21.11.2013 | Top-Thema Handlungsbedarf bei Reisekostenbestimmungen in Unternehmen und Gestaltungsspielräume

Vorsicht bei längerfristigen Tätigkeiten bei Dritten

Kapitel
Erste Tätigkeitsstätte bei einem Dritten
Bild: MEV Verlag GmbH, Germany

Der Anwendungsbereich der ersten Tätigkeitsstätte ist weiter gefasst als der Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte. Während der ortsgebundene Tätigkeitsmittelpunkt nur an einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers begründet werden konnte, kann die erste Tätigkeitsstätte auch eine betriebliche Einrichtung eines Konzernunternehmens (verbundenes Unternehmen nach § 15 AktG) oder eines vom Arbeitgeber bestimmten fremden Dritten sein, wenn der Arbeitnehmer diesem Einsatzort dauerhaft zugeordnet ist oder aber dort dauerhaft qualitativ tätig wird.

Langfristige Tätigkeiten an betriebsfremden ortsfesten Einrichtungen, z. B. bei einem Kunden des lohnsteuerlichen Arbeitgebers, können damit zu einer ersten Tätigkeitsstätte führen. Das Entsprechende gilt für Entsendungen im Rahmen von Konzernunternehmen oder Outsourcing-Fällen sowie den Einsatz von Zeitarbeitnehmern beim Entleiher (anders BFH, Urteil v. 15.5.2013, VI R 18/12), sofern es sich hierbei um dauerhafte Tätigkeiten an der fremden (nichtarbeitgebereigenen) Einrichtung im Sinne einer dauerhaften Zuordnung handelt. Ab 1.1.2014 kommt auch jede betriebliche Einrichtung eines Dritten als erste Tätigkeitsstätte in Frage, der ein Arbeitnehmer vom Arbeitgeber dauerhaft zugeordnet ist, also dort unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder einen Zeitraum von mehr als 4 Jahren eingesetzt werden soll. 

Beispiel: Erste Tätigkeitsstätte bei einem Dritten

Ein EDV-Systemberater ist nach den arbeitsvertraglichen Abmachungen mit seinem Arbeitgeber seit 10 Jahren ausschließlich für die EDV-Systembetreuung und EDV-Systemberatung der Fa. Chemie AG zuständig, die er arbeitstäglich von zu Hause aufsucht.

Der mehrjährige Einsatz bei der Fa. Chemie AG führt ab 1.1.2014 zur ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers. Da eine dauerhafte Zuordnung zur betrieblichen Einrichtung des Kunden vorliegt, kann der Arbeitnehmer keine Reisekosten in Anspruch nehmen. Die Fahrtenkosten unterliegen den Regeln der Entfernungspauschale. Ein steuerfreier Arbeitgeberersatz ist ausgeschlossen. Sofern dem Arbeitnehmer ein Firmenwagen zur Verfügung steht, löst die Neuregelung ab 2014 einen geldwerten Vorteil für die Fahrten zum Kunden aus, der sich bei der 1%-Methode mit 0,03 % des inländischen Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer berechnet.

Entsprechend der gesetzlichen Zielsetzung bietet der neue Begriff der ersten Tätigkeitsstätte dem Arbeitgeber im Beispielsfall aber auch die Möglichkeit, die bisherige steuerlich günstigere Behandlung als berufliche Auswärtstätigkeit fortzuführen. Im Rahmen seines Direktionsrechts hat er es in der Hand, die eigene Firma im Wege der arbeitsrechtlichen Zuordnung als erste Tätigkeitsstätte festzulegen, sofern der Arbeitnehmer dort von Zeit zu Zeit Tätigkeiten - also wenigstens in geringen Umfang - ausübt, auch wenn diese im Vergleich zur Arbeitsleistung beim Kunden von untergeordneter Bedeutung sind (Vorrang der arbeitsrechtsrechtlichen Festlegung).

Durch das Prinzip der primär arbeitsrechtlich bestimmten Definition der ersten Tätigkeitsstätte würde der Arbeitnehmer in diesem Fall für die gesamte Einsatzdauer von mehr als 10 Jahren im vorigen Beispiel unter die Reisekostenregelungen fallen. Für die Verpflegungskosten ist allerdings die gesetzliche 3-Monats-Frist zu beachten. Bei der Firmenwagenüberlassung liegt insoweit kein geldwerter Vorteil vor. 

Tipp: Weitreichende arbeitsrechliche Möglichkeiten

Als Fazit des neubestimmten Tätigkeitsstättenbegriffs ist festzuhalten, dass das Gesetz weitreichende arbeitsrechtliche Möglichkeiten des Arbeitgebers für die Zuordnung seiner Arbeitnehmer zu einer ersten Tätigkeitsstätte vorsieht. Macht der Arbeitgeber von der Festlegung einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte Gebrauch, ist diese Festlegung für das steuerliche Reisekostenrecht bindend. Wegen der vorrangigen Anknüpfung des Steuerrechts an das Arbeitsrecht, sind die (subsidiären) quantitativen Kriterien dann unbeachtlich.

Wer evtl. Nachteile einer zeitlichen Abgrenzung vermeiden möchte, z.B. im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung hinsichtlich der Aberkennung steuerfreier Reisekosten oder einer höheren Firmenwagenbesteuerung, dem ist anzuraten, den Arbeitnehmer arbeitsrechtlich einer ersten Tätigkeitsstätte dauerhaft zuzuordnen. Die im neuen Reisekostenrecht vorrangig zu berücksichtigende arbeitsrechtliche Zuordnung kann auch ab 1.1.2014 jederzeit nachgeholt werden, dann allerdings nur mit Wirkung für die Zukunft.

Schlagworte zum Thema:  Reisekosten, Lohnsteuer, Einkommensteuer, Erste Tätigkeitsstätte, Verpflegungspauschale, Dienstwagen, Firmenwagen

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