuer	2,85 EUR

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Umsatzbesteuerung kann vermieden werden

Die Besteuerung mit Umsatzsteuer kann vermieden werden, wenn nachgewiesen wird, dass die Übernahme der Telefonkosten durch das betriebliche Interesse des Arbeitgebers veranlasst ist. Dann überlagert der betriebliche Zweck den privaten Bedarf des Arbeitnehmers und es fällt keine Umsatzsteuer an.^[1]

Muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber den Privatanteil bezahlen, unterliegen diese Beträge der Umsatzsteuer.

[1] Abschn. 1.8 Abs. 4 UStAE.

2.2.3 Datenverarbeitungsgeräte

Übersicht der Datenverarbeitungsgeräte

Nutzung steuerfrei nach § 3 Nr. 45 EStG; (jedoch ustpflichtig)

Telefongerät, Telefaxgerät

PC, Laptop, Netbook, Ultrabook

Tablet, Smartphone, Smartwatch

portable Navigationsgeräte, Autotelefone, Freisprechanlage, Headset

Router, Hubs, Netzwerkswitches

Zubehör: Drucker, Monitor, Scanner, CD-DVD-Brenner, externe Festplatten, div Karten (SIM, LTE … ), Webcams, Adapter, Transportbehältnisse, Ladegeräte

Nutzung nicht begünstigt nach § 3 Nr. 45 EStG und ustpflichtig

Computerspiele, Spielkonsolen, MP3-Player, Videoanwendungen

Übersicht der laufenden Kosten

Nutzung steuerfrei nach § 3 Nr. 45 EStG; (jedoch kein VoSt-Abzug, bzw. ustpflichtig)

Telefonkosten

Internetkosten

Flatrate, Roamingkosten

lfd. Softwarekosten, Virenscanner, Firewall

Mieten, Wartungsgebühren

2.2.4 Überlassung von Datenverarbeitungsgeräten an Arbeitnehmer

Werden Datenverarbeitungsgeräte verbilligt an den Arbeitnehmer überlassen oder verschenkt unterliegt dies der Einkommensteuer und der Umsatzsteuer. Einkommensteuerlich können jedoch die Regelungen zur 25 %igen Pauschalsteuer angewandt werden.^[1]

[1] § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG.