Reisekosten Ausland für Unternehmer: Richtig abrechnen u ... / 3.2 Aufbau von Geschäftsbeziehungen bei einer Auslandsreise erfordert sorgfältigere Dokumentation

Führt der Unternehmer einen konkreten Auftrag aus, z. B. den Einkauf oder die Auslieferung von Waren oder die Reparatur von Maschinen, liegt der betriebliche Anlass klar auf der Hand. Wenn er aber Geschäftsbeziehungen auf- und ausbaut, sollte er Folgendes tun:

• den Verlauf der einzelnen Reisetage möglichst genau beschreiben,
• angeben, welche geschäftlichen Angelegenheiten er am Vormittag und welche er am Nachmittag erledigt hat,
• festhalten, mit wem er worüber verhandelt hat,
• festhalten, welche Verträge, Aufträge, Protokolle, Bewirtungsrechnungen usw. im Zusammenhang mit der Geschäftsreise stehen.

Es ist zweckmäßig, den konkreten Anlass einer Reise zu dokumentieren, z. B. den Informationsaustausch mit der deutschen Handelskammer in dem entsprechenden Land.

Praxis-Beispiel

Verhandlungen mit zeitlichen Unterbrechungen

Ein Maschinenbauunternehmer fliegt nach New York, um dort mit einem amerikanischen Unternehmer über den Verkauf seiner Maschinen zu verhandeln. Er macht seinem amerikanischen Kollegen ein Angebot, das dieser in seinem Unternehmen prüfen lässt.

Nach 2 Tagen treffen sich beide Unternehmer. Die Verhandlungen gehen weiter, wobei nunmehr der amerikanische Unternehmer festlegt, unter welchen Voraussetzungen er zum Vertragsabschluss bereit ist. Der deutsche Maschinenbauunternehmer lässt nunmehr in seinem Unternehmen in Deutschland prüfen, ob der Auftrag unter diesen Vorgaben noch genügend Profit abwirft. Diese Überprüfung dauert weitere 2 Tage. Anschließend kommt es zum Vertragsabschluss. Der deutsche Unternehmer fliegt am folgenden Tag wieder nach Deutschland zurück.

Ergebnis: An 3 Tagen wurde zwischen den Unternehmern verhandelt. Die dazwischenliegenden 4 verhandlungsfreien Tage nutzte der Maschinenbauunternehmer, um sich New York und Boston anzusehen. Die verhandlungsfreien Tage waren nicht vermeidbar, sodass auch die Wartezeit betrieblich veranlasst ist. Es handelt sich also insgesamt um eine betriebliche Reise, auch wenn der deutsche Unternehmer die freien Tage genutzt hat, um sich Sehenswürdigkeiten in der Umgebung anzusehen.

Der Unternehmer sollte den Verhandlungsablauf dokumentieren und kann dann alle Kosten als Betriebsausgaben abziehen. Voll abziehbar sind somit

• die Kosten für alle Übernachtungen,
• die Verpflegungspauschalen für alle Tage des Aufenthaltes in New York,
• die Kosten für einen Leihwagen und
• die Kosten für Hin- und Rückflug.

Bei Kongress- und Tagungsreisen muss der Teilnehmer neben dem beruflichen Anlass anhand einer Teilnehmerliste nachweisen, dass er tatsächlich an den einzelnen Veranstaltungen teilgenommen hat.