Arbeitsessen mit Arbeitnehmern

Wo die Probleme sind:

  • Das richtige Konto
  • berufliche Veranlassung
  • Verzehr im Betrieb
  • geschäftliche Bewirtung

1 So kontieren Sie richtig!

 

Praxis-Wegweiser:

"Das richtige Konto"

Kontenbezeichnung

Aufmerksamkeiten
Eigener Kontenplan SKR 03
  4653
IKR  
6862 SKR 04
  6643
 

Kostenstelle/

Schlüssel
 

Praxis-Wegweiser:

"Das richtige Konto"

Kontenbezeichnung

Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei
Eigener Kontenplan SKR 03
  4140
IKR  
6410 SKR 04
  6130
 

Kostenstelle/

Schlüssel

So kontieren Sie richtig!

Bei Speisen, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt, muss der Arbeitgeber danach unterscheiden, ob er diese Speisen im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an seine Arbeitnehmer abgibt oder es sich um eine übliche Beköstigung (ohne besonderen Anlass) handelt. Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt, sind Aufmerksamkeiten, die nicht zum Arbeitslohn gehören. Diese Kosten bucht der Unternehmer auf das Konto "Aufmerksamkeiten" 4653 (SKR 03) bzw. 6643 (SKR 04).

 

Buchungssatz:

Aufmerksamkeiten

an Bank

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Buchung der abziehbaren Kosten einer betrieblichen Besprechung

Anlässlich einer Besprechung über die Weiterentwicklung des Außendienstes bestellt Unternehmer Huber für sich und seine Arbeitnehmer 5 Essen bei einem Pizzaservice. Die Kosten betragen insgesamt 85,60 EUR, die er bar zahlt. Die Kosten liegen eindeutig unter 60 EUR pro Person, sodass er bei seinen Arbeitnehmern keinen geldwerten Vorteil zu erfassen braucht. Er bucht den Betrag wie folgt:

 

Konto

SKR 03 Soll
Kontenbezeichnung Betrag

Konto

SKR 03 Haben
Kontenbezeichnung Betrag
4653 Aufmerksamkeiten 80,00      
1571 Abziehbare Vorsteuer 7 % 5,60 1000 Kasse 85,60
 

Konto

SKR 04 Soll
Kontenbezeichnung Betrag

Konto

SKR 04 Haben
Kontenbezeichnung Betrag
6643 Aufmerksamkeiten 80,00      
1401 Abziehbare Vorsteuer 7 % 5,60 1600 Kasse 85,60

3 Wie der Arbeitgeber Einladungen von Arbeitnehmern richtig beurteilt

3.1 Es kommt auf die Veranlassung des Arbeitsessens an

Bei Speisen, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt, muss der Arbeitgeber danach unterscheiden, ob

  • er diese Speisen im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an seine Arbeitnehmer abgibt oder
  • es sich um eine übliche Beköstigung ohne besonderen Anlass handelt.

Bei Sachleistungen, die üblicherweise untereinander ausgetauscht werden und nicht zu einer wesentlichen Bereicherung des Arbeitnehmers führen, handelt es sich um Aufmerksamkeiten, die nicht zum Arbeitslohn gehören[1] und auch nicht der Umsatzsteuer unterliegen.[2]

Zu den Aufmerksamkeiten gehören

  • Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt,
  • Sachzuwendungen bis zu 60 EUR (brutto) je Anlass an den Arbeitnehmer (also auch mehrfach), die der Arbeitgeber ihm bzw. seinen Angehörigen aus persönlichem Anlass überreicht, z. B. zum Geburtstag, zur Hochzeit, bei einem Firmenjubiläum. Zu den üblichen Sachgeschenken gehören z. B. Genussmittel, Bücher, CDs usw.

Vorsicht! Bei der 60-EUR-Grenze handelt es sich um eine Freigrenze und nicht um einen Freibetrag. Wird der Grenzwert auch nur um einen Cent überschritten, muss der Arbeitgeber den gesamten Betrag der Lohnsteuer unterwerfen und nicht nur den übersteigenden Betrag.

 

Hinweis

Freigrenze beachten – bei Überschreiten volle Steuerpflicht

Der Betrag von 60 EUR ist eine Freigrenze. Wird diese auch nur um 1 EUR überschritten, ist der ganze Betrag steuerpflichtig. Sie kann aber bei jedem besonderen persönlichen Ereignis berücksichtigt werden, also auch mehrmals im Monat.

3.2 Was als Abgabe im überwiegend betrieblichen Interesse zählt

Überlässt der Arbeitgeber die Mahlzeiten anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, ist von einem überwiegenden betrieblichen Interesse auszugehen. Dies deshalb, weil dadurch der Arbeitsablauf am wenigsten beeinträchtigt wird. Der Wert der Mahlzeit je Arbeitnehmer und Anlass darf allerdings nicht mehr als 60 EUR betragen.[1]

Mahlzeiten gehören z. B. nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, wenn der Arbeitnehmer sie

  • während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung,
  • im Rahmen einer herkömmlichen Betriebsveranstaltung oder
  • bei der Beteiligung von Arbeitnehmern an einer geschäftlichen Bewirtung erhält.[2]

3.3 Was als übliche Beköstigung beurteilt wird

Mahlzeiten, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer als übliche Beköstigung überlässt, sind als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen. Als übliche Beköstigung sind z. B. einzustufen

  • die Bewirtung auf einer Geschäftsreise oder
  • das Frühstück, das der Arbeitgeber anlässlich einer Geschäftsreise seines Arbeitnehmers übernimmt, indem er ihm die Kosten für Übernachtung mit Frühstück erstattet.

Handelt es sich um eine übliche Beköstigung, kann der Unternehmer aus Vereinfachungsgründen den Wert der Mahlzeit mit den amtlichen Sachbezugswerten ansetzen (Werte für 2018: Mittag- bzw. Abendessen 3,23 EUR und Frühstück 1,73 EUR). Eine übliche Beköstigung liegt nur vor, wenn der Wert der Mahlzeit 60 EUR nicht übersteigt. Liegt der Wert darüber, müssen die tatsächlichen Kosten als Arbeitslohn angesetzt werden.

Um einen Sachbezug und nicht um eine Aufmerksamkeit, die der Arbeitnehmer erhält, ...

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