Die Entfernungspauschale ist der Höhe nach grundsätzlich auf einen Betrag von 4.500 EUR jährlich begrenzt. Der Höchstbetrag ist ein Jahresbetrag für alle nicht mit dem eigenen Kfz zurückgelegten Wege zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte. Eine anteilige – tagegenaue – Berechnung ist im Gesetz nicht vorgesehen. Das sieht die Finanzverwaltung genauso.[1]
Benutzer öffentlicher Verkehrsmittel können höhere Aufwendungen abziehen, falls sie nachweisen, dass diese tatsächlich entstanden sind. In § 9 Abs. 2 Satz 2 EStG ist geregelt, dass die Vergleichsrechnung zwischen Entfernungspauschale und den tatsächlich entstandenen Kosten für die Benutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln – entsprechend der Begrenzung der Entfernungspauschale auf 4.500 EUR – jahresbezogen vorgenommen wird. Ein im Gelegenheitsverkehr genutztes Taxi ist kein öffentliches Verkehrsmitte i. S. d. § 9 Abs. 2 Satz 2 EStG.[2]
Nachweis höherer Aufwendungen bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel
Ein Arbeitnehmer benutzt von Januar bis September 2023 (an 165 Arbeitstagen) für die Wege von seiner Wohnung zur 90 km entfernten ersten Tätigkeitsstätte und zurück den eigenen Kraftwagen. Im Oktober verlegt er seinen Wohnsitz. Von der neuen Wohnung aus gelangt er ab Oktober (an 55 Arbeitstagen) zur nunmehr nur noch 5 km entfernten Tätigkeitsstätte mit dem öffentlichen Bus. Hierfür entstehen ihm tatsächliche Kosten i. H. v. (3 × 70 EUR =) 210 EUR.
Für die Strecken mit dem eigenen Kraftwagen ergibt sich eine Entfernungspauschale von 165 Arbeitstagen × 20 km × 0,30 EUR = 990 EUR zzgl. 165 × 70 km × 0,38 EUR = 4.389 EUR (= insgesamt 5.379 EUR). Für die Strecke mit dem Bus errechnet sich eine Entfernungspauschale von 55 Arbeitstagen × 5 km × 0,30 EUR = 83 EUR. Die insgesamt im Kalenderjahr anzusetzende Entfernungspauschale i. H. v. 5.462 EUR (5.379 EUR + 83 EUR) ist anzusetzen, da die tatsächlich angefallenen Aufwendungen für die Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel (210 EUR) diese nicht übersteigen.
Abzugszeitpunkt der Aufwendungen für öffentliche Verkehrsmittel
Ein Arbeitnehmer mit einer Jahresnetzkarte zum Preis von 6.150 EUR fährt mit der Bahn an insgesamt 200 Arbeitstagen jeweils 220 km von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte und zurück (zusammen 44.000 km im Jahr). Er zahlt am 13.1.2022 6.150 EUR für Januar bis Dezember 2022 und am 17.12.2022 erneut 6.150 EUR für Januar bis Dezember 2023. Er benutzt die Jahresnetzkarte auch für private Wochenend- und Urlaubsfahrten (ca. 4.500 km im Jahr).
Für 2022 kann er 2 × 6.150 EUR = 12.300 EUR abziehen. Ein Privatanteil ist nicht zu berücksichtigen, weil Einzelfahrkarten für die beruflichen Fahrten teurer wären als der Preis für die Jahresnetzkarte. Für 2023 sind die Entfernungspauschalen abziehbar, auch wenn in diesem Jahr tatsächlich keine Zahlung für die Jahresnetzkarte geleistet wurde.
Bei der Benutzung eines eigenen oder dem Arbeitnehmer zur Nutzung überlassenen Pkw darf der Ansatz der Entfernungspauschale zu einem höheren Betrag als 4.500 EUR pro Jahr führen, falls der Steuerpflichtige nachweist bzw. glaubhaft macht, dass er das Fahrzeug tatsächlich in entsprechendem Umfang für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt hat. Zu belegen ist in diesen Fällen die konkrete Fahrleistung, z. B. durch Vorlage der Inspektionsrechnungen oder durch Angabe des Kilometerstands zu Beginn und am Ende des Jahres, nicht jedoch die Höhe der insoweit entstandenen Aufwendungen. Die generelle Führung eines Fahrtenbuchs kann m. E. in diesem Zusammenhang nicht verlangt werden.[3] Soweit für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowohl ein Kraftfahrzeug als auch öffentliche Verkehrsmittel benutzt werden (sog. park & ride), gilt die Begrenzung von 4.500 EUR nur für die auf öffentliche Verkehrsmittel entfallende Fahrstrecke. Darüber hinaus kann die Entfernungspauschale, die auf die mit dem Kraftfahrzeug tatsächlich zurückgelegte Teilstrecke entfällt, in vollem Umfang berücksichtigt werden. Höchstens ist jedoch der Betrag anzusetzen, der sich anhand der kürzesten Straßenverbindung ergeben würde. Beide Beträge ergeben die insgesamt anzusetzende Entfernungspauschale. Bei park & ride kann sich somit ggf. auch ein höherer abziehbarer Betrag als 4.500 EUR ergeben.
Entsprechendes gilt, wenn der Steuerpflichtige an einzelnen Tagen nur mit öffentlichen Verkehrsmitteln fährt und an den anderen Tagen ausschließlich seinen Wagen benutzt.
Die Finanzverwaltung berücksichtigt im Wege einer Zugunstenregelung die erhöhte Entfernungspauschale ab dem 21. Entfernungskilometer vorrangig bei der Teilstrecke, die mit einem eigenen oder zur Nutzung überlassenen Kraftfahrzeug zurückgelegt wird, da für diese Teilstrecke der Höchstbetrag von 4.500 EUR nicht gilt.[4]
Arbeitnehmer nutzt sowohl Pkw als auch öffentliche Verkehrsmittel
Ein Arbeitnehmer fährt an 220 Arbeitstagen im Jahr mit dem eigenen Auto 30 km zur nächsten Bahnstation und von dort 100 km mit der Bahn zur ersten Tätigkei...
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