Bewirtungskosten: Welche Ko... / 12.2 Unentgeltliche Bewirtungen von Arbeitnehmern: Es kommt bei der Umsatzsteuer auf den Sachverhalt an

Die unentgeltliche Bewirtung von Arbeitnehmern ist gem. § 3 Abs. 9a EStG einer entgeltlichen Bewirtung von Personal gleichzustellen, wenn die Arbeitsleistung des Arbeitnehmers als Gegenleistung anzusehen ist. Dennoch fällt Umsatzsteuer nicht in jedem Fall an. Gem. Abschn. 1.8. Abs. 3 UStAE fällt keine Umsatzsteuer an, wenn es sich um Aufmerksamkeiten handelt. Von nicht steuerbaren Aufmerksamkeiten ist auszugehen, wenn

  • bei Bewirtungen aus besonderem Anlass der lohnsteuerliche Grenzwert von 60 EUR je Anlass nicht überschritten wird,
  • bei der unentgeltlichen Überlassung von Getränken und Genussmitteln zum Verzehr im Betrieb bzw. Büro und
  • bei Speisen, die der Unternehmer seinen Arbeitnehmern anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, z. B. während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung, im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse zur günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs unentgeltlich überlässt, wenn der Wert der Speisen 60 EUR nicht überschreitet.

Wenn der Unternehmer bei einer Bewirtung aus besonderem Anlass oder bei einem besonderen Arbeitseinsatz den Grenzwert von 60 EUR pro Mahlzeit und Arbeitnehmer überschreitet, handelt es sich insgesamt um lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn. Diese Sachzuwendung unterliegt dann auch der Umsatzsteuer, wobei der tatsächliche Wert der Mahlzeit zugrunde zu legen ist und nicht der niedrigere Sachbezugswert.

Die Regelungen bei Lohn- und Umsatzsteuer sind nicht deckungsgleich. Wichtig für den Unternehmer ist jedoch, dass er für die unentgeltliche Verpflegung seiner Arbeitnehmer wegen einer unternehmerisch bedingten Auswärtstätigkeit keine Umsatzsteuer zahlen muss. Das gilt auch dann, wenn er die Verpflegungszuwendungen der Lohnsteuer unterwerfen muss.

Hinweis: Das Muster zeigt, wie eine Bewirtungsrechnung auszusehen hat. Alle gekennzeichneten Positionen müssen enthalten sein bzw., wenn sie fehlen, ergänzt werden.

Abb. 2: Muster einer Bewirtungskostenabrechnung

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