Hoher Aufwand für E-Rechnung für Betriebe

Die Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich stellt viele Handwerksbetriebe weiter vor erhebliche Herausforderungen, wie eine aktuelle bundesweite Umfrage des Zentralverbandes des Deutschen Handwerks (ZDH) unter knapp 2.000 Handwerksbetrieben ergeben hat. Obwohl der Empfang seit Anfang 2025 verpflichtend ist, bleibt die Umsetzung in der Praxis deutlich hinter den Erwartungen zurück, berichtet der ZDH. Schnelle Nachbesserungen seien jetzt erforderlich, damit der Nutzen dieser Digitalisierungsoffensive in der Breite des Handwerks erkennbar wird.

ZDH bemängelt technische Hemmnisse

"Die Umfrageergebnisse zeigen sehr deutlich, dass die E-Rechnung in den Betrieben noch nicht dort angekommen ist, wo sie politisch bereits verortet wird. Statt spürbarer Entlastung erleben viele Handwerksbetriebe aktuell vor allem mehr Aufwand, zusätzliche Kosten und technische Hemmnisse. Gerade kleine und mittlere Betriebe stoßen bei der Umsetzung an ihre Grenzen, und zwar nicht wegen mangelnder Bereitschaft der Betriebe, sondern wegen technischer Hürden, auf die die Betriebe keinen Einfluss haben" betont Holger Schwannecke, Generalsekretär des Zentralverbandes des Deutschen Handwerks (ZDH).

Doppelte Prozesse bei Rechnungen

Im Jahr 2025 erhielten die Befragten durchschnittlich rund 1.200 Eingangsrechnungen, von denen jedoch nur etwa die Hälfte als E-Rechnungen vorlagen. Gleichzeitig stellt bislang lediglich gut ein Drittel der Betriebe selbst E-Rechnungen aus. Wir der ZDH feststellt, arbeiten viele Betriebe somit weiterhin parallel mit digitalen und klassischen Formaten und folglich mit entsprechend doppelten Prozessen.

Diese Doppelstrukturen würden den wahrgenommenen Mehraufwand erheblich verstärken. Rund die Hälfte der Betriebe empfinde sowohl den Empfang als auch die Weiterverarbeitung von E-Rechnungen als aufwendiger als bei herkömmlichen pdf-Rechnungen. Entsprechend falle der wahrgenommene Nutzen aktuell gering aus.

Ursachen für Startschwierigkeiten

Wie der ZDH schreibt, liegen die Ursachen für die erheblichen Startschwierigkeiten vor allem in nicht validierbaren Eingangsrechnungen, Problemen beim Auslesen der Rechnungsangaben sowie Abweichungen zwischen Rechnungsdatensatz und lesbarer pdf-Datei bei hybriden Rechnungen.

Hinzu kämen finanzielle Belastungen mit einmaligen Einführungskosten in Höhe von im Durchschnitt knapp 3.000 EUR, ergänzt durch laufende jährliche Kosten für Software, Systemanpassungen und externe IT-Unterstützung. Auch die Prozesse selbst seien bislang wenig effizient. Die Verarbeitung erfolge überwiegend manuell, während durchgängig automatisierte Abläufe die Ausnahme blieben.

Forderungen an die Politik

"Ohne einheitliche Vorgaben für die Nutzung der E-Rechnungsfelder, ein allgemeingültiges staatliches Validierungstool und gezielte Unterstützung wird die E-Rechnung ihr eigentliches Potenzial – nämlich effizientere und automatisierte Prozesse – kurzfristig nicht entfalten können", betont Schwannecke. "Jetzt kommt es darauf an, die Bedingungen nachzuschärfen und die Betriebe auf diesem Weg besser zu begleiten. Die Politik muss ihren Teil der Aufgaben erledigen, damit die Startschwierigkeiten beseitigt werden. Eine überstürzte Scharfstellung der vollständigen E-Rechnungspflicht, für die nach EU-Vorgaben noch Zeit bis 2030 bleibt, ist die schlechteste aller Lösungen, weil auch die technischen Vorgaben der EU noch gar nicht vollständig vorliegen."

Denn auch beim zeitlichen Horizont zeige sich Zurückhaltung: Knapp die Hälfte der Betriebe, die bislang keine E-Rechnungen ausstellen, plant die Einführung erst für das zweite Halbjahr 2027. Die Umfrageergebnisse verdeutlichen aus Sicht des ZDH, dass die E-Rechnung zwar als wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung bewertet, aktuell jedoch noch vielfach als zusätzliche Belastung wahrgenommen wird. Nach Auffassung des ZDH werden für den weiteren Erfolg daher praxistaugliche und rechtssichere Lösungen, einheitliche Vorgaben für E-Rechnungssoftware und gezielte Unterstützungsangebote insbesondere für kleine und mittlere Betriebe entscheidend sein.

Umfrage des Zentralverbandes des Deutschen Handwerks (ZDH)