Aufzeichnungspflicht für Einzelhändler

Hintergrund

A erzielte gewerbliche Einkünfte aus dem Betrieb einer Apotheke. Sie war nach §§ 238 ff. buchführungsplichtig und verwendete ein speziell für Apotheken entwickeltes PC-gestütztes Erlöserfassungssystem mit integrierter Warenwirtschaftsverwaltung. Damit wurden die Tageseinnahmen über modulare PC-Registrierkassen erfasst, dann durch Tagessummenbons ausgewertet und als Summe in ein manuell geführtes Kassenbuch eingetragen. Zur Vorbereitung einer Außenprüfung bei A bat das Finanzamt um Vorlage der in elektronischer Form gefertigten Buchhaltung auf einem maschinell verwertbaren Datenträger. A übersandte daraufhin eine CD mit den Daten des Kassensystems. Die Datei mit der Einzeldokumentation der Verkäufe hatte sie allerdings zuvor entfernt. Daraufhin forderte der Prüfer die A auf, auch die Daten über die Warenverkäufe vorzulegen.

Der gegen diese Aufforderung eingelegte Einspruch, mit dem A vorbrachte, das Finanzamt habe auf solche Daten kein Zugriffsrecht, blieb erfolglos. Das Finanzgericht gab der A Recht. Es befand, dass das Finanzamt nicht berechtigt gewesen sei, Einsicht in die angeforderte Verkaufsdatei zu nehmen, weil A nicht verpflichtet gewesen sei, die von ihr getätigten Verkäufe im Einzelnen manuell oder auf einem Datenträger aufzuzeichnen.

Entscheidung

Der BFH sah das anders; er gab dem Finanzamt Recht und entschied, dass dieses die A zur Überlassung der  Kassendaten in elektronisch verwertbarer Form auffordern durfte, weil A zur Aufzeichnung der einzelnen Verkäufe sowie zur Aufbewahrung der Aufzeichnung verpflichtet gewesen sei.

Gemäß § 238 Abs. 1 Satz 1 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte sowie die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) ersichtlich zu machen. Über §140 AO gilt dies auch für die Besteuerung. Die Verpflichtung, die Handelsgeschäfte unter Beachtung der GoB „ersichtlich“ zu machen, bedeutet nach Auffassung des BFH, dass grundsätzlich jedes einzelne Handelsgeschäft – einschließlich der sich darauf beziehenden Kassenvorgänge – einzeln aufgezeichnet werden muss. Da die GoB allerdings nur eine Einzelaufzeichnung der Kassenvorgänge im Rahmen des nach Art und Umfang des Geschäfts Zumutbarem verlangen, hat die Rechtsprechung die Einzelaufzeichnungspflicht in Einzelhandelsgeschäften, in denen Waren von geringerem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden, dahingehend eingeschränkt, dass die baren Betriebseinnahmen in der Regel nicht einzeln aufgezeichnet zu werden brauchen (BFH, Urteil v. 12.5.1966, IV 472/60, BStBl III 1966 S. 371). Nutzt ein solches Einzelhandelsgeschäft allerdings ein elektronisches Kassensystem, das sämtliche Kassenvorgänge einzeln und detailliert aufzeichnet und speichert, kann sich der Einzelhändler später nicht darauf berufen , dass die Aufzeichnungsverpflichtung unzumutbar war. Er muss die vorhandenen Aufzeichnungen vielmehr aufbewahren und sie dem Finanzamt im Rahmen einer Außenprüfung zur Verfügung stellen (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 6 Satz 2 AO).

Hinweis

Das Überraschendste an dieser BFH-Entscheidung ist die Tatsache, dass diese Entscheidung erst jetzt ergeht. Ausgangspunkt und Anlass für den vorliegenden Rechtsstreit ist nämlich ein Urteil des BFH, das demnächst 50 Jahre alt wird. In dem oben zitierten Urteil aus dem Jahr 1966 hat der BFH zunächst unmißverständlich klargestellt, dass der nach den GoB aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfall gerade nicht nur der am Ende eines Tages insgesamt vereinnahmte Betrag (Tageslosung) ist, weil die Tatsache der sofortigen Bezahlung der Leistung es nicht rechtfertigt, die einzelnen Geschäftsvorfälle nicht auch einzeln mit Benennung des Kunden, der Art der Tätigkeit und der Bareinnahme aufzuzeichnen. Dann hat der BFH diese Einzelaufzeichnungsverpflichtung allerdings für Betriebe, die Waren von geringerem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkaufen, eingeschränkt. Er fand es in solchen Fällen unzumutbar alle baren Betriebseinnahmen einzeln aufzuzeichnen. Ausschlaggebend dafür war, dass es der BFH für technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich – und deshalb für unzumutbar - hielt, an die Aufzeichnung der einzelnen zahlreichen baren Kassenvorgänge in Einzelhandelsgeschäften die gleichen Anforderungen zu stellen wie bei anderen Handelsgeschäften, nämlich zur Identifizierung und zur Bestimmung des Inhalts des Geschäfts Namen und Anschrift des Kunden und den Gegenstand des Kaufvertrags festzuhalten. Diese Argumente sind mit der Möglichkeit der elektronischen Datenerfassung seit langem obsolet. Ein Einzelhändler kann zwar nach wie vor frei entscheiden, ob er seine Warenverkäufe manuell oder – wie im Streitfall - mit Hilfe eines modernen PC-Kassensystems erfasst. Entscheidet er sich aber für Letzteres, kann er sich nicht mehr auf die Unzumutbarkeit der Aufzeichnungsverpflichtung berufen. Bei Verwendung einer PC-Kasse – so der BFH – ist die mit ihr automatisch bewirkte Einzelaufzeichnung auch zumutbar. 

BFH, Urteil v. 16.12.2014, X R 42/13, veröffentlicht am 15.4.2015