Viele Arbeitnehmer arbeiten in der Corona-Krise in den eigenen vier Wänden. Oftmals ist das Home Office nicht vollständig vom Arbeitgeber eingerichtet, sondern die Mitarbeiter nutzen insbesondere ihre eigenen Computer und Telefone. Wie sieht es steuerlich mit den Kosten bzw. ihrer Erstattung aus?
Wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeitern beruflich angefallene Kosten erstatten, handelt es sich um steuerfreien Auslagenersatz (§ 3 Nr. 50 EStG). Die Steuerfreiheit setzt aber grundsätzlich voraus, dass der oder die Betroffene über die Ausgaben einzeln abrechnet. Zur Vereinfachung kann der Arbeitgeber jedoch bei regelmäßig wiederkehrenden Aufwendungen pauschalen Auslagenersatz gewähren, wenn die Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen anhand von (Fremd- und Eigen-)Belegen aufgezeichnet werden (R 3.50 Abs. 2 Satz 2 LStR). Die Aufzeichnungen und dazugehörigen Belege nimmt der Arbeitgeber zum Lohnkonto.
Steuerfreier Auslagenersatz
Die vorstehenden Ausführungen gelten grds. auch für Telefon und Internet. Der Ersatz von einzeln abgerechneten Gebühren für geschäftliche Gespräche ist steuerfreier Auslagenersatz. Gleiches gilt für den Grundpreis der Anschlüsse, die entsprechend dem beruflichen Nutzungsanteil der Verbindungsentgelte an den gesamten Verbindungsentgelten aufzuteilen sind. Das gilt für alle Arten der modernen Telekommunikation, also für Telefon, Handy bzw. Smartphone und Tablet sowie Internet (R 3.50 Abs 2 Satz 3 LStR). Soweit bei betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen anfallen, können aus Vereinfachungsgründen ohne Einzelnachweis bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens 20 EUR monatlich pauschal steuerfrei erstattet werden (R 3.50 Abs 2 Satz 4 LStR). Als maßgebender Rechnungsbetrag kann hierbei der Durchschnittsbetrag eines repräsentativen 3-Monatszeitraums zugrunde gelegt werden.
Beispiel: Telefonkosten mit Gesprächsnachweis
Der Arbeitgeber ersetzt seinen Mitarbeitern die Kosten, die ihnen für berufliche Telefongespräche sowie berufliche Internetnutzung an ihrem Privatanschluss im Home Office entstehen. Ein Mitarbeiter legt die Rechnungen mit Einzelverbindungsnachweis und Kennzeichnung der beruflichen Nutzung für März bis Juni 2020 vor:
- 50 % beruflicher Nutzungsanteil des privaten Telefon- und Internetanschlusses,
- monatlich 80 EUR EUR Grundgebühren für den Telefon-Anschluss sowie Verbindungsentgelte.
Für die Monate März bis Juni kann der berufliche Anteil in nachgewiesener Höhe steuer- und sozialversicherungsfrei ersetzt werden. Insgesamt ergibt sich eine Erstattung von 240 EUR × 50 % = 120 EUR. Ab Juli besteht die Möglichkeit, den steuerfreien Auslagenersatz mit 50 % der vom Mitarbeiter vorzulegenden Monatsabrechnungen vorzunehmen. Es ist auch möglich, den Durchschnittsbetrag von 40 EUR monatlich in der Folgezeit weiter zu gewähren.
Abwandlung: Telefonkosten ohne Gesprächsnachweis
Ist der berufliche Nutzungsanteil nicht genau ermittelbar, können 20 % der jeweiligen Monatsabrechnung, maximal 20 EUR pro Monat, pauschal steuerfrei ersetzt werden. Insgesamt können in vorstehendem Fall 20 % von 240 EUR = 48 EUR steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden. Nach Ablauf von drei Monaten kann der monatliche Durchschnittsbetrag als pauschaler Auslagenersatz fortgeführt werden (hier 16 EUR pro Monat).
Beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen
Ganz ähnliche Regelungen gelten für den Werbungskostenabzug, soweit der Arbeitgeber die Kosten nicht ersetzt. Weist der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin den Anteil der beruflich veranlassten Aufwendungen an den Gesamtaufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nach, so kann dieser berufliche Anteil für das gesamte Jahr zugrunde gelegt werden. Fallen erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen an, können ohne Einzelnachweis bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens jedoch 20 EUR monatlich, als Werbungskosten anerkannt werden.
Hinweis: Die (ggf. auch private) Nutzung von Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräten des Arbeitgebers im Home Office bleibt ohnehin steuerfrei.
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