Arbeitsessen mit Arbeitnehmern

Wo die Probleme sind:

  • Das richtige Konto
  • berufliche Veranlassung
  • Verzehr im Betrieb
  • geschäftliche Bewirtung
  • Sachbezugswerte

1 So kontieren Sie richtig!

 
Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontenbezeichnung SKR 03 SKR 04 Eigener Kontenplan Bilanz/GuV-Position
Aufmerksamkeiten 4653 6643   Sonstige betriebliche Aufwendungen
Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei 4140 6130   Soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung und für Unterstützung

So kontieren Sie richtig!

Bei Speisen, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt, muss der Arbeitgeber danach unterscheiden, ob er diese Speisen im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an seine Arbeitnehmer abgibt oder es sich um eine übliche Beköstigung (ohne besonderen Anlass) handelt. Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt, sind Aufmerksamkeiten, die nicht zum Arbeitslohn gehören. Diese Kosten bucht der Unternehmer auf das Konto "Aufmerksamkeiten" 4653 (SKR 03) bzw. 6643 (SKR 04).

 

Buchungssatz:

Aufmerksamkeiten

an Bank

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Buchung der abziehbaren Kosten einer betrieblichen Besprechung

Anlässlich einer Besprechung über die Weiterentwicklung des Außendienstes bestellt Unternehmer Huber für sich und seine Arbeitnehmer 5 Essen bei einem Pizzaservice. Die Kosten betragen insgesamt 85,60 EUR, die er bar zahlt. Die Kosten liegen eindeutig unter 60 EUR pro Person, sodass er bei seinen Arbeitnehmern keinen geldwerten Vorteil zu erfassen braucht. Er bucht den Betrag wie folgt:

 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag

4653/

6643
Aufmerksamkeiten 80,00      

1571/

1401
Abziehbare Vorsteuer 7 % 5,60

1000/

1600
Kasse 85,60

3 Wie der Arbeitgeber Einladungen von Arbeitnehmern richtig beurteilt

3.1 Veranlassung des Arbeitsessens ist entscheidend

Bei Speisen, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt, muss der Arbeitgeber danach unterscheiden, ob

  • es sich um Aufmerksamkeiten handelt,
  • er diese Speisen im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an seine Arbeitnehmer abgibt oder
  • es sich um eine übliche Beköstigung ohne besonderen Anlass handelt.

Bei Sachleistungen, die üblicherweise untereinander ausgetauscht werden und nicht zu einer wesentlichen Bereicherung des Arbeitnehmers führen, handelt es sich um Aufmerksamkeiten, die nicht zum Arbeitslohn gehören und auch nicht der Umsatzsteuer unterliegen.

Zu den Aufmerksamkeiten gehören

  • Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt,
  • Sachzuwendungen bis zu 60 EUR (brutto) je Anlass an den Arbeitnehmer (also auch mehrfach), die der Arbeitgeber ihm bzw. seinen Angehörigen aus persönlichem Anlass überreicht, z. B. zum Geburtstag, zur Hochzeit, bei einem Firmenjubiläum. Zu den üblichen Sachgeschenken gehören z. B. Genussmittel, Blumen, Bücher, CDs usw.

Vorsicht! Bei der 60-EUR-Grenze handelt es sich um eine Freigrenze und nicht um einen Freibetrag. Wird der Grenzwert auch nur um einen Cent überschritten, muss der Arbeitgeber den gesamten Betrag der Lohnsteuer unterwerfen und nicht nur den übersteigenden Betrag.

 

Hinweis

Freigrenze beachten: Bei Überschreiten volle Steuerpflicht

Der Betrag von 60 EUR ist eine Freigrenze. Wird diese auch nur um 1 Cent überschritten, ist der ganze Betrag steuerpflichtig. Sie kann aber bei jedem besonderen persönlichen Ereignis berücksichtigt werden, also auch mehrmals im Monat.

3.2 Abgrenzung bei Speisen und Getränken

Unbelegte Backwaren (Brötchen, Croissants, Rosinenbrötchen usw.) mit einem Heißgetränk sind kein Frühstück im lohnsteuerrechtlichen Sinne. Es handelt sich vielmehr um nicht steuerbare Aufmerksamkeiten, die nicht als Arbeitslohn zu erfassen sind.

 

Praxis-Beispiel

Arbeitgeber stellt unbelegte Backwaren und Heißgetränke bereit

Der Arbeitgeber stellte seinen Arbeitnehmern unbelegte Backwaren – wie Brötchen und Rosinenbrot – nebst Heißgetränken zum sofortigen Verzehr im Betrieb kostenlos bereit. Das Finanzamt sah dies als ein Frühstück an, das mit den amtlichen Sachbezugswerten als Arbeitslohn zu versteuern sei. Dem hat der BFH widersprochen.

Die unentgeltliche oder verbilligte Abgabe von Speisen und Getränken durch den Arbeitgeber an seine Arbeitnehmer kann zu Arbeitslohn führen. Arbeitslohn liegt grundsätzlich vor, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine Mahlzeit (ein Frühstück, Mittagessen oder Abendessen) unentgeltlich oder verbilligt zukommen lässt. Davon abzugrenzen sind nicht steuerbare Aufmerksamkeiten, die lediglich der Ausgestaltung des Arbeitsplatzes und der Schaffung günstiger betrieblicher Arbeitsbedingungen dienen und denen daher keine Entlohnungsfunktion zukommt.

Bei unentgeltlich zugewandten Lebensmitteln handelt es sich nicht um Arbeitslohn in Form kostenloser Mahlzeiten, sondern um nicht steuerbare Aufmerksamkeiten. Unbelegte Brötchen sind auch in Kombination mit einem Heißgetränk kein Frühstück im Sinne der Sozialversicherungsentgeltverordnung. Selbst ein einfaches Frühstück muss noch einen Aufstrich oder einen Belag beinhalten. Die Überlassung der Backwaren nebst Heißgetränken dient daher lediglich der Ausgestaltung des Arbeitsplatz...

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