Wie hybride Teams die Zukunft sichern

Mit der Corona-Pandemie wurde Homeoffice in vielen Steuerkanzleien innerhalb kürzester Zeit zur Normalität. Was zunächst eine Notlösung war, entwickelte sich für zahlreiche Beschäftigte zu einem festen Bestandteil des Arbeitsalltags. Inzwischen kehren zwar viele Kanzleien wieder häufiger zur Präsenzarbeit zurück. Doch gerade im Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte zeigt sich: Ein starres Zurück ins Büro entspricht nur selten den Erwartungen des Arbeitsmarktes. Hybrides Arbeiten hat sich vielmehr als neues Normal etabliert, vorausgesetzt, Kanzleien schaffen dafür die richtigen organisatorischen und kulturellen Voraussetzungen.

Hybrides Arbeiten wird zum Wettbewerbsvorteil im Recruiting

Wer heute qualifizierte Steuerfachangestellte, Bilanzbuchhalter oder Steuerberater gewinnen möchte, kommt an flexiblen Arbeitsmodellen kaum noch vorbei. Das bestätigen nicht nur Erfahrungen aus der Praxis, sondern auch eine aktuelle Studie der Universität Konstanz . Darin zeigt sich, dass Beschäftigte hybrides Arbeiten generell klar bevorzugen. Eine weitere wichtige Erkenntnis der Studie: Die Präsenzpflicht ist kein Produktivitätshebel. Sie erhöht vor allem die Erschöpfung. Unternehmen, die hingegen in die strukturierte Gestaltung hybrider Arbeit investieren, erzielen messbar bessere Ergebnisse bei Zusammenarbeit, Motivation und Leistung ihrer Beschäftigten.

Auch Maximilian Justus Müller von Baczko, Geschäftsführer der auf Steuerkanzleien spezialisierten Marketing- und Beratungsagentur taxtify, beobachtet diesen Wandel deutlich: "Gute Bewerber – insbesondere der jüngeren Generation – wünschen sich die Möglichkeit, hybrid oder vollständig remote zu arbeiten. Das Angebot vergrößert also nicht nur die Zielgruppe deutschlandweit, sondern stellt einen echten Benefit dar." Dabei geht es längst nicht mehr nur um die Zahl der Homeoffice-Tage. Bewerber achten ebenso darauf, wie eine Kanzlei Zusammenarbeit organisiert, wie sie führt und welche Entwicklungsmöglichkeiten sie bietet. Das hybride Modell wird dadurch zum Ausdruck einer modernen Kanzleikultur.

Gute Prozesse bilden das Fundament hybrider Zusammenarbeit in Steuerkanzleien 

Doch der Umstieg auf ortsunabhängiges Arbeiten legt Schwachstellen in der Arbeitsorganisation schnell offen. Wenn Arbeitsabläufe nicht durchgängig digitalisiert und transparent dokumentiert sind, gerät der hybride Kanzleialltag ins Stocken. Häufig fehlen einheitliche Kommunikationswege, feste Ansprechpartner oder klare Vorgaben zur Zeiterfassung auf Mandatsebene.

Von Baczko empfiehlt deshalb eine konsequente Standardisierung: Für erfolgreiches hybrides Arbeiten brauche es eine gut strukturierte und dokumentierte Kanzleiorganisation. "Arbeits- und Organisationsprozesse sollten einheitlich dokumentiert werden. Ansprechpartner sowie Weisungs- und Kommunikationswege müssen klar kommuniziert werden." Ein umfassendes Kanzleihandbuch könne dabei helfen, Standards verbindlich festzuhalten.

Ebenso wichtig sind digitale Werkzeuge, die standortunabhängiges Arbeiten ermöglichen: Dokumentenmanagementsysteme, digitale Workflows, Videokonferenzen, Aufgabenmanagement und eine revisionssichere Kommunikation. Ergänzend empfiehlt von Baczko eine saubere Zeiterfassung auf Mandats- und Mitarbeiterebene. Sie schafft Transparenz über Produktivität und Auslastung und erleichtert zugleich die Kapazitätsplanung. 

