Zulässig ist auch die Nachweisführung durch ein elektronisches Fahrtenbuch, das alle Fahrten automatisch mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst.[1] Der Arbeitnehmer muss den dienstlichen Reisezweck bzw. den besuchten Geschäftspartner personell ergänzen.
Für die Anerkennung einer elektronischen Fahrtenbuchsoftware besteht kein Zertifizierungsverfahren. Die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Fahrtenbücher bleibt deshalb immer einer Einzelfallprüfung vorbehalten, die regelmäßig im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung vorgenommen wird. Es gelten dem Grundsatz nach dieselben Regeln wie für handschriftlich geführte Fahrtenbücher. Für die Führung eines Fahrtenbuchs unter Einsatz eines Softwareprogramms bedeutet dies, dass dieses zeitnah und in geschlossener Form zu führen ist. Zeitnah ist ein elektronisches Fahrtenbuch, wenn die Eingabe unmittelbar und ohne Verwendung von Zwischennotizen erfolgt. Dies gilt im Besonderen für die personelle Aufzeichnung des unverzichtbaren geschäftlichen Anlasses des Dienstgeschäfts sowie die Angabe der aufgesuchten Kunden und Geschäftspartner.[2] Es reicht nicht aus, dass die Fahrten mit den per GPS ermittelten Geo-Daten selbst zeitnah aufgezeichnet worden sind. Die ergänzenden Eintragungen sind darüber hinaus direkt im Anschluss an das Fahrtende und nicht erst z. B. nach Ablauf der Arbeitswoche vorzunehmen. Dies erfordert, dass der Firmenwageninhaber die verlangten Angaben entweder noch im Kfz oder allerspätestens nach abgeschlossener Fahrt (z. B. nach durchgeführter Dienstreise) im direkten Anschluss am häuslichen Computer eingibt. Die Fahrtenbuchsoftware muss die Eingabe im Programm in chronologischer Reihenfolge zeitlich dokumentieren. Allerdings ist es zulässig, ein elektronisches Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch über GPS bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrziel unveränderbar aufgezeichnet werden, nachträglich um den privaten bzw. beruflichen Anlass der Fahrt, ggf. unter Angabe des aufgesuchten Geschäftspartners, in einem Webportal zu ergänzen.
Nachträgliche Ergänzung der Angaben zum Dienstgeschäft
Elektronische Fahrtenbücher nehmen eine gewisse Sonderstellung ein. Hier lässt die Finanzverwaltung ausnahmsweise eine nachträgliche elektronische Ergänzung zu. Ein solches elektronisches Fahrtenbuch ist als zeitnah und damit ordnungsgemäß geführt anzusehen, wenn die Angaben zum dienstlichen Fahrtanlass vom Firmenwageninhaber innerhalb von 7 Tagen nach Abschluss der Fahrt in einem Webportal eingetragen und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden. Weitere Voraussetzung ist, dass sämtliche nachträglichen Änderungen im System dokumentiert sind.[3]
Geschlossene Form bedeutet bei einem elektronisch geführten Fahrtenbuch, dass von der Software die Eintragung in Buchform nachgebildet wird, sodass die Eintragung auf Einzelblättern ausgeschlossen ist. Schließlich muss die Software revisionssicher erstellt sein.[4] Revisionssicher i. d. S. ist sie dann, wenn nach der erstmaligen Eingabe die Daten nicht mehr verändert werden können bzw. eine nachträgliche Änderung – ebenso wie beim Fahrtenbuch aus Papier – vom System dokumentiert und nachvollziehbar dargestellt wird. Eine Änderungsmöglichkeit der Daten, ohne dass eine Dokumentation erfolgt, führt zur Nichtanerkennung des Fahrtenbuchs. Die Daten elektronischer Fahrtenbücher müssen elektronisch von der Finanzverwaltung geprüft werden können.[5]
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