Steuerfreier Auslagenersatz liegt z. B. vor, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die einzeln abgerechneten Kosten ersetzt für
- Kundengeschenke, die im Auftrag des Arbeitgebers erworben worden sind,
- geschäftliche Telefongespräche, die der Arbeitnehmer für den Arbeitgeber außerhalb des Betriebs geführt hat,
- die Bewirtung von Geschäftsfreunden des Arbeitgebers,
- die Garage, die der Arbeitnehmer für seinen Dienstwagen gemietet hat[1],
- das Aufladen von Elektrofahrzeugen[2],
- Maßnahmen zur Fortbildung, die auf eigene Rechnung des Mitarbeiters erbracht werden, können bei Übernahme oder Erstattung durch den Arbeitgeber steuerfrei bleiben.[3]
Kostenerstattung einer dienstlichen Veranstaltung
Als Rahmenprogramm zu einer dienstlichen Veranstaltung wird für die teilnehmenden Arbeitnehmer eine Bowling-Veranstaltung durchgeführt. Ein teilnehmender Arbeitnehmer bezahlt die Kosten für die Bowling-Bahn sowie sämtliche dort verzehrten Speisen und Getränke. Er lässt sich diese Kosten anschließend über den vom Arbeitgeber vorgesehenen Auslagenerstattungsprozess erstatten.
Ergebnis: Bei der Erstattung der Kosten durch den Arbeitgeber an den Beschäftigten handelt es sich – auch hinsichtlich der Erstattung für dessen eigene Teilnahme – um steuerfreien Auslagenersatz weil er die Ausgaben für Rechnung des Arbeitgebers geleistet hat. Bei den für Rechnung des Arbeitgebers gewährten Leistungen handelt es sich bei allen Teilnehmern um Sachbezüge.
Schadensersatz ist kein steuerlicher Auslagenersatz
Arbeitgebererstattungen von Sach- und Vermögensschäden an Arbeitnehmer-Eigentum sind kein steuerlicher Auslagenersatz, sondern steuerfreier Schadensersatz.
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