Bei Geschäftsreisen werden die Verpflegungspauschalen für eine zusammenhängende Tätigkeit am selben Einsatzort maximal für die Dauer von 3 Monaten gewährt.[1] Hierbei handelt es sich um eine gesetzliche Regelung, die zwingend einzuhalten ist. Der Beginn einer Frist ist in § 187 BGB geregelt. Ist für den Anfang einer Frist ein Ereignis maßgebend, wie z. B. der Beginn einer Geschäftsreise, so wird der Tag nicht mitgerechnet, auf den das Ereignis fällt.
Jeder einzelne Auftrag muss für sich betrachtet werden
Laut BFH ist jeder einzelne Auftrag für sich zu betrachten.[2] D. h., dass die 3-Monatsfrist für den Abzug von Verpflegungskosten immer nur für dieselbe auswärtige Tätigkeit gilt. D. h., dass mit jedem neuen Auftrag eine andere Auswärtstätigkeit beginnt, sodass je nach Situation auch die 3-Monatsfrist mit jedem Auftrag neu beginnen kann.
Ein Unternehmer/Arbeitnehmer führt eine Tätigkeit auch dann an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte durch, wenn er nach einer kurzen Unterbrechung mit demselben Inhalt am selben Ort tätig wird. Erst wenn die Unterbrechung mindestens 4 Wochen dauert, beginnt die 3-Monatsfrist neu.[3] Der Grund für die Unterbrechung spielt keine Rolle, sodass auch nach 4 Wochen Urlaub und/oder Krankheit die 3-Monatsfrist wieder neu beginnt.
Unterbrechung von mindestens 4 Wochen: Neubeginn der 3-Monatsfrist
Bei einer Unterbrechung von mindestens 4 Wochen beginnt die 3-Monatsfrist neu. Da der Grund für die Unterbrechung keine Rolle spielt,
- kann z. B. ein Urlaub auch so geplant werden, dass die Auswärtstätigkeit innerhalb der 3-Monatsfrist unterbrochen wird und
- die Unterbrechung mindestens 4 Wochen dauert.
Dann beginnt nach der Unterbrechung (z. B. nach dem Urlaub) ein neuer 3-Monatszeitraum, für den wiederum Verpflegungspauschalen beansprucht werden können.
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