Die von Rechtsanwälten und Notaren verauslagten Gebühren bzw. Kosten werden bei der Weiterberechnung an den Mandanten zum Teil nicht der Umsatzsteuer unterworfen. Dies ist nur in bestimmten Fällen richtig.
Und zwar dann, wenn es sich dabei um durchlaufende Posten nach § 10 Abs. 1 Satz 6 UStG handelt. Die Finanzverwaltung hat die umsatzsteuerliche Behandlung der wichtigsten Kosten und Gebühren nochmals ausführlich erläutert.
Durchlaufender Posten nach § 10 Abs. 1 Satz 6 UStG
Ein durchlaufender Posten nach § 10 Abs. 1 Satz 6 UStG liegt dann vor, wenn der Unternehmer, der die Beträge vereinnahmt und verauslagt, im Zahlungsverkehr lediglich die Funktion einer Mittelsperson ausübt, ohne selbst einen Anspruch auf den Betrag gegen den Leistenden zu haben. Er darf auch nicht zur Zahlung an den Empfänger verpflichtet sein (vgl. Abschn. 10.4 UStAE). Der Unternehmer darf also weder Gläubiger noch Schuldner dieser Beträge sein. Es ist vielmehr erforderlich, dass zwischen dem Zahlungsverpflichteten und dem, der Anspruch auf die Zahlung hat (Zahlungsempfänger), unmittelbare Rechtsbeziehungen bestehen.
Daher können Kosten, die Rechtsanwälte oder Notare und Angehörige verwandter Berufe bei Behörden und ähnlichen Stellen ihren Auftraggebern auslegen, nur als durchlaufende Posten anerkannt werden, wenn sie nach Kosten-(Gebühren-)Ordnungen berechnet werden und den Auftraggeber (Mandanten) als Kosten-(Gebühren-)Schuldner bestimmen. Dabei ist es nicht erforderlich, dass die Namen und Anschriften der Auftraggeber dem Zahlungsempfänger mitgeteilt werden. Im Einzelnen gilt nach Ansicht der Finanzverwaltung Folgendes:
Gebühren nach dem Gerichtskostengesetz
Diese stellen i. d. R. einen durchlaufenden Posten dar, da hier der Gebührenschuldner nicht der Rechtsanwalt, sondern die Partei ist.
Grundbuchabrufgebühren
Gebühren für die Nutzung des automatisierten Verfahrens zum Abruf von Daten aus dem maschinellen Grundbuch sind nach einem Beschluss der Obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder keine durchlaufenden Posten. Weil dem Notar die Genehmigung zur Einrichtung eines automatisierten Abrufverfahrens zu erteilen ist, wird auch der Notar gegenüber der Justiz Gebührenschuldner. Er zahlt die Grundbuchabrufverfahrensgebühren daher im eigenen Namen und auf eigene Rechnung, sodass diese zum umsatzsteuerlichen Entgelt gehören. Eine andere Beurteilung ergibt sich aus Sicht der Finanzverwaltung auch nicht aus dem Beschluss des Bayerischen Obersten Landesgerichts vom 27.10.2004 (3 Z BR 185/04), da es umsatzsteuerlich auf die Möglichkeit der Kostenweiterbelastung nicht ankommt.
Kosten für Aktenversendungspauschalen, Grundbuchauszüge, Handelsregisterauszüge und Einwohnermeldeamtsanfragen
Hier ist regelmäßig der Unternehmer (Rechtsanwalt, Notar) der Schuldner. Deshalb handelt es sich lediglich um Auslagenersatz, der bei der Weiterberechnung an den Mandanten der Umsatzsteuer unterworfen werden muss (vgl. BGH, Urteil v. 6.4.2011, IV ZR 232/08).
Praxishinweise
Die Auffassung der OFD Karlsruhe entspricht grundsätzlich den bisherigen Verwaltungsanweisungen (vgl. z. B. OFD Hannover v. 13.10.2008, UR 2009 S. 395; v. 14.7.2005, UR 2006 S. 183). Beachte aber: Beantragt der Rechtsanwalt oder Notar den Grundbuchauszug, Handelsregisterauszug oder stellt er eine Einwohnermeldeamtsfrage im Namen und für Rechnung des Mandanten, sodass der Mandant Kostenschuldner wird, liegt sehr wohl ein durchlaufender Posten vor, der ohne Umsatzsteuer weiter zu berechnen ist.
OFD Karlsruhe, Verfügung v. 28.2.2012, S 7200 Karte 16