Nachweisgesetz, wesentliche Vertragsbedingungen

Kurzbeschreibung

Wenn die wesentlichen Vertragsabsprachen bislang nicht oder nach den Anforderungen des Nachweisgesetzes (NachwG) nicht ausreichend schriftlich festgehalten wurden, hat der Arbeitgeber dies nachzuholen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Diese Vorlage kann eingesetzt werden, wenn der Arbeitsvertrag nur mündlich geschlossen wurde.

Das regelt der Nachweis (der Arbeitsbedingungen)

Ausgangssituation

Wurden die wesentlichen Vertragsabsprachen bislang nicht oder nach den Anforderungen des Nachweisgesetzes (NachwG) nicht ausreichend schriftlich festgehalten, hat der Arbeitgeber dies nachzuholen. Die Niederschrift ist zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.

Rechtlicher Hintergrund

Nach § 2 Abs. 1 Satz 1 NachwG hat der Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen (soweit sie sich nicht bereits aus einem schriftlich abgeschlossenen Arbeitsvertrag ergeben), die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Verstöße gegen dieses Schriftformerfordernis machen den Arbeitsvertrag nicht nichtig, der Arbeitsvertrag ist vielmehr auch ohne Einhaltung der Schriftform gültig. Der Arbeitnehmer kann allerdings klageweise sein Recht auf Fertigung und Herausgabe der Niederschrift geltend machen. Der Verstoß gegen die Nachweispflichten wird als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld von bis zu 2.000 EUR geahndet.

Die bisherige Regelung, dass das Nachweisgesetz nicht für Arbeitnehmer gilt, die nur zur vorübergehenden Aushilfe von höchstens einem Monat eingestellt werden, gilt ab dem 1.8.2022 nicht mehr.

Für Praktikanten gilt in § 2 Abs. 1a NachwG eine Sonderregelung: Wer einen Praktikanten einstellt, hat unverzüglich nach Abschluss des Praktikumsvertrages, spätestens vor Aufnahme der Praktikantentätigkeit, die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Praktikanten auszuhändigen. In die Niederschrift müssen folgende Punkte aufgenommen werden:

• der Name und die Anschrift der Vertragsparteien,
• die mit dem Praktikum verfolgten Lern- und Ausbildungsziele,
• Beginn und Dauer des Praktikums,
• Dauer der regelmäßigen täglichen Praktikumszeit,
• Zahlung und Höhe der Vergütung,
• Dauer des Urlaubs,
• ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, die auf das Praktikumsverhältnis anzuwenden sind.

Aushändigung der Vertragsbedingungen

Für neu eingestellte Arbeitnehmer gelten folgende Fristen:

Aushändigung spätestens am 1. Tag der Arbeitsleistung: § 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 NachwG (Name und Anschrift Vertragsparteien), Nr. 7 (Arbeitsentgelt), Nr. 8 (Arbeitszeit)

Aushändigung spätestens am 7. Kalendertag nach vereinbartem Beginn des Arbeitsverhältnisses: Nr. 2 (Beginn), 3 (Dauer der Befristung), 4 (Arbeitsort), 5 (Tätigkeitsbeschreibung), 6 (Probezeit, wenn vereinbart), 9 (Arbeit auf Abruf), 10 (Überstunden)

Spätestens einen Monat nach vereinbartem Beginn des Arbeitsverhältnisses: sonstige (11: Urlaub, 12: Fortbildung, 13: BAV, 14: Kündigung, 15: Tarif- und Betriebsvereinbarungen)

Tipp

Arbeitgeber sollten die Vertragsbedingungen spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung aushändigen bzw. dem Arbeitnehmer vor dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses schriftlich zukommen lassen.

Für bereits am 1.8.2022 bestehende Arbeitsverhältnisse gilt:

Der Arbeitgeber hat auf Verlangen des Arbeitnehmers spätestens am 7. Kalendertag nach Zugang der Aufforderung eine Niederschrift folgender Vertragsbedingungen auszuhändigen: Angaben nach § 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1-10 NachwG: 1 (Name und Anschrift Vertragsparteien), 2 (Beginn), 3 (Dauer der Befristung), 4 (Arbeitsort), 5 (Tätigkeitsbeschreibung), 6 (Probezeit, wenn vorhanden), 7 (Arbeitsentgelt), 8 (Arbeitszeit), 9 (Arbeit auf Abruf), 10 (Überstunden)

Die Niederschrift mit den übrigen Angaben nach § 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG ist spätestens einen Monat nach Zugang der Aufforderung auszuhändigen.

Tipp

Arbeitgeber sollten dem Arbeitnehmer die Vertragsbedingungen spätestens am 7. Kalendertag nach Zugang der Aufforderung schriftlich zukommen lassen.

Arbeitgeber sollten die Aushändigung der Vertragsbedingungen dokumentieren und sich den Empfang vom Arbeitnehmer bestätigen lassen.

Weitere Arbeitshilfen zum Nachweisgesetz:

• Alle wesentlichen Vertragsbedingungen als Anschreiben an Arbeitnehmer
• Nachweisgesetz, Information der Arbeitnehmer über Kündigungsverfahren
• Information der Arbeitnehmer über die Änderung wesentlicher Vertragsbedingungen
• FAQ´s zum Nachweisgesetz
• Überblicksseite rund um das Thema Nachweis von Arbeitsbedingungen und Arbeitsvertrag

Auf diese Tücken müssen Sie achten

Allgemeine Hinweise

Die Verwendung von Vertragsmustern erleichtert die Arbeit. Bitte beachten Sie, dass keinerlei Haftung für die korrekte Anwendung im Einzelfall und Aktualität zum Zeitpunkt der Verwendung übernommen werden kann. Das Vertragsmuster kann insoweit nur Anregungen liefern und ist stets an die individuellen Bedürfnisse im Einzelfall anzupassen.

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