Die Zuordnung der Kosten zu den GRC-Systemen erfolgt in der Buchhaltung. Hier werden die externen Kosten verbucht, die intern entstehenden Kostenarten wie Personalkosten oder Abschreibungen werden detailliert erfasst. Dazu sind Informationen für die Buchhaltung oder, falls das Projektcontrolling in der Kostenrechnung durchgeführt wird, für die Kostenrechnung notwendig. Diese müssen von den Kostenverursachern geliefert werden. An einigen praktischen Beispielen wird deutlich, wie die Kostenzuordnung in den einzelnen Kostenarten erfolgt.
Vorgang | Inhalt | Kostenart | Zuordnung | Bewertung |
---|---|---|---|---|
Eingangsrechnung Berater | Beratung Geschäftsführung | Beratungskosten | 1: Vorbereitung | Rechnungsbetrag netto |
Eingangsrechnung Kongress | Information Geschäftsführung | Ausbildungskosten | 1: Vorbereitung | Rechnungsbetrag netto |
Eingangsrechnung Bildungsinstitut | Schulung Führungskreis | Ausbildungskosten | 2: Aufbau | Rechnungsbetrag netto |
Eingangsrechnung Berater | Projektleitung | Beratungskosten | 2: Aufbau | Rechnungsbetrag netto |
Arbeitszeiterfassung interne Projektmitglieder | Projektarbeit | Personalkosten | 2: Aufbau | Stunden * Stundensätze (inkl. Sozialabgaben) |
Arbeitszeiterfassung betroffene Mitarbeiter | Befragung, Zuarbeit | Personalkosten | 2: Aufbau | Stunden * Stundensätze (inkl. Sozialabgaben) |
Materialverbrauch, IT-Nutzung | Unterstützung Projektarbeit | IT-Kosten (Sachkosten) | 2: Aufbau | Pauschale |
Eingangsrechnung Softwarekauf | MS-Project | IT-Kosten (Sachkosten) | 2: Aufbau | Abschreibung |
Eingangsrechnung Rechtsanwalt | Klärung rechtlicher Fragen | Beratungskosten | 2: Aufbau | Rechnungsbetrag netto |
Eingangsrechnung Kongress | Information Geschäftsführung | Ausbildungskosten | 3: Anpassungen | Rechnungsbetrag netto |
Eingangsrechnung Berater | externe Audits | Beratungskosten | 4: Audits | Rechnungsbetrag netto |
Arbeitszeit interne Auditoren | interne Audits | Personalkosten | 4: Audits | Stunden * Stundensätze (inkl. Sozialabgaben) |
Arbeitszeit auditierte Mitarbeiter | interne + externe Audits | Personalkosten | 4: Audits | Stunden * Stundensätze (inkl. Sozialabgaben) |
Arbeitszeit Mitarbeiter Fachabteilung | zusätzliche Dokumentation | Personalkosten | 5: Maßnahmen | Stunden * Stundensätze (inkl. Sozialabgaben) |
Eingangsrechnung Softwarekauf | Datenverschlüsselung | IT-Kosten (Sachkosten) | 5: Maßnahmen | Rechnungsbetrag netto, wenn unter 410 Euro (GWG), sonst Abschreibung |
Arbeitszeit Datenschutzbeauftragter | neue Stelle Datenschutzbeauftragter | Personalkosten | 5: Maßnahmen | Gehalt (inkl. Sozialabgaben) |
Spesenabrechnung Mitarbeiter Einkauf | Fahrt zur Schulung Einkaufskodex | Reisekosten (Sachkosten) | 5: Maßnahmen | Kosten je Beleg, Pauschalen |
Eingangsrechnung Fachdatenbank Compliance Office | Information des Compliance-Beauftragten | Literaturkosten (Sachkosten) | 5: Maßnahmen | Rechnungsbetrag netto |
Tab. 2: Kostenzuordnung einzelner Geschäftsvorfälle (Beispiele)
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