Birkenmaier & Kusel: Über den Tellerrand hinaus denken (mit Video)

Diese Kanzlei ist anders, als es der Stereotyp vermuten lässt. Man ist hier manchmal etwas hemdsärmliger und lockerer im Umgang. Doch geht es um die Sache, wird mit Ernst und Nachdruck agiert. Die fortschreitende Digitalisierung und der immer stärker werdende Fachkräftemangel führen auch in dieser Kanzlei zu Veränderungen.

Die Digitalisierung ist keine vergängliche Modeerscheinung

Die Kanzlei-Inhaber Herbert Birkenmaier und Peter Kusel sind überzeugt, dass es für diese Veränderungen nicht immer einer wissenschaftlich ausgearbeiteten Strategie bedarf. Stattdessen versuchen sie durch einzelne Maßnahmen nachhaltig und erfolgreich am Markt tätig zu sein. Dies hat sich als praxistaugliche Strategie erwiesen. Die eine wichtige Maßnahme gibt es hier nicht, vielmehr ist es ein Potpourri aus verschiedenen Maßnahmen.

Wir verwenden keine der gängigen Managementmethoden, zumindest nicht bewusst.

Seit langem versuchen die beiden Steuerberater mit einer Strategie der Offenheit, der Kritikfähigkeit und auch des "über den Tellerrand hinaus denken können" Prozesse einzuführen. Da Digitalisierung keine vergängliche Modeerscheinung ist, möchte die Kanzlei auf diese Weise auch nachhaltig für Veränderung offen bleiben.

Dabei nehmen Birkenmaier und Kusel ihre Mandanten mit auf dem Weg der Digitalisierung und empfehlen ausschließlich Methoden, Programme und Anwendungen, die in ihrer eigenen Kanzlei erfolgreich im Einsatz sind. Die eigene Überzeugung vom Nutzen der Digitalisierung würde so auch die Mandanten beeinflussen. Gleichzeitig betont Kusel jedoch, dass sie nicht so dogmatisch sind und Mandanten, die sich diesem Weg verschließen, kategorisch ausschließen, weil sie denken, dass genau darin die Schwäche der Digitalisierung liegt, Andersdenkende zurückzulassen. Natürlich gibt es laut Birkenmaier gewisse Branchen und Menschen, die der Digitalisierung besonders offen gegenüberstehen. Aber oftmals sind sie auch überrascht, dass sich Mandanten durch offene Kommunikation für die Digitalisierung begeistern lassen, von denen sie es zunächst nicht geglaubt hätten.

Video: Interview mit Peter Kusel zur Kanzlei-Strategie

Die Beratungsleistungen verändern sich durch die Digitalisierung

Die beiden Kanzleiinhaber nehmen durch die Digitalisierung einerseits eine zunehmende Automatisierung wahr, die Tätigkeiten verschwinden lässt, welche vor ein paar Jahren noch einen Großteil der Zeit verschlungen haben. Zum anderen geht die Beratung definitiv weg von den Kernprozessen wie Jahresabschluss, Finanz- und Lohnbuchhaltung hin zur Optimierung bestehender Geschäftsprozesse. Diese Veränderung der Beratungsleistungen erfordere ein eher unkonventionelles Quer-Denken und genau darin sieht die Kanzlei ihre große Stärke.

Zusätzlich war es schon immer unser Credo, dass unsere Beratertätigkeit nicht nach den drei Kernprozessen aufhört, sondern dann erst anfängt, wenn es für die Mandanten um die zukünftige Entwicklung geht.

Und bei dieser Entwicklung sind Birkenmaier & Kusel sehr offen und lassen ihren Mandanten grundsätzlich freie Hand hinsichtlich der Auswahl der von ihnen eingesetzten Software, ganz im Sinne einer mandantenorientierten Dienstleistung.

