Reisekosten Inland für Arbeitnehmer: Übernachtungskosten / 6 Veranlassung durch den Arbeitgeber

Bei einer Übernachtung mit Frühstück ist das Frühstück durch den Arbeitgeber veranlasst (abgegeben), wenn

• der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Aufwendungen ersetzt und
• die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist.

Liegen diese Voraussetzungen vor, dann kann die Vorsteuer aus den tatsächlichen Verpflegungskosten des Arbeitnehmers in vollem Umfang abgezogen werden (vorausgesetzt die Rechnung ist ordnungsgemäß). Nach Abschn. 1.8. Abs. 13 UStAE handelt es sich bei der Abgabe durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer nicht um einen Vorgang, für den Umsatzsteuer anfällt.

Die Übernachtungskosten mit Frühstück werden beim Arbeitnehmer anders behandelt als beim Unternehmer selbst. Erhält der Arbeitnehmer keine Mahlzeit auf Veranlassung seines Arbeitgebers, kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer anlässlich einer Auswärtstätigkeit die Verpflegungspauschale lohnsteuerfrei erstatten. Erhält der Arbeitnehmer aber auf Veranlassung seines Arbeitgebers eine Mahlzeit, z. B. ein Frühstück im Zusammenhang mit einer Übernachtung, ist die Verpflegungspauschale um 20 % der vollen Verpflegungspauschale (= 5,60 EUR) zu kürzen.

Praxis-Beispiel

Erstattung der Verpflegungspauschale neben den Übernachtungskosten

Der Arbeitnehmer hat wegen einer Abwesenheit von 24 Stunden einen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale in Höhe von 28 EUR. Der Arbeitgeber zieht den Kürzungsbetrag für das Frühstück von 5,60 EUR davon ab und erstattet an den Arbeitnehmer 22,40 EUR. In diesem Fall ist wie folgt zu buchen:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4664/6664	Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand	22,40	1200/1800	Bank	22,40

Wichtig

Kein lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn

Der Ansatz als Arbeitslohn unterbleibt insgesamt, wenn der Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen könnte.^[1]

[1] § 8 Abs. 2 Sätze 8 und 9 EStG.