Verfahrensänderung bei Entsendungen in Abkommensstaaten

Dass die Beantragung von Bescheinigungen bei Entsendung in einen Abkommensstaat elektronisch erfolgen soll, wurde bereits mit dem 8. SGB IV-Änderungsgesetz beschlossen.

Elektronisches Verfahren für Entsendebescheinigungen in Abkommensstaaten ab 2026

Bisher wurden Bescheinigungen für Entsendungen in Abkommensstaaten in Papierform beantragt. Ab dem 1.1.2026 gibt es dafür ein elektronisches Antragsverfahren. Mit der Bescheinigung wird bestätigt, dass für den entsandten Arbeitnehmer weiterhin die deutschen Sozialversicherungsvorschriften gelten, sofern dies durch das Abkommen abgedeckt ist. Auf diese Weise werden Doppelversicherungen vermieden. Genutzt werden kann dafür entweder ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm oder eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe.

Eine Ausnahme gibt es jedoch: Bei Fällen, für die die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV-Bund) zuständig ist, bleibt das Papierverfahren zunächst noch bestehen. Anträge müssen dort also weiterhin per E-Mail mit PDF-Anhang oder postalisch eingereicht werden.

Zuständigkeiten im Antragsprozess

Die Zuständigkeit für die Ausstellung der Entsendebescheinigung hängt davon ab, wohin der Arbeitgeber die Rentenversicherungsbeiträge seiner Mitarbeitenden abführt:

• Abführung an die Einzugsstelle: In diesem Fall ist die jeweilige Krankenkasse für die Ausstellung der Bescheinigung verantwortlich.
• Keine Abführung an die Einzugsstelle: Hier übernimmt entweder die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) oder die DRV-Bund die Bearbeitung.
• Ausnahmevereinbarungen: Grundsätzlich ist in diesen Fällen die DVKA zuständig.

Ausnahmevereinbarungen sind dann erforderlich, wenn die Voraussetzungen des entsprechenden Abkommens nicht erfüllt werden. Der Nachrichtentyp im Antragsverfahren heißt "SVA-Antrag Ausnahmevereinbarung".

Ablauf des Verfahrens und digitale Rückmeldungen

Um eine sichere Übertragung der Anträge zu gewährleisten, müssen diese über ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal der ITSG eingereicht werden. 

Für die Rückmeldungen gilt Folgendes: 

• Genehmigte Anträge: Die Bescheinigung wird innerhalb von drei Arbeitstagen als druckbare PDF-Datei bereitgestellt. Der Arbeitgeber stellt die Bescheinigung seinen Mitarbeitern zur Verfügung, damit sie sie im Entsendestaat vorlegen können.
• Abgelehnte Anträge: Die Rückmeldung enthält eine Begründung, beispielsweise bei unvollständigen oder unplausiblen Angaben oder wenn die Voraussetzungen für eine Entsendung nicht erfüllt sind.