Moderne Kommunikationsmittel sind das Aushängeschild für Mandanten und (potenzielle) Mitarbeiter

Diese Offenheit zeigt sich auch im Umgang mit den neuen Kommunikationsmöglichkeiten. Der wichtigste Online-Touchpoint zu einer sich immer stärker digitalisierenden Gesellschaft ist für die Kanzlei ihre Homepage. Statt einer Baukasten-Standard-Lösung hat man mit viel Aufwand eine nach Mandantensicht moderne Homepage erstellt, auf der nicht die allgegenwärtigen Produkte und Leistungen im Vordergrund stehen, sondern die Kanzlei sich in erster Linie als Arbeitgeber und Partner präsentiert. Die persönliche Ansprache über Fotos, Mandantenstimmen und die Präsentation der Mitarbeiter hat zu sehr viel positiven Feedback geführt. Auch auf Facebook ist die Kanzlei präsent. Dort postet man keine Fach-News, sondern in unregelmäßigen Abständen über die Aktivitäten der Kanzlei. Um den Wissens- und Know-how-Transfer intern sicherzustellen, kommt der Zusammenarbeit und den eigenen Mitarbeitern eine besondere Bedeutung zu.

Als weiteres wichtiges Kommunikationstool kommt die von der Kanzlei entwickelte Software "PAUL" zum Einsatz. Sie ermöglicht Mandanten, die Kanzlei von jedem Ort der Welt aus über eine Cloud zu erreichen. Mittels einer einzigen Plattform können die Mandanten so mit der Kanzlei kommunizieren und jederzeit alles für sie Relevante wie beispielweise Termine, Neuigkeiten und Erinnerungen einsehen, verwalten und steuern. Über einen digitalen Briefkasten können elektronische Unterlagen ganz einfach verschickt und empfangen werden.

Video: Interview mit Peter Kusel zum Wissens- und Informationsaustausch mit PAUL

Die Einstellung und das Wissen der Mitarbeiter sind wichtiger als Tools

Da die Verantwortungen und Aufgaben im Bereich des Backoffice im Zuge der Veränderungen immer größer werden, hat sich die Kanzlei an zwei anderen Kanzleien beteiligt und kooperiert mit ihnen. Nach Ansicht von Kusel und Birkenmaier sind die Einstellung und das Wissen der Mitarbeiter wichtiger als Methoden und neumodischen Werkzeuge.

Wir bedienen uns keiner externen Berater, sondern sind für uns selber wissbegierig und versuchen frei zugängliches Wissen für unsere Zwecke anzuwenden.

Das Fortbildungssystem wurde dahingehend umgestellt, dass man Dozenten nun einlädt und sie inhouse referieren lässt. Und dies in monatlichen Abständen, so dass eine durchgängige und nachhaltige Fortbildung bei allen Mitarbeitern in allen Bereichen gewährleistet ist. Hierbei werden nicht nur fachspezifische Bereiche geschult, sondern auch Softskills wie Rhetorik, Körpersprache und Teamarbeit. Des Weiteren ist man bestrebt in allen Kernprozessen vermehrt Seminare im Digitalisierungsbereich anzubieten.

Die gesamte Zusammenarbeit ist quasi agil organisiert

Bereits seit Jahrzehnten sind die Arbeitszeiten in der Kanzlei äußerst flexibel geregelt. Er werden Kernarbeitszeiten vorgegeben, die aber durch Gleitzeit sehr flexibel ausgestaltbar sind. Sollten Mitarbeiter während der Arbeitszeit andere Unternehmungen oder auch Termine haben, so stellt dies keinerlei Problem für die Arbeitsabläufe in der Kanzlei dar. Die Mitarbeiter sind auch in ihrer Urlaubsplanung absolut unabhängig. Die einzige Vorgabe ist, sich intern mit Urlaubsvertretungen und dem Team abzusprechen. Die gesamte Zusammenarbeit ist quasi agil organisiert. Es gibt keine festen Teams, sondern man arbeitet in losen Strukturen innerhalb der Kernbereiche Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung und Jahresabschluss teamintern und auch übergreifend zusammen.

Neuen Arbeitsprinzipien des New Work stehen wir grundsätzlich positiv gegenüber.

