Datenqualität in der Kostenrechnung: Maßnahmen zur Verbe ... / 2 Verbreitete Fehlertypen

Um mangelhafte Datenqualität erkennen und verbessern zu können, ist es hilfreich, die auftretenden Fehler in die wichtigsten Kategorien einzuordnen. Dann kann man gezielt nach den Gründen für die Fehlerentstehung suchen.

2.1 Falsche Zuordnung der Daten

Viele Informationen für die Kostenrechnung liefert die Finanzbuchhaltung. Leistungsdaten und spezifische Verbräuche kommen aus den Produktionsabteilungen, andere Daten aus dem Einkauf. Vor allem der Einsatz der IT als abteilungsübergreifendes Hilfsmittel sorgt dafür, dass der Erfassungsaufwand in der Kostenrechnung reduziert wird. Hinzu kommen weitere Werte, die manuell von den Mitarbeitern gebucht werden müssen, bspw. in Form von Aufschreibungen.

Praxis-Tipp

Digitale Daten werden immer wichtiger

Die Digitalisierung greift auch im Unternehmen immer weiter um sich. Daten für die Kostenrechnung werden immer öfter bereits an den Maschinen und Anlagen digital erfasst. Bei der Umsetzung von Industrie 4.0 wird sich das Datenvolumen nochmals erhöhen. Das kann und muss die Kostenrechnung nutzen, um Zeit zu sparen bei der Erfassung der notwendigen Informationen. Das hat grundsätzlich positive Auswirkungen auf die Datenqualität, da menschliche Erfassungsfehler ausgeschlossen werden. Es ist allerdings notwendig, die Daten hinsichtlich der realen Inhalte (Definition, Zeitbezug) regelmäßig zu überprüfen. Leider stellen sich manchmal Fehler ein, die nicht sofort erkannt werden. Die Kostenrechnung muss also bei Anpassung der Software für Maschinen und andere Einheiten informiert werden, damit sie neu prüfen kann.

In den meisten Fällen sind die Zahlen bereits bestimmten Sachverhalten zugeordnet:

• Auf den Rechnungen werden die Kostenstellen oder Kostenträger durch die Verantwortlichen vermerkt und in der Buchhaltung erfasst.
• Die Kontierung der Eingangsrechnungen umfasst die Festlegung der Kostenart.
• Die Personalbuchhaltung ordnet Löhne und Gehälter bestimmten Kostenstellen zu.
• Mitarbeiter mit Einsatz in verschiedenen Kostenstellen müssen ihre Zeit den einzelnen Einsatzorten belasten. Dazu wird manuell kontiert oder, im Idealfall, eine digitale Aufschreibung durchgeführt.
• Die für einen Fertigungsauftrag verbrauchten Rohstoffmengen werden in der Produktion erfasst, manuell oder durch Auslesen einer digitalen Schnittstelle.
• Fertigungszeiten werden den Fertigungsaufträgen und damit den Kostenträgern zugeordnet, ebenso wie die produzierten Mengen, der Ausschuss und der Verbrauch an Hilfsstoffen oder Energie.
• Zu einer gut ausgebauten Kostenrechnung gehört auch eine Prozesskostenrechnung oder eine Projektkostenüberwachung. Voraussetzung dafür ist die Zuordnung einzelner Kostenpositionen und Leistungen zu Prozessen und Projekten.

Die Beispiele zeigen den Umfang der Zuordnungen in den Fachabteilungen, der für eine Kostenrechnung notwendig ist. Elementar ist die Richtigkeit der Zuordnung von Kosten und Leistungen zu Kostenstellen, -trägern, -arten, Projekten, Prozessen usw. Fehler können zu erheblichen Auswirkungen führen, werden sie nicht erkannt.

Bei der Bekämpfung mangelhafter Datenqualität spielt gerade bei der Zuordnung von Werten die IT eine wichtige Rolle. Sie hilft bei der Automatisierung und verhindert somit Eingabefehler. Auf der anderen Seite birgt sie neue Fehlerquellen in sich.

Praxis-Beispiel

Mensch und Maschine

Hat der Mensch einen schlechten Tag, ordnet er vielleicht bei der Rechnungsprüfung einige Rechnungen nicht korrekt zu. Dies fällt meist auch noch auf.

Ist die Zuordnung zur Kostenart im Einkaufsmodul des IT-Systems hinterlegt, indem in Abhängigkeit von Lieferant und Artikel Kennzahlen verwendet werden, führen falsche Kennzahlen immer wieder zum gleichen Fehler. Der wird auch noch spät erkannt, da den IT-Daten grundsätzlich vertraut wird und nur erhebliche Abweichungen zu Nachfragen führen.

2.2 Zeitfaktor

Der Fehler liegt hier in der Zuordnung von Kosten und Leistungen zu einer falschen Periode. Dabei werden z. B. Kosten in eine Folgeperiode verlagert oder zusammengehörige Kosten und Leistungen auseinander gerissen.

Praxis-Beispiel

Verbraucht und produziert

Fertigungsaufträge werden häufig über das Periodenende hinaus ausgeführt. Nur selten wird am Monatsende eine exakte Abgrenzung der Aufträge in Arbeit durchgeführt. Manchmal geschieht dies nicht einmal zum Jahresende. Dann kommt es vor, dass die Abgänge an Rohstoffen für einen Fertigungsauftrag in Monat 1 gebucht werden, die Zugänge an fertigen Produkte jedoch erst in Monat 2, nach Abschluss des Auftrages. Bei manchen Berechnungen von Kosten und Einsatzmengen führt das zu Problemen.

Fehlerhafte Zeitzuordnungen von Kosten und Leistungen haben in der Praxis viele unterschiedliche Auswirkungen. Hier eine Auswahl:

• Die Kosten einer Kostenstelle sind zeitlich falsch zugeordnet. Ein Monat weist zu viel, ein anderer Monat zu wenig Kosten auf.
• Das Ergebnis einer Periode ist um die fehlerhaft gebuchten Werte falsch. Der Gewinn eines Monats wird zu gering, der des anderen Monats zu hoch ausgewiesen.
• Die durchschnittlichen Verbräuche der in einer Periode hergestellten Produkte sind feh...