Unter der Rubrik „Aus der Praxis ‒ für die Praxis“ greifen wir Kundenanfragen aus dem Bereich Jahresabschluss, Buchhaltung und Steuern auf, die ein Fachautor für uns beantwortet. Heute die Frage: Ist es bei Buchführungspflichtigen (z. B. einer GmbH) für die Kassenbuchführung ausreichend, wenn lediglich die täglichen Kassenberichte aneinandergereiht werden?

Die Begriffe Kassenbericht und Kassenbuch sind zu differenzieren

Über den Kassenbericht werden die tatsächlichen in bar getätigten Einnahmen und Ausgaben eines Tages dokumentiert; der Kassenbericht zeigt die rechnerische Ermittlung der baren Tageseinnahmen, auch als Tageslosung bezeichnet.

Ein Kassenbericht kann grundsätzlich nicht das Kassenbuch ersetzen, auch nicht durch Aneinanderreihung täglicher Kassenberichte. Denn das Kassenbuch zeigt nicht die Tageslosung, sondern in ihm wird jeder Geschäftsvorfall dokumentiert. Eine Ausnahme gibt es bei der sog. „offenen Ladenkasse“.  Nach einem aktuellen BMF-Schreiben (BMF, Schreiben v. 19.6.2018, IV A 4 – S 0316/13/10005: 053) stellen bei einer offenen Ladenkasse aneinander gereihte Kassenberichte auch das Kassenbuch dar. Auch bei einer offenen Ladenkasse ist täglich der Inhalt der Kasse zu zählen (Geldscheine, Münzen) inkl. Wechselgeldbestand. 

Kassenberichte sind die Grundlage für ein Kassenbuch

Die täglichen Kassenberichte bilden zwar die Grundlage für ein Kassenbuch, die Begriffe "Kassenbericht" und "Kassenbuch" sind jedoch keine Synonyme.

Tageslosung wird retrograd ermittelt

Der Kassenbericht zeigt die täglichen Bargeldbewegungen des Geschäftes. Diese Tageslosung wird retrograd nach folgendem Schema festgestellt:

Kassenbestand am Ende eines Tages, dokumentiert durch ein Zählprotokoll, d. h. Anzahl und Stückelung der Münzen und Scheine
./.Privateinlagen und sonstige Einlagen z. B. Wechselgeld (Eigenbeleg erforderlich)
+Privatentnahmen, Privatausgaben (Eigenbeleg erforderlich)
./.Kassenbestand am Anfang des Tages
=Tageslosung

Das Kassenbuch erfasst die bar bezahlten Einnahmen und Ausgaben auf Grundlage der Kassenberichte. Der Saldo muss positiv sein – eine negative Kasse geht nicht – und wird als gesonderter Aktivposten im Umlaufvermögen ausgewiesen.

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