Im Berichtswesen dominierte die Nutzung der richtigen Kennzahlen
Prof. (FH) Dr. Christoph Eisl, Professor für Controlling an der Fachhochschule Oberösterreich in Steyr, referierte zum Status Quo der Gestaltung des internen und externen Berichtswesens in österreichischen Unternehmen und den Möglichkeiten der Berichtsoptimierung mit Hilfe von modernen Eye-Tracking-Analysen. Sein Vortrag basiert auf der Erkenntnis, dass inhaltliche Fragestellungen im Rahmen der Berichterstellung, wie beispielsweise die Nutzung der richtigen Kennzahlen, in der Vergangenheit einen breiten Raum in der Diskussion in Wissenschaft und Unternehmenspraxis eingenommen haben. Das Bewusstsein für die Bedeutung der visuellen Aufbereitung hat sich demgegenüber erst in den letzten Jahren entwickelt. Daher bieten sich hier für Unternehmen interessante Potenziale für die Weiterentwicklung ihres internen und externen Reportings.
Grafiken und Tabellen machen über ein Drittel der Geschäftsberichte aus
Im Rahmen einer aktuellen Gemeinschaftsstudie haben die FH Oberösterreich, KPMG und pmOne den Status Quo des Reporting Designs in der internen und externen Berichterstattung österreichischer Unternehmen analysiert. Die Ergebnisse zur externen Berichterstattung beruhen dabei auf den Geschäftsberichten der 40 Unternehmen des ATX Prime Markets. Der durchschnittliche Geschäftsbericht umfasst 165 Seiten und mehr als 6.800 Tabellen, Diagramme und sonstige grafische Elemente zur Darstellung von Informationen. Diese beanspruchen im Durchschnitt mehr als ein Drittel des Gesamtumfangs der Geschäftsberichte, wobei Tabellen eindeutig dominieren. Der Vergleich der einzelnen Geschäftsberichte macht große Unterschiede in der Gestaltung deutlich. Ein etablierter Standard in der externen Berichterstattung ist für die Herausgeber der Studie nicht zu erkennen.
50 Seiten in 15 Minuten: Berichte werden nicht systematisch gelesen
Im Rahmen der Analyse des Status Quo des internen Berichtswesens wurde eine Befragung von Berichtsempfängern und –erstellern österreichischer Unternehmen durchgeführt, die insgesamt 326 Rückläufer generierte. Die durchschnittliche Seitenanzahl der Monatsberichte beträgt 50 Seiten. Für die Erstellung der Berichte benötigen die Unternehmen durchschnittlich 6,5 Personentage, wobei der Aufwand in Konzernen mit 7,9 Tagen höher ist als in KMU mit ca. 3 Personentagen. Die befragten Berichtsempfänger gaben zu über 99 % an, die Monatsberichte zu lesen. Allerdings wenden sie dafür mehrheitlich lediglich 15 bis 30 Minuten auf und lesen die Berichte vornehmlich punktuell bzw. auszugsweise.
Empfänger sind unzufrieden mit Visualisierung beim internen Reporting
Ein Großteil der Befragten ist mit der Aufbereitung der Berichte mit Diagrammen unzufrieden. Diese nehmen derzeitig weniger als 20 % des Gesamtumfangs der Berichte ein. Gleichzeitig konzentrieren sich die Berichtsleser bei Erhalt des Berichts jedoch primär auf die grafischen Darstellungselemente. Der Wunsch nach einer zukünftig erhöhten Visualisierung (42,0 % der Befragten) steht an zweiter Stelle und wird dabei nur durch den Wunsch nach rascherer Information (46,9 % der Befragten) übertroffen. Damit zeigen die Studienergebnisse, dass sowohl objektiv erhebliches Optimierungspotenzial in verschiedenster Hinsicht, als auch subjektiv durch die Berichtsempfänger ein Wunsch nach Veränderung im Reporting Design besteht.
Eye-Tracking als Schlüsseltechnologie zur Optimierung des Berichtswesens
Mit klassischen Methoden wird das Reporting Design weiter ein Handwerk nach dem „Trial & Error“-Prinzip bleiben. Quantitative Informationen werden ohne valide Gestaltungsrichtlinien auf Basis eigener Erfahrungen, Unternehmensvorgaben und softwaretechnischer Möglichkeiten in Tabellen und Diagrammen dargestellt, in der Hoffnung, dass die gewählte Darstellungsform bei den Berichtsempfängern Akzeptanz findet. Der Einsatz neuer Eye-Tracking-Analysen im Rahmen des Reporting Designs kann diesen Status Quo positiv verändern und zu einer effektiveren Berichtsgestaltung verhelfen. Eye Tracking ermöglicht die Aufzeichnung und Analyse der Blicke und des Blickverlaufs von Testpersonen und liefert wichtige Erkenntnisse bei der Optimierung der Informationsaufbereitung. Abbildung 1 in der Bilderserie (22.05.2014: Link funktioniert leider nicht mehr) zeigt den Blickverlauf eines Probanden, der ein Ringdiagramm analysiert. Die Dauer der Fixation wird durch die Größe der Kreise, Blickwechsel werden mittels Linien dargestellt.
Prof. Eisl präsentierte ausgewählte Beispiele für die Optimierung von Berichten mit Hilfe des Eye Trackings. Dabei wurde deutlich, wie durch relativ einfache Umgestaltung von Diagrammen und anderen grafischen Elementen auf Basis valider Informationen die Informationsaufnahme durch die Betrachter erheblich verbessert werden kann.
