GmbH-Gesellschafterversammlungen in Zeiten von COVID-19

Der Gesetzgeber hat aufgrund der Corona-Kontaktbeschränkungen vorübergehend die Beschlussfassung in der GmbH im schriftlichen Umlaufverfahren erleichtert. Das soll sicherstellen, dass die Gesellschaften trotz Infektionsschutzvorgaben aufgrund der Covid-19-Pandemie und unabhängig von den Regelungen im Gesellschaftsvertrag handlungsfähig bleiben.

Gesellschafterbeschlüsse sollen im Regelfall in Präsenzversammlungen gefasst werden, um den Meinungsaustausch zwischen den Gesellschaftern zu ermöglichen. Doch die Versammlungs- und Kontaktbeschränkungen aufgrund der Covid-19-Pandemie erschweren nach wie vor die Abhaltung physischer Gesellschafterversammlungen.

Wie können GmbH-Gesellschafter in nächster Zeit Beschlüsse fassen?

Zunächst einmal gelten wie bisher die Regelungen im Gesellschaftsvertrag. Gerade neuere Gesellschaftsverträge erlauben häufig Abstimmungen im schriftlichen Verfahren, per Telefon- oder Videokonferenz oder in beliebiger Kombination. Bei älteren Gesellschaftsverträgen ist das häufig nicht der Fall. Und dennoch müssen auch hier Beschlüsse gefasst werden, damit die Gesellschaft handlungsfähig bleibt, etwa die Feststellung des Jahresabschlusses, die Zustimmung zu wichtigen Geschäftsführungsmaßnahmen oder die Bestellung von Geschäftsführern. Für den Fall, dass die Satzung keine Regelung trifft, hat der Gesetzgeber vorübergehend die Möglichkeit geschaffen, auch ohne Einverständnis sämtlicher Gesellschafter eine Beschlussfassung im schriftlichen Umlaufverfahren durchzuführen.

Bisherige Rechtslage zur Beschlussfassung im schriftlichen Umlaufverfahren

Schon bisher können nach § 48 Abs. 2 GmbHG Gesellschafterbeschlüsse auch außerhalb von Versammlungen gefasst werden, wenn sämtliche Gesellschafter 1) einem Beschlussantrag in Textform (z.B. per Post, per E-Mail oder Fax) zustimmen oder 2) jedenfalls der Beschlussfassung im schriftlichen Umlaufverfahren zustimmen, auch wenn der Beschluss selbst nicht einstimmig gefasst wird. Das GmbH-Recht setzt demnach voraus, dass sich sämtliche Gesellschafter mit der Beschlussfassung im schriftlichen Umlaufverfahren einverstanden erklären.

Gesetzgeberische Erleichterung aufgrund der COVID-19-Pandemie bis 31.12.2020

Aufgrund der gesetzlichen Erleichterungen während der COVID-19-Pandemie ist die Zustimmung aller Gesellschafter nicht mehr erforderlich. Das am 27. März 2020 verkündete „Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht“ („Covid-19-GesR-Gesetz“) sieht vor, dass Gesellschafterbeschlüsse abweichend von § 48 Abs. 2 GmbHG in Textform (E-Mail, Telefax etc.) oder durch schriftliche Abgabe der Stimmen auch ohne Einverständnis sämtlicher Gesellschafter gefasst werden können. Einzelne Gesellschafter können demnach Mehrheitsbeschlüsse im Umlaufverfahren nicht mehr blockieren. Diese temporäre Ausnahme gilt befristet für alle Gesellschafterversammlungen und -beschlüsse im Jahr 2020.

Video- und Telefonkonferenzen, gemischte Abstimmungsformen

Weitergehende Ausnahmen sieht das Covid-19-GesR-Gesetz für die GmbH nicht vor. Anders als bei Aktiengesellschaften bleiben insbesondere virtuelle Gesellschafterversammlungen bei der GmbH weiterhin Zukunftsmusik. Beschlussfassungen in Telefon- oder Videokonferenzen sind auch in Zeiten von Corona nur dann möglich, wenn der Gesellschaftsvertrag dies ausdrücklich erlaubt. Auch gemischte Abstimmungsformen sind nur zulässig, wenn der Gesellschaftsvertrag dies zulässt. Ohne Grundlage im Gesellschaftsvertrag ist eine (partiell) präsenzlose Beschlussfassung, insbesondere die sog. kombinierte Beschlussfassung (Abstimmung teils in der Versammlung, teils schriftlich) nach der Rechtsprechung des BGH unzulässig und führen zur Nichtigkeit der Beschlüsse – auch bei Einverständnis aller Gesellschafter.

