Entfernungspauschale, Arbeitnehmer

Wo die Probleme sind:

  • Das richtige Konto
  • Erste Tätigkeitsstätte
  • 0,03 %- oder 0,002 %-Methode beim Firmenwagen
  • Nutzung unterschiedlicher Verkehrsmittel

1 So kontieren Sie richtig!

 

Praxis-Wegweiser:

"Das richtige Konto"

Kontenbezeichnung

Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Arbeitnehmer
Eigener Kontenplan SKR 03
  4152
IKR  
6240 SKR 04
  6072
 

Kostenstelle/

Schlüssel
 

Praxis-Wegweiser:

"Das richtige Konto"

Kontenbezeichnung

Pauschale Steuer auf sonstige Bezüge (z. B. Fahrtkostenzuschüsse)
Eigener Kontenplan SKR 03
  4149
IKR  
6240 SKR 04
  6069
 

Kostenstelle/

Schlüssel

So kontieren Sie richtig!

Die Entfernungspauschale beträgt für jeden vollen Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte 0,30 EUR. Beim Einsatz eines Privatfahrzeugs ist die Situation ganz einfach, weil die gefahrene Strecke mit dem Kilometersatz von 0,30 EUR und der Anzahl der Fahrten multipliziert wird. Diese Kosten kann der Arbeitnehmer in seiner Steuererklärung geltend machen. Falls der Arbeitgeber die Kosten für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte erstattet, muss der Arbeitgeber diese (pauschal) als Arbeitslohn versteuern. Die Abgaben werden auf das Konto "Pauschale Steuer auf sonstige Bezüge (z. B. Fahrtkostenzuschüsse)" 4149 (SKR 03) bzw. 6069 (SKR 04) gebucht.

 

Buchungssatz:

Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Arbeitnehmer

Pauschale Steuer auf sonstige Bezüge (z. B. Fahrtkostenzuschüsse)

an Bank

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Abrechnung von Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte

Der Arbeitnehmer wohnt 20 km von seiner ersten Tätigkeitsstätte entfernt. Er fährt diese Strecke an 210 Tagen und kann in seiner Steuererklärung eine Entfernungspauschale von 210 km × 20 km × 0,30 EUR = 1.260 EUR geltend machen. Den Betrag, den der Arbeitnehmer geltend machen kann, darf der Arbeitgeber ihm erstatten, wenn er den Betrag pauschal mit 15% versteuret.  Der pauschal versteuerte Betrag, den der Arbeitgeber zusätzlich zum normalen Arbeitslohn auszahlt, ist sozialversicherungsfrei. Dabei rechnet er wie folgt:

 
  Monatsbetrag Jahresbetrag
Entfernungspauschale 105,00 EUR 1.260,00 EUR

pauschale Lohnsteuer 15 %

Solidaritätszuschlag:
15,75 EUR 189,00 EUR
15,75 EUR bzw. 189 EUR × 5,5 % 0,87 EUR 10,40 EUR

Ggf. Kirchensteuer:

z. B. 15,75 EUR bzw. 189 EUR × 7 %
1,10 EUR 13,23 EUR
Steuerbelastung insgesamt 17,72 EUR 212,63 EUR

Es fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an, sodass die pauschale Besteuerung beiden, dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer, Vorteile bringt.

 

Konto

SKR 03 Soll

Konten-

bezeichnung
Betrag

Konto

SKR 03 Haben

Konten-

bezeichnung
Betrag
4175 Fahrtkostenerstattung Wohnung/Arbeitsstätte 105,00      
4149 Pauschale Steuer auf sonstige Bezüge (z. B. Fahrtkostenzuschüsse) 17,72 1200 Bank 122,72
 

Konto

SKR 04 Soll

Konten-

bezeichnung
Betrag

Konto

SKR 04 Haben

Konten-

bezeichnung
Betrag
6090 FahrtkostenerstattungWohnung/Arbeitsstätte 105,00      
6069 Pauschale Steuer auf sonstige Bezüge (z. B. Fahrtkostenzuschüsse) 17,72 1800 Bank 122,72

3 Entfernungspauschale: Auf die erste Tätigkeitsstätte kommt es an

Die Entfernungspauschale beträgt für jeden vollen Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte 0,30 EUR. Die Entfernungspauschale ist bei Arbeitnehmern nur für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte anzusetzen. Arbeitnehmer können pro Beschäftigungsverhältnis nur eine erste Tätigkeitsstätte haben.

Es kommt somit zunächst darauf an festzustellen, ob es sich bei den Fahrten, die der Arbeitnehmer unternimmt, überhaupt um Fahrten handelt, für die die Entfernungspauschale gilt. Die Entfernungspauschale ist anzuwenden, wenn der Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte hat. Gemäß § 9 Abs. 4 EStG ist dies in mehreren Stufen zu prüfen.

Dabei ist zwingend die folgende Reihenfolge einzuhalten:

 
1. Schritt: Der Arbeitgeber hat die erste Tätigkeitsstätte festgelegt.
2. Schritt: Ohne Festlegung bzw. ohne eindeutige Festlegung durch den Arbeitgeber sind die gesetzlich vorgegebenen Merkmale entscheidend.

3.1 Grundsätze bei der Ermittlung der Entfernungspauschale

Setzt der Arbeitnehmer sein Privatfahrzeug ein, ist die Ermittlung ganz einfach. Als Werbungskosten sind abziehbar:

0,30 EUR × Entfernungskilometer × Anzahl der Fahrten pro Jahr.

Übersicht: Kilometersätze bei der Entfernungspauschale

 
Entfernungspauschale steuerlich abziehbarer Betrag

je Entfernungskilometer

(unabhängig vom Verkehrsmittel)
0,30 EUR

Höchstbetrag pro Jahr

(keine Begrenzung bei Verwendung eines eigenen oder geleasten Kfz)
4.500 EUR
Familienheimfahrt im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung, maximal 1 Fahrt pro Woche; unabhängig vom Verkehrsmittel; keine Begrenzung auf 4.500 EUR 0,30 EUR

Tab. 1: Kilometersätze bei der Entfernungspauschale

Besonderheiten:

  • Die Entfernungspauschale wird nicht für Flugstrecken und auch nicht bei einer steuerfreien Sammelbeförderung gewährt. Sie kann allerdings für Fahrten zum und vom Flughafen bzw. Treffpunkt bei einer Sammelbeförderung geltend gemacht werden.
  • Die Entfernungspauschale ist nach der kürzesten Straßenverbindung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zu berechnen (eine längere Strecke ist zulässig, wenn diese offensichtlich verkehrsgünstiger ist und tatsächlich regelmäßig genutzt wird).
  • Die Entfernungspauschale kann nur für eine Fahrt pro Tag beansprucht wer...

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