Kennzahlen nach den Menschen ausrichten

Starkes Wachstum erfordert Weiterentwicklung des Berichtswesens
Die Juwi AG ist eine inhabergeführte Unternehmensgruppe, die mit 51 Gesellschaften in 21 Ländern aktiv ist. Die Juwi AG hatte im Geschäftsbereich der erneuerbaren Energie im vergangenen Jahrzehnt ein rasantes Wachstum zu verzeichnen hatte. Die Herausforderung für das Controlling bestand entsprechend in der Weiterentwicklung des Berichtswesens und dessen Kennzahlen, um auch künftig eine erfolgreiche Steuerung des wachsenden Unternehmens im internationalen Umfeld zu  gewährleisten. Das Vorgehen bei dieser Aufgabe beschrieb Esther Kniel, Head of Controlling der Juwi AG,  auf der 8. Fachkonferenz Reporting von Horváth & Partners.

Besonderheiten bei inhabergeführten Unternehmen müssen berücksichtigt werden
Dabei wurde die Erfahrung gewonnen, dass inhabergeführte Unternehmen besondere Anforderungen an Konzeption und Auswahl der KPIs stellen. So sind zum Beispiel vier Menschentypen (Kreativer Wissenschaftler, Macher, Idealist und Verwalter) mit einer jeweils anderen Steuerungsphilosophie zu unterscheiden. Für das Juwi-Controlling bedeutete dies, die Persönlichkeiten der Inhaber und Führungskräfte in Bezug auf die vier genannten Typen zu verstehen und bei der Auswahl der KPI zu berücksichtigen. Nur so kann die Akzeptanz der Berichtsinhalte in der Organisation gestärkt werden.

Klare Definitionen sorgen für klares Verständnis bei den KPIs
Mit Blick auf die Steuerungsphilosophie der Inhaber hat das Controlling die am besten geeignete Kennzahl zu identifizieren und deren Inhalt ohne Interpretationsspielräume bereitzustellen. Dabei haben sich insbesondere die einheitliche Definition und Dokumentation der Kennzahlen in Kennzahlensteckbriefen und Anwendungsleitfäden bewährt. Um einen Überfluss an KPIs zu vermeiden, war die Reduktion der Kennzahlen auf ein Mindestmaß ein zentraler Leitgedanke der Juwi AG („weniger ist mehr“).  

Self-Service-Controlling: Kennzahlen in den Warenkorb legen
Die Anwendung der klassischen Balanced Scorecard (BSC) stelle die Juwi AG vor vielfältige Herausforderungen. Zum einen kam es zu inhaltlichen Zielkonflikten zwischen einzelnen KPI. Zum anderen waren Berichtsfrequenz sowie Datenquellen sehr uneinheitlich. Dennoch stellt die BSC eine sinnvolle Ergänzung reiner Kennzahlensysteme dar. Bei der Juwi AG entschied man sich daher zur Umsetzung für ein flexibles BI-Tool mit Fremddatenanbindung. Für alle Berichtsempfänger sollte ein einheitliches Portal geschaffen werden, in dem alle Informationen auch mit unterschiedlicher Herkunft und abweichenden Intervallen abgerufen werden können. Das BI-Tool ermöglicht dabei, dass sich die unterschiedlichen Berichtsempfänger einzelne Kennzahlen in einen sog. „Warenkorb“ legen können. Das somit definierte individuelle Kennzahlen-Portfolio wird dann in einem zweiten Schritt graphisch aufbereitet.

Erfolgsfaktoren für den Einsatz von KPIs
Für den Erfolg bei der Einführung des neuen IT-gestützten Kennzahlensystems bei der Juwi AG war insbesondere die Reduktion der Komplexität, d. h. die bewusste Auswahl von wenigen Kennzahlen ein entscheidender Faktor. Zudem zeigte sich, dass die Qualität der Daten sowie die Beseitigung von Interpretationsspielräumen entscheidend für die Akzeptanz des Steuerungssystems innerhalb der Organisation waren. Zudem erwies sich die Bereitstellung eines interaktiven Leitfadens für die Nutzer des Tools als sehr hilfreich. Definierte Freigabeprozesse und Kommentierungsmöglichkeiten ermöglichten ferner, die manuellen Eingriffe in die Steuerung auf ein Mindestmaß zu reduzieren.