Keep it simple – aus Zahlen Informationen machen

Wachsende Datenbasis als Herausforderung

Die anwachsende operative Datenmenge stellt immer mehr Unternehmen vor die Frage, wie aus dieser Datenflut entscheidungsrelevante Informationen gewonnen und bereitgestellt werden können. Im Rahmen der 10. Fachkonferenz Reporting präsentierte Thomas Felber, Leiter Business Intelligence & Qualitätsmanagement der Hermes Fulfilment GmbH, wie aus dem enormen Datenbestand steuerungsrelevante Informationen gewonnen werden, wie diese im standardisierten Reporting aufbereitet und dem Management zur Verfügung gestellt werden.

30 Milliarden Datensätze verarbeiten

Der Datenbestand weist in den vergangenen Jahren eine exponentielle Steigerung auf. Die Herausforderung besteht darin, mit diesen Daten umzugehen und geschäftsrelevante Informationen daraus zu generieren. Die Basis für die Informationen bei Hermes Fulfilment bilden die einzelnen Prozessschritte. Daten entstehen hier entlang der gesamten Supply-Chain, die vom Wareneingang über die Paketauslieferung bis hin zum Transport der Rücksendungen reicht. Aus diesen Prozessbausteinen entstehen in 4 Logistikzentren rund 30 Mrd. Datensätze pro Jahr. Diese Daten gilt es zu verarbeiten, um dem Management entscheidungsrelevante Informationen zur Verfügung zu stellen.

Information Design und -bereitstellung

Maßstab für die Bereitstellung von Informationen sollte immer die unmittelbare Steuerungsrelevanz sein. Diese sollten also nur berichtet werden, insofern sie dazu geeignet sind, steuernde Handlungen auszulösen. Bei der Bereitstellung von Informationen sollten darüber hinaus folgende Prinzipien berücksichtigt werden:

• konsequente Ausrichtung am Empfänger,
• konsequente Ausrichtung am Prozess,
• hoher Wiedererkennungswert und
• Prägnanz, sodass die Kernbotschaft schnell erfasst werden kann.

Aus diesen Prinzipien ergibt sich die Notwendigkeit eines Information Designs, welches die unternehmensweite Lesbarkeit von Informationen sicherstellt. Zentrales Element, um dies zu erreichen, sind Reporting-Styleguides, welche bspw. die Schriftfarbe, die Tabellenformate oder die Darstellung von Einheiten regeln. Der hohe Wiedererkennungswert und die Vereinheitlichung der Informationsdarstellung stehen dabei im Vordergrund (s. Abb. 1 in der Bilderserie).

Einheitliche Standards und flexible Zugänge

Auch die Informationsversorgung muss einer konkreten Empfängerausrichtung folgen, d. h., dass der Empfänger aus verschiedenen Informationskanälen den für ihn und seine konkrete Situation agemessenen auswählen kann. Dabei werden dem Nutzer folgende Möglichkeiten geboten:

• Standardzugang: web-basierter Standardzugang mit Zugriff auf die wichtigsten  Prozessinformationen (vom Wareneingang bis zur Distribution), wobei detailliertere Sichten durch den Absprung in zusätzliche Berichte möglich sind
• Mobile Zugang: eine Tablet-optimierte Darstellung der Standardberichte
• Berichtsmappen: hochgradig individuelle Bündelung der Information in Form von druckoptimierten Berichten
• Self-Service: Möglichkeit für den Nutzer, nach dem Pull-Prinzip auf Standardberichte zuzugreifen oder mit Hilfe von freien Analysen Informationen weiter zu analysieren.
  

Insbesondere für die freien Analysen spielt die Performance, mit der Informationen aus den Quellsystemen bereitgestellt und nach verschiedensten Kriterien aufgerissen werden können, eine erhebliche Rolle.