Die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung bei Bareinnahmen, die in einer offenen Ladenkasse ohne Registrierkasse erfasst werden, erfordert einen täglichen Kassenbericht.[1] Der Kassenbericht muss auf der Grundlage eines tatsächlichen Auszählens der Bareinnahmen erstellt werden. Es ist jedoch nicht erforderlich, die genaue Stückzahl der vorhandenen Geldscheine und Münzen aufzulisten.[2] Das heißt, es reicht aus, wenn der Kassenbericht auf der Grundlage eines tatsächlichen Auszählens erstellt worden ist.[3]

 
Wichtig

Bei der offenen Ladenkasse müssen Kassenberichte erstellt werden

Entscheidet sich der Unternehmer für die offene Ladenkasse, muss er unbedingt einen täglichen Kassenbericht erstellen, mit dem er die Einnahmen eines Tages rechnerisch ermittelt. Eine tägliche Bestandsaufnahme ist also wichtig und muss auch sorgfältig dokumentiert werden. Das Kassenbuch reicht bei einer summarischen Ermittlung der Einnahmen nicht aus. Ohne Registrierkasse müssen also die eingenommenen Beträge gezählt werden. Voraussetzung dafür ist, dass das Geld in einer Kassette oder einem anderen Behälter aufbewahrt wird. Am Ende eines Tages wird der Bestand gezählt. Der Tagesendbestand ist gleichzeitig der Anfangsbestand des folgenden Tages.

Die Tageseinnahmen sind wie folgt zu ermitteln:

 
Kassenbestand am Ende des Tages
– Kassenbestand am Anfang des Tages
Zwischensumme
– private Einzahlungen in die Kasse (z. B. Wechselgeld)
+ private Entnahmen aus der Kasse
+ aus der Kasse bezahlte Betriebsausgaben
Bruttoeinnahmen des laufenden Tages

Für diese Form der summarischen Ermittlung der Einnahmen gibt es Formulare, die als Tageskassenberichte bezeichnet werden (siehe nachfolgendes Muster).

Kassenbericht vom 22.1.01

 
Kassenbestand am Ende des Tages ..................................................... 876,52
     
Ausgaben im Laufe des Tages Ausgaben  
Wareneinkauf    
Fremdleistungen 78,00    
     
    + 78,00  
Geschäftskosten    
Bürobedarf 22,40    
Benzin 56,80    
Briefmarken 14,00   + 93,20  
Privatentnahmen 150,00    
Andere Ausgaben –––––––––  
Einzahlung Bank 400,00   + 550,00  
Kassenbestand + Ausgaben ........................................................   1.597,72  
Abzüglich Kassenbestand vom Vortag ....................................... 778,11  
= Kasseneingang inkl. Umsatzsteuer ...........................................   819,61  
Abzüglich sonstige Einnahmen        
Bareinlage, privat 50,00   50,00  
= Bareinnahmen (Tageslosung)   769,61  
       

Nebenrechnung:

Kasseneingang inkl. Umsatzsteuer
  769,61  
Darin enthalten 19 % Umsatzsteuer   122,88  
Steuerpflichtiger Umsatz   646,73  

Manfred Mustermann

Unterschrift

 
Wichtig

Kreditkarten- und EC-Kartenumsätze getrennt von baren Umsätzen aufzeichnen

Nutzen die Kunden des Unternehmers die Möglichkeit, ihre Zahlungen bargeldlos mit Kredit- oder EC-Karte abzuwickeln, handelt es sich insoweit nicht um Barzahlungen. Unbare Zahlungen dürfen aber nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht im Kassenbuch erfasst werden.[4]

Zahlungen mit Kredit- und EC-Karte sind getrennt aufzuzeichnen. Im Kassenbuch sind daher nur Bareinnahmen und Barausgaben zu erfassen. Die Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle im Kassenbuch stellt nach Auffassung der Finanzverwaltung einen formellen Mangel dar und widerspricht dem Grundsatz der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung.[5] Wie die Situation zu würdigen ist, wenn anders verfahren wird, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab. Das bedeutet, dass immer das Risiko besteht, dass der Betriebsprüfer möglicherweise Hinzuschätzungen im Rahmen einer Betriebsprüfung vornimmt.

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