Software, Anschaffung und Abschreibung

Wo die Probleme sind:

  • Das richtige Konto
  • Immaterielles Wirtschaftsgut
  • Erworbene/hergestellte Software
  • Grenzwert von 410 EUR/800 EUR

1 So kontieren Sie richtig!

 

Praxis-Wegweiser:

"Das richtige Konto"

Kontenbezeichnung

EDV-Software
Eigener Kontenplan SKR 03
  0027
IKR  
0230 SKR 04
  0135
 

Kostenstelle/

Schlüssel
 

Praxis-Wegweiser:

"Das richtige Konto"

Kontenbezeichnung

Wartungskosten für Hard- und Software
Eigener Kontenplan SKR 03
  4806
IKR  
6165 SKR 04
  6495
 

Kostenstelle/

Schlüssel

So kontieren Sie richtig!

Software, also auch Standardsoftware, ist immer als immaterielles Wirtschaftsgut zu behandeln.[1] Die Anschaffungskosten der Software bucht der Unternehmer auf das Konto "EDV-Software" 0027 (SKR 03) bzw. 0135 (SKR 04).

 

Buchungssatz:

EDV-Software

an Bank/Kasse

Die Software wird üblicherweise über 3 Jahre abgeschrieben. Individuelle betriebswirtschaftliche Softwaresysteme (= ERP-Software) sind hingegen über 5 Jahre abzuschreiben. Die Abschreibung bucht der Unternehmer auf das Konto "Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenstände" 4822 (SKR 03) bzw. 6200 (SKR 04).

 

Buchungssatz:

Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenstände

an EDV-Software

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Abschreibung der Software

Herr Huber hat am 5.10.02 ein EDV-Programm erworben. Die Anschaffungskosten haben 1.800 EUR betragen. Die Nutzungsdauer setzt er mit 3 Jahren an. Wegen der Anschaffung im Oktober 02 berechnet er die Abschreibung für das Jahr 02 wie folgt:

 
Anschaffungskosten 02: 1.800 EUR : 3 Jahre = 600 EUR Abschreibung pro Jahr
  • 600 EUR : 12 Monate × 3 Monate =
150 EUR (anteilige ­Abschreibung 02)
  • Abschreibung für 03
600 EUR
  • Abschreibung für 04
600 EUR
  • Abschreibung für 05
450 EUR

Buchungsvorschlag: Anschaffung/Abschreibung

 
Konto SKR 03 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03 Haben Kontenbezeichnung Betrag
0027 EDV-Software 1.800      
1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 342 1200 Bank 2.142
 
Konto SKR 04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
0135 EDV-Software 1.800      
1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 342 1800 Bank 2.142

Buchungsvorschlag: Abschreibung

 
Konto SKR 03 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03 Haben Kontenbezeichnung Betrag
4822 Abschreibung auf immaterielle Wirtschaftsgüter 150 0027 EDV-Software 150
 
Konto SKR 04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
6200 Abschreibung auf immaterielle Wirtschaftsgüter 150 0135 EDV-Software 150

3 Einteilung und Beurteilung der Software

Bei der Software muss zwischen den folgenden 3 Varianten unterschieden werden:

  • Systemsoftware: Das ist die Maschinensoftware, z. B. Windows, ohne die ein Computer nicht läuft.
  • Anwendersoftware: Es handelt sich um Software, die nicht individuell für den Kunden entwickelt worden ist, z. B. die Programme Word, Excel, Adobe Acrobat.
  • Betriebswirtschaftliche Softwaresysteme: Es handelt sich um individuelle Softwaresysteme, die mit größerem Aufwand für die individuellen Bedürfnisse des Kunden entwickelt werden.

Bei allen Arten von Software handelt es sich steuerlich um eigenständige immaterielle Wirtschaftsgüter. Von der Zuordnung der Software hängt allerdings ab, ob die Software als Wirtschaftsgut auszuweisen ist und über welchen Zeitraum sie abgeschrieben wird.

4 Übersichten zur steuerlichen Behandlung von Software

Die Behandlung der Software hängt von verschiedenen Faktoren ab. Erwirbt der Unternehmer (was allgemein üblich ist) die Hardware zusammen mit der Systemsoftware, ist die Hardware zusammen mit der Systemsoftware als eine Einheit zu beurteilen.[1] Wenn die Systemsoftware jedoch getrennt ausgewiesen und berechnet wird, ist sie als immaterielles Wirtschaftsgut zu erfassen.

Die Regelung, dass die Software zusammen mit der Hardware als einheitliches Wirtschaftsgut ausgewiesen werden kann, gilt nur für Systemsoftware, die nicht gesondert berechnet wird. Erwirbt der Unternehmer einen Computer mit Anwendersoftware zu einem Gesamtpreis, muss er die Aufwendungen für die Anwendersoftware mit einem geschätzten Betrag herausrechnen.Es werden keine Aufwendungen für Anwendersoftware herausgerechnet, wenn es sich bei der Anwendersoftware, die vorinstalliert ist, nur um zeitlich beschränkte Versionen (Testversionen) handelt, die nach wenigen Wochen oder Monaten auslaufen. Im Anschluss müssen die Programme käuflich erworben werden, sodass dann auch die Kosten feststehen, die hierfür aufgewendet werden müssen.

Selbst geschaffene immaterielle Wirtschaftsgüter dürfen steuerlich nicht ausgewiesen werden.[2] Es dürfen also nur Anschaffungs-, nicht aber Herstellungskosten ausgewiesen werden. Die Aufwendungen für selbst hergestellte Softwareprogramme sind daher sofort in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar.

5 Buchungsbeispiele für die Anschaffung und Abschreibungsvarianten von Software

Anwendersoftware bis 410 EUR netto kann aus Vereinfachungsgründen als materielles Wirtschaftsgut behandelt werden. Für Anschaffungen ab dem 1.1.2018 wird der Grenzwert, bis zu dem von einem materiellen Wirtschaftsgut auszugehen ist, auf 800 EUR erhöht (Mitteilung des BMF zur Neufassung der EStR).[1] Bis zu diesem Betrag kann die Software also auch als geringwertiges Wirtschaftsgut behandelt werden. Die Anwendersoftware kann also in materielle und immaterielle Wirtschaftsgüter aufgete...

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