Lohnkonto / 1.4 Inhalte

1.4.1 Mindestanforderungen

Die Verordnung über die Berechnung, Zahlung, Weiterleitung, Abrechnung und Prüfung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags^[1] stellt folgende Mindestanforderungen an den Inhalt der Entgeltunterlagen:

• den Familiennamen, Vornamen und ggf. das betriebliche Ordnungsmerkmal,
• das Geburtsdatum,
• die Anschrift,
• bei Ausländern aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums die Staatsangehörigkeit und den Aufenthaltstitel,
• den Beginn und das Ende der Beschäftigung,
• den Beginn und das Ende der Altersteilzeit,
• das Wertguthaben aus flexibler Arbeitszeit einschließlich der Änderungen (Zu- und Abgänge), den Abrechnungsmonat der ersten Gutschrift sowie den Abrechnungsmonat für jede Änderung und einen Nachweis über die getroffenen Vorkehrungen zum Insolvenzschutz; bei auf Dritte übertragenen Wertguthaben sind diese beim Dritten zu kennzeichnen,
• die Beschäftigungsart, also die Bezeichnung der tatsächlich ausgeübten Beschäftigung,
• maßgebende Angaben über die Versicherungsfreiheit bzw. Befreiung von der Versicherungspflicht,
• das Arbeitsentgelt nach § 14 SGB IV (Zusammensetzung, zeitliche Zuordnung, ausgenommen sind Sachbezüge und Belegschaftsrabatte, soweit für sie keine Aufzeichnungspflicht nach dem Einkommensteuergesetz besteht),
• das beitragspflichtige Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung (Zusammensetzung, zeitliche Zuordnung),
• das in der Unfallversicherung beitragspflichtige Arbeitsentgelt, die anzuwendende Gefahrtarifstelle und die jeweilige zeitliche Zuordnung,
• den Unterschiedsbetrag zwischen dem Arbeitsentgelt für Altersteilzeit und 80 % des Regelarbeitsentgelts, begrenzt auf den Unterschiedsbetrag zwischen 90 % der monatlichen Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung und dem Regelarbeitsentgelt,
• den Beitragsgruppenschlüssel,
• die Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag,
• die nach Beitragsgruppen getrennten Beitragsanteile des Arbeitnehmers,
• bei Entsendung Eigenart und zeitliche Begrenzung der Beschäftigung,
• Wertguthaben aus flexibler Arbeitszeit bis zum 31.12.2009, für die noch Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung zu entrichten sind,
• das gezahlte Kurzarbeitergeld und die hierauf entfallenden beitragspflichtigen Einnahmen.

Wichtig

Erweiterte Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG)

Für Arbeitgeber in bestimmten Wirtschaftsbereichen und für Minijobber sind detaillierte Stundenaufzeichnungen zu führen.^[2] Als Nachweis im Sinne des § 17 MiLoG kommen die maschinelle Zeiterfassung oder entsprechende manuelle Aufzeichnungen in Betracht. Die Aufzeichnungen sind mindestens wöchentlich zu führen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet,

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und
• diese Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren.

[1] Beitragsverfahrensverordnung – BVV.

[2] § 17 MiLoG.

1.4.2 Beizufügende Unterlagen

Zusätzlich zu den in den Entgeltunterlagen erforderlichen Angaben sind die Entgeltabrechnung begleitende und erläuternde Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV beizufügen. Diese Unterlagen sind dem Arbeitgeber – soweit möglich – elektronisch zur Verfügung zu stellen.

Wichtig

Rahmenbedingungen zur elektronischen Führung der Entgeltunterlagen

Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben in Gemeinsamen Grundsätzen bundeseinheitlich die Art und den Umfang der Speicherung, die Datensätze und das weitere Verfahren für die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV und die Beitragsabrechnung nach § 9 BVV bestimmt.^[1]

Bei den Unterlagen, die grundsätzlich elektronisch zu führen sind, handelt es sich um:

• Unterlagen, aus denen die Staatsangehörigkeit von Ausländern außerhalb des europäischen Wirtschaftsraums hervorgeht,
• Unterlagen, aus denen die für die Versicherungsfreiheit oder die Befreiung von der Versicherungspflicht maßgebenden Angaben hervorgehen (z. B. Immatrikulationsbescheinigung bei Beschäftigung von Studenten),
• Unterlagen, aus denen bei Entsendung die Eigenart und zeitliche Begrenzung der Beschäftigung hervorgehen,
• die Daten der erstatteten Meldungen,
• die Daten der von den Krankenkassen übermittelten Meldungen, die Auswirkungen auf die Beitragsberechnung des Arbeitgebers haben,
• den Nachweis über die Elterneigenschaft für Beschäftigte, die den Beitragszuschlag für Kinderlose in der sozialen Pflegeversicherung nicht zu zahlen haben, sofern dies nicht aus bereits vorhandenen Unterlagen hervorgeht,
• den Nachweis zu Kindern von Beschäftigten unter dem 25. Lebensjahr, für die der Beitragsabschlag in der sozialen Pflegeversicherung zum Tragen kommt, sofern dies nicht aus bereits vorhandenen Unterlagen hervorgeht,
• die Erklärung des geringfügig Beschäftigten gegenüber dem Arbeitgeber, dass auf Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung verzichtet wird,
• den Antrag auf Befreiung von der Versicherungspflicht nach § 6 Abs. 1b SGB VI, auf dem der Tag des Eingangs beim Arbeitgeber dokumentiert ist,
• die Erkläru...