Aufzeichnungspflichten im B... / 5.6.3 Nachweis der betrieblichen Nutzung: Fahrtenbuch oder andere zulässige Aufzeichnungen

Klassisches Fahrtenbuch

 
Diese Eintragungen müssen im Fahrtenbuch gemacht werden:
Kfz-Nutzer (Arbeitnehmer/Unternehmer)
grundsätzlich handschriftliche Aufzeichnungen
Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende der Dienstreise
Reiseziel, Reiserouten, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner
bei Privatfahrten nur km-Angabe
Fahrten Wohnung – Arbeitsstätte/Betriebsstätte (km-Angabe)
elektronisches Fahrtenbuch: nachträgliche Manipulationen müssen ausgeschlossen sein (keine Excel-Tabelle)

Tab. 7: Aufzeichnungen im Fahrtenbuch

 

Achtung

Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch

Soll ein elektronisches Fahrtenbuch steuerlich anerkannt werden, müssen nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sein. Aufzeichnungen in Form eine Tabellenkalkulation (Excel, Open Office etc.) erfüllen diese Anforderungen nicht!

Andere zulässige Aufzeichnungen

Diese Aufzeichnungen sind zum Beweis des Umfangs der betrieblichen Nutzung zulässig:

 
Eintragungen in Terminkalendern (mit den o. g. Angaben)  
Abrechnung gefahrener Kilometer gegenüber den Auftraggebern  
Reisekostenaufstellungen, Abrechnungsunterlagen  
Sind o. g. Unterlagen nicht vorhanden, kann die betriebliche Nutzung durch formlose Aufzeichnungen glaubhaft gemacht werden:
Kilometerstand: zu Beginn des Aufzeichnungszeitraums
pro Fahrt: Fahrtzweck, zurückgelegte Strecke; Kilometerstand: zum Ende des Aufzeichnungszeitraums
als repräsentativer zusammenhängender Zeitraum sind i. d. R. 3 Monate ausreichend

Tab. 8: Andere zulässige Aufzeichnungen

Keine Aufzeichnungen sind erforderlich, wenn sich bereits aus der Tätigkeit des Steuerpflichtigen die über 50 %ige betriebliche Nutzung ergibt (z. B. bei Taxiunternehmern, Handelsvertretern, Handwerkern der Bau- und Baunebengewerbe, Landtierärzten). Hält ein Steuerpflichtiger mehrere Kraftfahrzeuge im Betriebsvermögen, gilt diese Vermutung nur für das Kraftfahrzeug mit der höchsten Jahreskilometerleistung. Für die weiteren Kraftfahrzeuge gelten die allgemeinen Grundsätze.

Erleichterungen

 
Wer die Erleichterung beanspruchen darf Erleichterungen bei Aufzeichnungen
Kundendienstmonteure, Handelsvertreter, Automatenbetreuer Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner ist anzugeben, welche Kunden an welchem Ort besucht wurden. Angaben zu den Entfernungen zwischen den verschiedenen Orten sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlich gefahrenen Kilometern erforderlich.
Taxifahrer Fahrten innerhalb des Regelfahrgebiets nur km-Anfangs- und Endstand; außerhalb: Reiseziel und Route exakt
Fahrlehrer "Fahrschulfahrten" ausreichend
bei mehreren Fahrzeugen Wahlrecht Fahrtenbuch/1-%-Regelung je Fahrzeug möglich

Tab. 9: Erleichterungen bei Aufzeichnungen

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