Flexibel und mobil Arbeiten meint mehr als jederzeit im Homeoffice tätig zu sein. Wer betriebseigene Regelungen treffen will – und die machen oft Sinn – muss dabei den Arbeits- und Datenschutz im Auge behalten.
Auch wenn Mitarbeiter heutzutage im Zug, im Hotel oder überspitzt gesagt am Küchentisch arbeiten können, sollten dafür betriebliche Rahmenbedingungen festgelegt und kommuniziert werden. Denn bei Festangestellten liegt die Verantwortung in Sachen Arbeits- und Datenschutz beim Arbeitgeber. Er muss sich darum kümmern und die Mitarbeiter unterweisen und schulen. Während der Corona-Pandemie ist das eine besondere Herausforderung, die man allerdings nicht auf die lange Bank schieben sollte.
Aus unkonventionellen Absprachen sollten eindeutige Regeln entstehen
Im Frühjahr 2020 dachten jeder, dass sich die Pandemie bald erledigt hätte und man dann wieder zum „normalen“ Berufsalltag übergehen könnte. So wurden Absprachen oft eher unkonventionell oder lange Zeit überhaupt nicht getroffen. Selbst nach einem Jahr Pandemie scheint vieles noch nicht geregelt. Dabei haben die Beschäftigten und die Führungskräfte inzwischen viele Erfahrungen gemacht, die für die mobile Arbeit jetzt und in Zukunft genutzt werden können.
Homeoffice ist nicht gleich Homeoffice
Die Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) hat ein so genanntes Homeoffice-ABC mit Fachwissen für Führungskräfte und Beschäftigte zusammengestellt. Kurz und knapp sind die Angaben zu den einzelnen Einträgen und verlinkt zu weiterführenden Informationen. Interessant ist bei den Stichworten u. a. wie unterschiedlich der Begriff Homeoffice benutzt wird. Ist damit z. B. ein Arbeitsplatz für mobile Arbeit gemeint, sind die Ansprüche deutlich geringer, als wenn es sich dabei um einen Telearbeitsplatz handelt.
Bei der mobilen Arbeit ist die Selbstverantwortung groß
Das Homeoffice als mobiler Arbeitsplatz kann durchaus den Küchentisch meinen, wobei die Arbeitsmittel die Mindestanforderungen erfüllen und ergonomische Empfehlungen wie z. B. ausreichend Licht, Platz und Frischluft berücksichtigt werden sollten. Dieser Arbeitsplatz ist nur vorübergehend und für einen kurzfristigen Einsatz gedacht, so wie dies während der Pandemie wohl in den meisten Fällen der Fall ist. Hierfür reicht eine individuelle Absprache zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter.
Für den Telearbeitsplatz sind schriftliche Vereinbarungen erforderlich
Beim Homeoffice als Telearbeitsplatz handelt es sich dagegen um einen langfristigen bzw. dauerhaften und vom Arbeitgeber fest eingerichteten Arbeitsplatz zu Hause beim Mitarbeiter. In diesem Fall ist eine schriftliche Vereinbarung notwendig, in der u. a. Arbeitszeit und Dauer des Telearbeitsplatzes geregelt sind.
Checkliste kann als Impuls hilfreich sein
Wie sich mobile Arbeit gestalten lässt, kann in einem ersten Schritt z. B. mit der Checkliste des Instituts für angewandte Arbeitswissenschaft (ifaa) ermittelt werden. Sie beinhaltet auch Aspekte, die für das Homeoffice als Telearbeitsplatz wichtig sind, wie etwa Hinweise zu entsprechenden Paragrafen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Denn wenn es z. B. um personenbezogene Daten geht, sind – egal wo – besondere Schutzmaßnahmen erforderlich.