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Alle Branchenlösungen für Steuerberater erlauben einen elektronischen Belegaustausch. Bild: Haufe Online Redaktion

Was für eine Lösung benötigt wird, ist längst am Markt. Man muss die für ein Unternehmen passenden Bausteine nur heraussuchen und zusammensetzen.

Rechnungsformatstandard ZUGFeRD

ZUGFeRD ist der im Juni 2014 veröffentlichte Standard für ein Daten- und Dokumentenformat für den Austausch von elektronischen Rechnungen. Konzeptioneller Kern von ZUGFeRD ist ein Rechnungsdatensatz im XML-Format, dem eine inhaltlich identische Rechnung im PDF-Format beigefügt ist. Durch dieses "hybride" Format ist es möglich, dass alle Rechnungsempfänger ohne bilaterale Absprache die Zugferd-Rechnung verarbeiten können, auch die, die mit dem Zugferd-XML noch nichts anfangen können. PDF kann jeder.

Zugferd wurde im "Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)" entwickelt. Das FeRD ist angesiedelt bei der "Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV)".

War ein medienbruchfreier elektronischer Rechnungsaustausch bislang EDI-Anwendern vorbehalten, so können mit Zugferd nun alle Unternehmen, insbesondere die kleinen und mittleren, sowie die öffentlichen Verwaltungen davon profitieren. Hohe Einsparungen in den Rechnungsprozessen sind möglich.

Software

Alle Branchenlösungen für Steuerberater erlauben einen elektronischen Belegaustausch. Für die elektronische Aufbewahrung gibt es Dokumentenmanagement- und Archivsysteme für jede Unternehmensgröße. Portallösungen verbinden elektronischen Austausch und elektronische Aufbewahrung. Die über das Portal für den Steuerberater hochgeladenen Belege werden vom Steuerberater gleich ordnungsgemäß elektronisch archiviert, so dass sich das Unternehmen um (fast) nichts kümmern muss. Dank geeigneter Apps können Belege inzwischen auch mit dem Smartphone gescannt werden. Elektronische Pendelordner von Drittanbietern passen in jede Schnittstelle zwischen Unternehmen und Steuerberater, egal welche Software beide Seiten einsetzen.

Musterverfahrensdokumentationen zur Belegablage

Auf Initiative und in enger Zusammenarbeit mit zahlreichen Wirtschaftskammern und -verbänden hat die AWV 2015 eine "Musterverfahrensdokumentation zur Belegablage" entwickelt, an der sich die Unternehmen und ihre steuerlichen Berater orientieren können.

Um Unternehmen einen Leitfaden an die Hand zu geben, wie sie der Dokumentationsanforderung zum Ersetzenden Scannen nachkommen können, haben die Bundessteuerberaterkammer und der Deutsche Steuerberaterverband 2014 gemeinsam eine "Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege" entwickelt.

Musteranschreiben zur Umstellung auf elektronische Rechnungen und Zugferd

Musteranschreiben zur Umstellung auf elektronische Rechnungen und Zugferd bietet das Portal zur freien Nutzung.

Schlagworte zum Thema:  Steuerberater, Steuerberatung, Kanzleimanagement

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