Praktisch lassen sich virtuelle Gesellschafterversammlungen mit Zustimmung aller Gesellschafter dadurch realisieren, dass sich die Gesellschafter zunächst in Telefon- oder Videokonferenzen über die einzelnen Beschlussgegenstände austauschen und (unmittelbar) anschließend Beschluss fassen entweder 1) im schriftlichen Umlaufverfahren oder 2) indem die Gesellschafter einen Gesellschafter bevollmächtigen, eine Gesellschafterversammlung abzuhalten und dort in ihrem Namen für sie die Stimme abzugeben. Eine solche Vollmacht kann grundsätzlich formlos erteilt werden, zu Beweiszwecken ist wenigstens Textform (z.B. per E-Mail) zu empfehlen. Teilweise schreibt auch der Gesellschaftsvertrag Text- oder Schriftform vor.

Ebenso lässt sich eine kombinierte Gesellschafterversammlung durchführen, indem die abwesenden (per Telefon oder Videokonferenz zugeschalteten) Gesellschafter einen in der Gesellschafterversammlung anwesenden Gesellschafter mit der Stimmabgabe bevollmächtigen.

Es bleibt zu hoffen, dass solche „Umgehungslösungen“ künftig nicht mehr nötig sein werden – dann nämlich, wenn der Gesetzgeber die Covid-19-Regelungen auch für GmbHs ergänzt und Beschlussfassungen erleichtert.

Information der Gesellschafter: Ladung und Unterlagen

Für die Beschlussfassung im schriftlichen Umlaufverfahren gelten die allgemeinen Regelungen zur Ladung: Sie muss unter Einhaltung der gesetzlich oder vertraglich vorgesehenen Ladungsfrist angekündigt werden. Nach § 51 GmbHG erfolgt die Ladung per eingeschriebenem Brief mit einer Frist von mindestens einer Woche. Viele Gesellschaftsverträge sehen jedoch längere Fristen vor und gestatten eine Ladung per einfachem Brief, Telefax oder E-Mail. Für die Beschlussfassung erforderliche Unterlagen, z.B. der aufgestellte Jahresabschluss, sind den Gesellschaftern rechtzeitig zu übermitteln.

Die Ankündigung erfolgt durch den Geschäftsführer, soweit nicht der Gesellschaftsvertrag eine andere Person zur Einberufung von Gesellschafterversammlungen ermächtigt. Sie sollte den Hinweis enthalten, dass der Beschluss auch ohne Einverständnis aller Gesellschafter wirksam gefasst werden kann.

Beschlussfassung: Einholung der Stimmen, Mehrheiten und Beschlussfeststellung

Die Einholung der Stimmen obliegt dem im Gesellschaftsvertrag bestimmten Versammlungsleiter. Dies ist oft ein Geschäftsführer, der älteste Gesellschafter oder der Gesellschafter mit den meisten Stimmen. Sieht der Gesellschaftsvertrag keinen Versammlungsleiter vor, sind die Geschäftsführer für die Einholung der Stimmen verantwortlich.

Auch im Umlaufverfahren gefasste Beschlüsse bedürfen der gesellschaftsvertraglich oder gesetzlich vorgeschriebenen Mehrheit. Sieht die Satzung ein Quorum vor, d.h. eine Mindestzahl anwesender Gesellschafter oder Stimmen für die Beschlussfähigkeit, so muss dieses durch die entsprechende Teilnahme am schriftlichen Umlaufverfahren erfüllt werden.

Nach Abgabe aller Stimmen bzw. Ablauf der dafür vorgesehenen Frist stellt der Versammlungsleiter das Beschlussergebnis fest und teilt es den Gesellschaftern schriftlich oder in Textform (E-Mail, Fax etc.) mit. Mit Zugang dieser Mitteilung läuft die Anfechtungsfrist für die Gesellschafter.

Notariell zu beurkundende Beschlüsse

Notariell zu beurkundende Gesellschafterbeschlüsse können nicht im schriftlichen Verfahren gefasst werden. Stattdessen muss nach der Rechtsprechung eine Präsenzversammlung vor dem Notar abgehalten werden. Auch hier kann aber durch Erteilung einer Vollmacht die Zahl der anwesenden Personen beim Notar minimiert werden. Der Bevollmächtigte kann dann in Anwesenheit eines Notars die Gesellschafterversammlung abhalten und den betreffenden Beschluss fassen.

Der Notar selbst kommt als Vertreter nicht in Betracht, wohl aber seine Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter. Außer bei Gesellschaftsgründungen oder der Übernahme von Anteilen im Rahmen von Kapitalerhöhungen bedarf die Vollmacht kraft Gesetzes keiner besonderen Form. Empfehlenswert sind jedoch generell schriftlich erteilte Vollmachten. Zu beachten sind aber etwaige gesellschaftsvertragliche Anforderungen an die Vollmacht, z.B. Schriftform oder die Bevollmächtigung eines anderen Gesellschafters oder eines zur Berufsverschwiegenheit verpflichteten Beraters.

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