Die Einhaltung von Fristen ist für Steuerberater von großer Bedeutung und gehört zum Tagesgeschäft. Ein Postausgangsbuch sollte daher in jeder Kanzleiorganisation verankert sein.
Ist ein Postausgangsbuch für Steuerberater Pflicht?
Ein Postausgangsbuch sollte Standard in jeder Steuerberatungskanzlei sein. Geht es um Einsprüche, Klagen oder Anträge muss nachweisbar sein, dass die entsprechenden Dokumente rechtzeitig abgeschickt worden sind. Sollte beispielsweise ein Einspruch nicht pünktlich beim Finanzamt eingehen, ist das Postausgangsbuch ein wichtiger Nachweis für die rechtzeitige Versendung.
Welche Beweiskraft hat ein Postausgangsbuch
Es entspricht der gängigen Rechtsprechung, dass zur Postausgangskontrolle die Einrichtung eines Postausgangsbuchs erforderlich ist. Dabei müssen die Eintragungen so genau sein, dass eindeutig erkennbar ist, für wen wann welcher Vorgang das Büro verlassen hat (vgl. Schwarz/Pahlke, AO § 110, Rz. 61). So entschied beispielsweise der BFH Beschluss vom 27.07.2001 - XI B 69/00, dass zur Postausgangskontrolle die Einrichtung eines Postausgangsbuchs notwendig ist.
Postausgangsbuch führen und erstellen: Vorlage und Muster
Ein Postausgangsbuch kann in Printform gekauft werden. Doch auch Softwarehersteller bieten mittlerweile Lösungen an.
Die Vorlagen können dann beispielsweise folgende Angaben für die Aufteilung enthalten:
- Postausgangsbuch
- Vorgangsnummer
- Datum
- Empfänger
- Kurze Beschreibung des Inhalts
- Anlagen
- Versendet von
- Versendet durch