Compliance-Trainings, Schulungen

Compliance-Trainings werden von Mitarbeitern häufig als langweilig und unnötig angesehen. Schulungen und Trainings sind aber meist die am deutlichsten wahrnehmbaren Elemente eines Compliance-Managementsystems. Umso wichtiger ist es, diese wirkungsvoll zu nutzen. Wie können auch Compliance-Schulungen „hängenbleiben“ und effektiver werden?

Compliance-Trainings – Nur Paragraphen lernen? Oder geht das auch anders?

Neben der Beantwortung von Fragen zum Code of Conduct und der Genehmigung von Geschenken und Einladungen stellen Schulungen häufig den Kernarbeitsbereich eines Compliance-Verantwortlicher dar. Gleichzeitig ist dies aber auch häufig der Bereich, der von Mitarbeitern, Managern und Compliance-Verantwortlichen gleichermaßen als Belastung empfunden wird. Klar, während einer Schulung können keine anderen Aufgaben wahrgenommen werden. Mitarbeiter fühlen sich häufig durch Compliance-Trainings bevormundet oder sind der Überzeugung, ohnehin schon die wichtigsten Inhalte zu kennen. Hinzu kommt, dass Compliance Officer häufig keinen Hintergrund in Didaktik haben, sondern sich eher als juristische oder ökonomische Fachkräfte begreifen. Compliance-Trainings laufen so Gefahr, zu schnell vergessenen Fachvorträgen zu werden an die sich später niemand gerne erinnert. Was können Compliance-Verantwortliche tun, um dieser Falle zu entgehen?

Die richtige Trainingsplanung und zielgruppengerechte Ansprache

Ein erster Schritt hin zu einem effektiven Compliance-Training ist eine sinnvolle Planung. Zielgruppe und Inhalt bestimmen, wie eine effektive Schulung aussehen muss. Die Zielgruppen leiten sich aus den Compliance-Risikogruppen ab. Eine Gruppe von Personen, die besonders gefährdet ist, eine bestimmte Regelverletzung zu begehen, muss intensiver und tiefergehend geschult werden als eine andere. Beispielsweise sollten Mitarbeiter der Marketingabteilung, die regelmäßig Massenmailings verfassen, mehr und detaillierter über Datenschutzregelungen Bescheid wissen. Es empfiehlt sich in der Planung, Risikogruppen in drei Kategorien einzuteilen: hoch, mittel, niedrig. Für jede dieser Gruppen können dann eigene Trainings geplant werden.

Teil der Trainingsplanung ist anschließend die Frage des Trainingsformats. E-Learning oder Präsenzschulungen sind häufig die Alternativen. Es gibt inzwischen aber auch zahlreiche Zwischenformen wie Videoschulungen, Webinare, Telefonkonferenzen usw. Dabei ist keinem Format grundsätzlich der Vorzug zu geben. Inzwischen hat sich aber folgendes Vorgehen vielerorts bewährt:

Format, Intensität und Frequenz können aber je nach Branche, Internationalität und Risikolage durchaus stark variieren.

Welche Inhalte sollte ein Training haben?

Die Inhalte und Themen eines Trainings bestimmen sich aus der Risikolage und der Zielgruppe. Wird z.B. für den Vertrieb ein erhöhtes Risiko bezüglich Korruption und Kartellrechtsverstößen gesehen, sollte diese Gruppe zu diesen beiden Themen intensiv geschult werden. Genauso bieten sich regelmäßig Anti-Fraud-Schulungen für Buchhaltung und Finanzabteilung an; intensive Datenschutzschulungen für Marketing und Personalabteilung oder Antidiskriminierungsschulungen für Führungskräfte und Personalabteilungen. Zum selben Thema bieten sich auch häufig Trainings in der Produktion an. Diese müssen dann aber an die Zielgruppe angepasst sein und beispielsweise mehr konkrete Beispiele enthalten.