Wie Kanzleien Prozesse richtig abstimmen

Darüber hinaus gilt es, die Arbeitsform gezielt auf die jeweilige Aufgabe abzustimmen. Klar strukturierte und standardisierte Prozesse können remote sehr gut funktionieren, insbesondere für wiederkehrende Tätigkeiten wie die Finanz- und Lohnbuchhaltung. Steuererklärungen oder Jahresabschlüsse folgen ebenfalls überwiegend etablierten Abläufen und bauen regelmäßig auf den Vorjahresdaten auf. "Die Voraussetzung dafür sind definierte Prozesse, klare Qualitätsstandards und eindeutige Verantwortlichkeiten, damit man Tätigkeiten gezielt im Homeoffice oder eben im Büro erledigen kann", sagt Yves Bruchner, Gründer und CSO der Unternehmensberatung OptiThinQ. Am Ende entscheidet aus seiner Sicht deshalb nicht das Homeoffice-Konzept oder das Hybridkonzept über den Erfolg einer Kanzlei. Den Unterschied machen nach Einschätzung Bruchners die Menschen, die Führungsqualität und die Organisation. "Schlechte Prozesse werden durch Präsenzarbeit nicht besser. Gute Prozesse verlieren durch hybrides Arbeiten nicht ihre Qualität", so der Experte.

Kanzleiführung neu denken: Kollaboration statt Hoheitsdenken

Führung spielt eine Schlüsselrolle in dieser Transformation. Viele Kanzleiinhaber verbinden Präsenz noch immer mit Produktivität. Häufig fällt es Führungskräften schwer, Mitarbeitende loszulassen, wenn diese nicht täglich im Büro arbeiten. Schlechte Führung lasse sich aber nicht durch Büropräsenz kompensieren, betont Bruchner. Am Ende interessiere es den Mandanten und auch den Kanzleiinhaber nicht, ob eine Leistung im Büro oder im Homeoffice erbracht wurde. "Entscheidend sind Qualität, Verlässlichkeit, Produktivität und Ergebnis. Wer seine Organisation nur dann führen kann, wenn er seine Mitarbeitenden permanent sieht, hat kein Homeoffice-Problem, sondern ein Führungsproblem."

Anstatt Anwesenheit zu kontrollieren, müssen Kanzleien auf Ergebnisse, klare Kennzahlen und gegenseitiges Vertrauen setzen. Durch gemeinsame Zielvereinbarungen und standardisierte Bearbeitungszeiten entstehen faire Zielkorridore, die Transparenz schaffen und Leistung messbar machen – völlig unabhängig vom Arbeitsort.

Gleichzeitig müsse sich Bruchner zufolge die Führungskultur verändern. Weg von Wissenshoheit und Silodenken, hin zu echter Kollaboration, systematischem Wissensmanagement und einer konsequenten Mitarbeiterentwicklung. "Unternehmen werden langfristig nicht dadurch erfolgreich, dass sie einzelne Spitzenkräfte produzieren, sondern dadurch, dass sie eine Organisation schaffen, die unabhängig von einzelnen Personen dauerhaft leistungsfähig bleibt."

Wie Know-how in hybriden Kanzleien weitergegeben wird

Doch wie transportiert man eine Kanzleikultur und bildet Nachwuchskräfte oder Quereinsteiger erfolgreich aus, wenn erfahrene Kräfte vermehrt remote arbeiten? Die Antwort liegt in einer Kombination aus digitaler Wissensvermittlung und gezielten Präsenzphasen. Experten empfehlen hier ein systematisches Wissensmanagement und Mentorenprogramme, damit Know-how nicht in einzelnen Köpfen gefangen bleibt. Nötig sind demzufolge eine klare Dokumentation, Mentorship und regelmäßige persönliche Treffen vor Ort. "Wissen muss dokumentiert werden, um dieses auch bei Ausscheiden von Kolleginnen und Kollegen nicht zu verlieren. Neue Mitarbeitende sollten zu Beginn der Zusammenarbeit den Standort beispielsweise für eine Woche besuchen und dort die Kolleginnen und Kollegen persönlich kennenlernen", rät von Baczko. Durch regelmäßigen Austausch, zum Beispiel Jour fixes in größerer Runde, und persönliche Treffen wie Weihnachtsfeiern oder Sommerfeste könne eine Kanzleikultur trotzdem weitergegeben werden.

Mandantenzufriedenheit ist keine Frage des Arbeitsortes

Auch die Mandantenzufriedenheit ist letztlich keine Frage des Arbeitsmodells. Mandanten beurteilen eine Steuerkanzlei nach Erreichbarkeit, fachlicher Qualität, Schnelligkeit und Verlässlichkeit. Baut die Kanzlei auf vollständig digitale und standardisierte Abläufe, bleibt der Arbeitsort der Sachbearbeiter für den Mandanten unsichtbar. In vielen Fällen führt die Digitalisierung der Prozesse im hybriden Modell sogar zu schnelleren Antwortzeiten und einer höheren Servicequalität.

Grundlegende Voraussetzung für Remote-Work sind Prozesse, die eine vollständig digitale Arbeitsweise erlauben. "Im Idealfall bekommt es der Mandant nicht mit, dass die Person remote arbeitet. Darüber hinaus kann die Mandantenzufriedenheit durch effektive und digitale Prozesse sogar gesteigert werden", sagt von Baczko.