Der Umzug in neue Räumlichkeiten im Jahr 2014 wurde daher zum Anlass genommen, sich auch in der Arbeitsumgebung modern aufzustellen. Allerdings hat man auch festgestellt, dass nicht jeder Trend machbar und vorteilhaft ist. So haben Gespräche mit den Mitarbeitern gezeigt, dass Trends wie "keine festen Arbeitsplätze" oder "Home Office" gar nicht gewollt beziehungsweise nicht vorteilhaft sind.

Mitarbeiter im Veränderungsprozess fördern und fordern

"Natürlich gibt es bei manchen Mitarbeitern Bedenken und vielleicht auch Ängste gegenüber den Herausforderungen der Digitalisierung und dem ständigen Veränderungsprozess", sagt Kusel. Hier verlange man auch sehr viel von den Mitarbeitern. Dieser Veränderungsprozess lasse sich nur bewältigen, indem die eigenen Mitarbeiter grundsätzlich sehr offen und innovativ sind.

Diejenigen, die Bedenken vor diesen Veränderungsprozessen haben, versuchen wir immer wieder mitzunehmen, und eben gerade durch eine stetige Fortbildung und auch durch einen engen Kontakt diese Bedenken zu nehmen.

Die Branche und auch der Berufsstand zwingen die Kanzlei-Chefs jedoch dazu, gewisse Führungskulturen einhalten. So ergibt sich schon aus haftungsrechtlichen Fragestellungen, dass die beiden Chefs präsent und auch in entscheidenden Positionen tätig sein müssen. "Nichtsdestotrotz versuchen wir, unseren Mitarbeitern ein Höchstmaß an Flexibilität, Eigenverantwortung zu geben", so Birkenmaier "und wir unterstützen sie bei der Umsetzung von eigenen Ideen". Das macht die Kanzlei als Arbeitgeber attraktiv. Birkenmaier und Kusel sind sich andererseits jedoch auch bewusst, dass sie mit der Forderung nach maximaler Selbstständigkeit ebenfalls viel von den Mitarbeitern abverlangen.

Video: Interview mit Peter Kusel zum agilen und selbstbestimmten Arbeiten

Auch beim Lohn- und Gehaltsniveau können die Allgäuer punkten. Seit mehreren Jahren sind hier verschiedene, interessante Bausteine integriert, von einer betrieblichen Krankenzusatzversicherung über eine betriebliche Altersversorgung bis hin zu einem betrieblichen Gesundheitsmanagement, welches zusätzlich zum Lohn gezahlt wird. Zusätzlich versuchen Birkenmaier und Kusel immer wieder durch Veranstaltungen, gemeinsames Frühstück, Mitarbeiterfeste und die Förderung von sozialen Aktivitäten die Arbeit so angenehm wie möglich zu gestalten.

Die Kanzlei gibt es schon seit über 70 Jahren. Bereits die damaligen Inhaber haben dafür Sorge getragen, dass die Kanzlei stets modern, offen und vielleicht auch ein bisschen anders ist. Diese langjährige Philosophie trägt nun Früchte: die anstehenden Aufgaben und Veränderungsprozesse werden von allen Beteiligten positiv angenommen. Zudem gehören Birkenmaier & Kusel mit der Auszeichnung "Beste Steuerberater 2019" zu Deutschlands Top-Kanzleien, welche in einer Studie im Auftrag des Handelsblatts ermittelt wurden.

Hinweis der Redaktion: Zukunftsthemen in Steuerkanzleien 

Sie möchten die Erfahrungen mit dem digitalen Wandel in Ihrer Steuerkanzlei ebenfalls an dieser Stelle teilen? Dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf unter steuern@haufe.de

Diesen und weitere Erfahrungsberichte finden Sie auch im neuen Haufe Steuer Office Excellence. Hier werden zum ersten Mal zentrale Zukunftsthemen systematisch in einer Datenbank aufbereitet und mit den steuerlichen Kernthemen der Kanzleien verknüpft. Es geht darum, gemeinsam die Chancen der Digitalisierung zu ergreifen und dabei neue Beratungspotenziale zu nutzen. Da dies großen Einfluss auf das gesamte Kanzleigefüge hat, hilft das Produkt auch dabei, die Kanzlei neu aufzustellen.