Die unmittelbare elektronische Erfassung der Fahrtwege eines betrieblichen Fahrzeugs durch ein technisches System reicht zur Führung eines Fahrtenbuches nicht aus. Zusätzlich müssen neben dem Bewegungsprofil auch die Fahrtanlässe zeitnah erfasst werden. Eine technische Lösung, die auch nach Jahren noch Änderungen zulässt, kann nicht als elektronisches Fahrtenbuch anerkannt werden.
Elektronisches Fahrtenbuch
Streitig war, ob ein vorgelegtes elektronisches Fahrtenbuch ordnungsgemäß ist und der Ermittlung des privaten Nutzungsanteils zugrunde gelegt werden kann oder anderenfalls der private Nutzungsanteil nach der 1%-Regelung zu versteuern ist.
Dienstwagenüberlassung für private Fahrten
Der Steuerpflichtige nutzte als Arbeitnehmer einen Dienstwagen, der ihm auch für private Fahrten zur Verfügung stand. Zur Ermittlung des Privatanteils nutzte er eine sog. Telematiklösung u.a. mit der Funktion "elektronisches Fahrtenbuch". Die Hardware verfügt über einen GPS-Empfänger, übermittelt über das Mobilfunknetz jeweils die aktuelle Position und zeichnet die Bewegungsdaten auf einem zentralen Server zur Erstellung eines elektronischen Fahrtenbuches auf. Das FA erkannte das Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß an und ermittelte den geldwerten Vorteil anhand der sog. 1%-Methode.
Ordnungsmäßigkeit eines elektronischen Fahrtenbuchs
Das FG wies die eingelegte Klage ab und verwarf das Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß. Nach Auffassung des FG reicht es nicht aus, dass nur die Fahrten mit den per GPS ermittelten Geo-Daten selbst zeitnah aufgezeichnet worden sind. Vielmehr müssen alle Angaben, die für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erforderlich sind, zeitnah in das Fahrtenbuch eingetragen werden. Im Streitfall hatten das Steckmodul und die dazugehörige Datenbank nur die Fahrten mit den durch das GPS-Modul ermittelbaren Angaben (Ort und Zeit des Beginns und des Endes der Fahrt) der Fahrten, die nicht als privat gekennzeichnet worden sind, im Rahmen der technischen Verfügbarkeit des Gerätes (nicht ausgeschaltet und nicht gestört) aufgezeichnet und in einer zentralen Datenbank gespeichert.
Ergänzende Angaben
Die zusätzlich unverzichtbaren Angaben zu den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartnern oder – wenn solche nicht vorhanden sind – die Angabe des konkreten Gegenstandes der dienstlichen Verrichtung mussten von dem Anwender ergänzt werden. Diese Angaben konnte das Programm ohne die Mitwirkung des Steuerpflichtigen den Fahrten nicht zuordnen. Dazu musste/konnte der Anwender für wiederkehrende Fahrten oder Fahrtrouten Vorbelegungen definieren oder die Fahrtanlässe individuell zuordnen. Diese unerlässlichen Ergänzungen zu den betrieblichen Anlässen der Fahrten müssen für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ebenfalls zeitnah erfolgen. Die vorgelegten Fahrtenbücher des Steuerpflichtigen enthalten jedoch ausdrücklich keine Angaben dazu, wann diese Angaben zu den Fahrtanlässen in der Datenbank ergänzt worden sind. In der Spalte "Beschreibung" fehlen dazu eindeutige Datumsgaben. Dies spricht gegen eine zeitnahe Führung der Fahrtenbücher.
Strenge Anforderungen an Fahrtenbuchführung
Die Entscheidung des FG zeigt einmal mehr, welch strenge Anforderungen an ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch gestellt werden, auch dann, wenn es elektronisch erstellt wird. Im Streitfall kam erschwerend hinzu, dass der Steuerpflichtige die tatsächlichen Kilometerstände nach den Tachos der Fahrzeuge im Streitzeitraum niemals den rechnerisch ermittelten Tachoständen gemäß den Daten des elektronischen Fahrtenbuches gegenübergestellt hatte. Dadurch blieb der tatsächliche Tachostand der Fahrzeuge für jeden einzelnen Tag in allen Streitjahren unbekannt. Außerdem hatte der Steuerpflichtige auch die Anlässe der Fahrten und evtl. private Fahrtunterbrechungen als solche nicht zutreffend dokumentiert. Gegen die Entscheidung wurde Nichtzulassungsbeschwerde eingelegt.
Niedersächsisches FG, Urteil v. 23.1.2019, 3 K 107/18, Haufe Index 13125295