Mit der Formelauswertung komplexe Excel-Formeln analysieren

Excel bietet seinen Anwendern als Tool eine riesige Auswahl sich seine Dateien zu bauen. Formeln sind dabei eins der Dinge, die in jeder Datei Anwendung finden. Mal sind es einfache kurze Formeln, mal lange komplizierte und komplexe Formeln, die auf den ersten Blick nicht gleich verstanden werden. Besonders für Anwender, die nicht täglich damit arbeiten, können komplexe Formeln schon mal schnell zum Hindernis werden lassen. Dabei bietet Excel einen ganzen Koffer voller hilfreicher Werkzeuge, mit denen man Formeln analysieren und auswerten kann.

Dazu zählt beispielsweise

• die Einfärbung von Bezügen,
• die Prüfung von Vorgänger- und Nachfolger-Zellen,
• die Formelüberwachung,
• die Formelauswertung,
• die Aufteilung von Formeln in mehrere Zellen.

Formelüberwachung in Excel

In diesem Beispiel widmen wir uns der Formelüberwachung, die sich besonders in verschachtelten Formeln bewährt hat. Ausgangssituation ist dabei eine Preisliste mit Einkaufspreisen. Für die Berechnung der Summe ist dabei eine Prüfung der Menge in der Preisliste notwendig, damit der korrekte Preis in Zelle E6 (rot markiert) ausgegeben wird.

Fehler identifizieren mit der Formelauswertung

Um die Stärke der Formelauswertung besser aufzeigen zu können, haben wir zusätzlich in Zelle B8 einen Fehler eingebaut. Ändert man nun beispielsweise die Menge in E5 auf einen Wert zwischen 1.000 und 1.999, dann ergibt sich nachfolgendes Bild. Der Preis pro Stück (E6) und die Summe (E7) werden nun fehlerhaft dargestellt. In diesem Beispiel erkennt man natürlich, dass man die Zelle B8 korrigieren muss, um eine korrekte Ausgabe zu bekommen. Stellen Sie sich aber mal vor, dass eine komplexe Formel in einer Reporting-Datei über mehrere Tabellenblätter und Daten funktionieren kann. Dort den Fehler mal eben so schnell zu erkennen, ist fast unmöglich. Hier kommt dann die Formelauswertung ins Spiel.

Um die Formelauswertung zu starten, müssen Sie zuerst die Zelle anklicken, die analysiert werden soll. In diesem Beispiel ist das Zelle E6. Nachdem die Zelle ausgewählt ist, gehen Sie im Menüband auf den Reiter "Formeln" und dort in den Bereich "Formelüberwachung" auf "Formelauswertung".

Es öffnet sich nun das Fenster "Formel auswerten". Dort erkennen Sie ihre Formel wieder (grün markiert). Nun können Sie sich mit den Buttons "Auswerten" und "Einzelschritt" durch die Formel klicken. Die einzelnen Schritte und Werte in der Formel werden Stück für Stück angezeigt. So lässt sich die Stelle herausfinden, wo die Formel auf Fehler läuft und der Fehler kann identifiziert und behoben werden.

Neben Fehlern, die mithilfe der Formelauswertung identifiziert werden können, können Sie dieses Werkzeug auch einfach nur dazu nutzen, um die Formel im Allgemeinen zu verstehen und die einzelnen Prozessschritte zu durchlaufen.

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