Wie sollte ein effektives Training aussehen?

Damit das Training lange erinnert und in relevanten Situation auch angewendet wird, darf es nicht langweilig und abstrakt bleiben. Als Grundsatz hat sich bewährt, dass ein solch intensives Training interaktiv sein sollte und sich am tatsächlichen Arbeitsalltag der Zielgruppe orientiert. Interaktion kann durch verschiedenste Elemente erreicht werden. Setzen Sie verschiedene dieser Elemente ein und wechseln sie interaktive Elemente mit informativen Elementen ab:

  • Starten Sie z.B. ein Training mit einer grundsätzlichen Information z.B. zu den relevanten Regelungen zum Thema des Trainings im Code of Conduct. Zeigen Sie, an welchen Stellen der Policy sich die Regelung befindet. Hier können Sie schon eine Interaktion einbauen, indem Sie alle Teilnehmer bitten, die Stelle im Code of Conduct zu suchen.
  • Erklären Sie die Regelung und warum sie so ist wie sie ist und welchen Hintergrund sie hat. Dies fördert das Verständnis. Was verstanden wird, wird auch eher angewendet. Sie können das Verständnis noch weiter steigern, indem Sie Teilnehmer bitten, sich selbst Gedanken zu machen und Gründe für eine solche Regelung zu nennen.
  • Wenden Sie die Regelung auf konkrete Fälle an, die so im Umfeld der Teilnehmer aufgetreten sind oder auftreten könnten. Beispielsweise können Sie nach der Darstellung der Regelungen zum Informationsaustausch mit Wettbewerbern eine Situation schildern wie ein Mitarbeiter im Rahmen einer Messe auf einen ehemaligen Kollegen trifft, der inzwischen beim Wettbewerber arbeitet. Anhand konkreter Gesprächsinhalte können Sie die Teilnehmer diskutieren lassen, wo unproblematischer Smalltalk endet und illegaler Informationsaustausch beginnt.
  • Wenden Sie verschiedene Interaktionen an, indem Sie z.B. Fragen stellen und die Sitznachbarn zunächst untereinander diskutieren lassen, bevor sie eine Antwort geben. Lassen Sie Gruppenarbeiten durchführen und von den Teilnehmern Lösungen erarbeiten. Oder stellen Sie verschiedene Optionen vor, wie z.B. verschiedene Arten von Einladungen an Geschäftspartner und lassen Sie die Teilnehmer abstimmen, ob diese noch im Rahmen der Richtlinien sind oder nicht

Dies hat den Vorteil, dass selbst erarbeitete Inhalte nicht nur besser im Gedächtnis behalten werden, sondern durch die Teilnehmer auch eher als für sich richtig erkannt werden. Gleichzeitig geben diese Interaktionen dem Trainer die Gelegenheit auf konkrete Fragen und Interessen von Teilnehmern einzugehen.

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Weitere Tipps für Compliance-Verantwortliche

Neben der Planung und Durchführung ist für den Compliance-Verantwortlicher die Dokumentation von Trainings von erheblicher Bedeutung. Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass Sie dokumentieren, was Sie zu welchem Zeitpunkt geschult haben und wer an der Schulung teilgenommen hat. Sie können damit im Fall eines Compliance-Verstoßes nachweisen, dass Sie ihren Pflichten als Compliance-Verantwortlicher im Unternehmen nachgekommen sind.

Auch wenn Sie bislang nicht viele Trainings gehalten haben, lassen Sie sich nicht entmutigen. Niemand wird als Compliance-Trainer geboren. Hier zählt in erster Linie die Erfahrung. Und diese müssen Sie sich nach und nach aufbauen, können aber auch durch Austausch von den Erfahrungen anderer lernen. Holen Sie sich hierbei Rat von erfahrenen Kollegen oder von Compliance-Verantwortlichen aus anderen Unternehmen und seien Sie offen für deren Ratschläge.

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