Das Finanzministerium Berlin hat Hinweise zur steuerlichen Behandlung von Erstattungen für Monatskarten gegeben, wenn ein Arbeitnehmer eine Monatskarte für öffentliche Verkehrsmittel kauft und der Arbeitgeber die Kosten erstattet.
Auf Bund-Länderebene wurde die Frage erörtert, ob
- in den Fällen, in denen ein Arbeitnehmer eine Monatskarte für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel privat anschafft und
- diese auch zu dienstlichen Zwecken einsetzt (Fahrten bei einer Auswärtstätigkeit),
- bei Erstattung der Anschaffungskosten durch den Arbeitgeber
- ein überwiegend eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers vorliegt oder
- eine steuerfreie Erstattung nach § 3 Nr. 13 oder 16 EStG in Betracht kommt.
Im erörterten Sachverhalt haben die Mitarbeiter
- ihre erste Tätigkeitsstätte am Sitz des Arbeitgebers (organisatorische Zuordnung durch den Arbeitgeber) und
- führen im Rahmen ihrer Tätigkeit dienstliche Auswärtstätigkeiten im Stadtgebiet durch.
Hier muss das Reisekostenrecht angewendet werden
Hierzu wurde beschlossen, dass
- in den Fällen, in denen ein Arbeitnehmer eine Monatskarte für die Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs selbst privat anschafft und
- diese auch für dienstliche Fahrten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit nutzt,
- im Fall der Arbeitgebererstattung die Grundsätze des steuerlichen Reisekostenrechts anzuwenden sind.
Demzufolge kommt eine steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber nach § 3 Nr. 13 oder 16 EStG in Betracht.
Zur Feststellung der Höhe möglicher steuerfreier Erstattungen ist ein monatlicher Nachweis der beruflichen Fahrten erforderlich. Aus Vereinfachungsgründen können anstelle einer quotalen Aufteilung (Nutzung zu dienstlichen Zwecken im Verhältnis zur Gesamtnutzung) auch die während des Gültigkeitszeitraumes ersparten Kosten für die Einzelfahrscheine zugrunde gelegt werden.
Für die ersparten Kosten gilt: Es zählen die ersparten Kosten,
- die durch die dienstliche Nutzung des Nahverkehrs entstanden wären,
- allerdings begrenzt auf die Höhe der tatsächlichen Kosten der vom Arbeitnehmer erworbenen Monatskarte.
Der Arbeitgeber kann demnach die dem Arbeitnehmer entstandenen Aufwendungen für die Monatskarte dann vollumfänglich steuerfrei erstatten, wenn die Kosten der während des Gültigkeitszeitraums ersparten Einzelfahrkarten für die dienstlichen Fahrten den Preis der Monatskarte erreichen oder übersteigen. In allen anderen Fällen ist eine teilweise steuerfreie Erstattung möglich. Auch hier kann die Höhe der möglichen steuerfreien Erstattung anhand der ersparten Kosten für Einzelfahrkarten für die im Gültigkeitszeitraum nachgewiesenen dienstlichen Fahrten ermittelt werden.
FinMin Berlin, Erlass v. 27.6.2016, ESt-Nr. 353