Rententräger müssen ausgezahlte Renten alljährlich per amtlich vorgeschriebenem Datensatz an die Deutsche Rentenversicherung Bund melden. Liegen ihnen die Daten des Rentenempfängers nur unvollständig vor, müssen sie ein Ersatzverfahren nutzen.
Rententräger sind zum 1.3. eines jeden Jahres verpflichtet, die von ihnen im Vorjahr ausgezahlten Altersbezüge (z.B. Leibrenten) per Datenfernübertragung an die Deutsche Rentenversicherung Bund (zentrale Stelle) zu melden. Von dort werden die Daten dann den Finanzbehörden zugänglich gemacht.
Das Einkommensteuergesetz bestimmt, dass Rententräger in den abzugebenden Rentenbezugsmitteilungen auch die steuerliche Identifikationsnummer und das Geburtsdatum des Rentners angeben müssen (§ 22a Abs. 1 Nr. 1 EStG).
Verwaltungsschreiben zum Ersatzverfahren
Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) erklärt den Rententrägern mit Schreiben vom 30.5.2012, auf welchem Weg sie Fälle mit unbekannter ID-Nummer bzw. unbekanntem Geburtsdatum melden sollen. Eine Übermittlung der Rentenbezugsmitteilung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz ist in diesen Fällen nicht möglich; stattdessen kommt ein Ersatzverfahren zum Zuge.
Eine Meldung über das Ersatzverfahren kommt z.B. in Betracht, wenn der ursprüngliche Leistungsempfänger verstorben ist, eine dritte Person die zu meldenden Leistungen innerhalb einer vertraglich vereinbarten Rentengarantiezeit bezieht und dem Rententräger weder ID-Nummer noch Geburtsdatum des Empfängers bekannt sind.
Details zum Ersatzverfahren
Zum Ersatzverfahren (Meldeverfahren für Fälle mit unbekannter ID-Nummer bzw. unbekanntem Geburtsdatum) gibt das BZSt folgende Hinweise:
Wie funktioniert das Ersatzverfahren?
Die zu meldenden Daten müssen von den Rententrägern listenmäßig in sog. csv-Dateien zusammengefasst werden. Hierbei handelt es sich um ein besonderes Dateiformat, das der Speicherung einfach strukturierter Daten dient. Eine Beschreibung der Datei und des sog. Tabellenkopfes hat das BZSt in Anlage 1 und 2 des Verwaltungsschreibens aufgenommen.
In die Datei muss der Rententräger alle ihm vorliegenden Daten aufnehmen, die im amtlich bestimmten Datensatz vorgesehen sind. Zudem muss er auch die Anschrift des Leistungsempfängers und den Grund für die Anwendung des Ersatzverfahrens mitteilen.
Speicherung der csv-Datei
Die csv-Datei muss von den Rententrägern passwortgeschützt auf einem Datenträger (z.B. auf CD-Rom) gespeichert und an die zentrale Stelle versandt werden. Daneben ist der zentralen Stelle per Mail das Passwort mitzuteilen, mit dem die Datei geöffnet werden kann (Mailadresse: ZfA-MeFin@drv-bund.de). Die Rententräger erhalten daraufhin eine Bestätigung, aus der hervorgeht, dass Datenträger und Passwort-Mail bei der zentralen Stelle angekommen sind. Das BZSt weist daraufhin, dass der Datenschutz durch die gewählte Verfahrensweise gewährleistet ist.
Ermittlungspflicht der Rententräger
Rententräger dürfen Rentenbezugsmitteilungen nur dann per csv-Datei melden, wenn sie zuvor alle rechtlichen und technischen Möglichkeiten ausgeschöpft haben, um die erforderlichen Angaben zum Rentenbezieher zu ermitteln. Auch ein gegebenenfalls vorgelegter Erbschein muss von ihnen nach erforderlichen Daten hin ausgewertet werden. Zudem muss der Rententräger dokumentieren, dass er die ID-Nummer und das Geburtsdatum erfolglos beim Leistungsempfänger erfragt hat. Diese Dokumentation muss in nachvollziehbarer Form erfolgen, damit die zentrale Stelle im Fall einer Prüfung (§ 22a Abs. 4 EStG) darauf zurückgreifen kann.
Kein Ersatzverfahren bei ausstehender Antwort aus MAV
Teilt der Rentenempfänger dem Rententräger seine ID-Nummer trotz Aufforderung nicht mit, kann sich der Rententräger an das BZSt wenden (s. BMF, Schreiben v. 7.12.2011, BStBl 2011 I, S. 1223, Rz. 108). Dies erfolgt über das sog. maschinelle Anfrageverfahren zur Abfrage der Identifikationsnummer (MAV). Rententräger, die noch auf eine Antwort des BZSt aus diesem Verfahren warten, dürfen zur Übermittlung der Rentenbezugsmitteilungen nicht das Ersatzverfahren nutzen. Sie müssen warten, bis das BZSt die ID-Nummer mitgeteilt hat und dann den Fall mit amtlich bestimmtem (vollständigen) Datensatz übermitteln.
Meldefristen für das Ersatzverfahren
Das BZSt weist darauf hin, dass auch für das Ersatzverfahren die Fristen des „regulären“ Meldeverfahrens nach § 22a Abs. 1 EStG gelten. D.h.: Meldungen für das Kalenderjahr 2012 müssen im Zeitraum vom 1.1. bis 1.3.2013 abgegeben werden.
Meldungen für die Kalenderjahre 2005 bis 2011 sind im Zeitraum vom 1.10. bis 30.11.2012 abzugeben. Die Übermittlung dieser Altjahre kann dabei zusammengefasst in einer csv-Datei erfolgen.
Keine Berichtigung möglich
Wurden Daten erfolgreich mittels csv-Datei übermittelt, kann keine Berichtigung oder Stornierung über das Ersatzverfahren mehr erfolgen, wenn sich die Übermittlungsdaten nachträglich geändert haben.
Spätere Vervollständigung der Daten
Sofern ein Datensatz nach der Übermittlung per Ersatzverfahren doch noch vollständig vorliegt, soll der Rententräger die Rentenbezugsmitteilung noch nachträglich durch amtlich bestimmten Datensatz (MZ01) übermitteln.
Bundeszentralamt für Steuern, Schreiben v. 30.5.2012, St II 3 – S 2257 c – 18/11