Wer sich bewirbt, gibt dem Unternehmen in seiner Bewerbung einiges über sich preis. Auch wenn er dabei bevorzugt seine besseren Seiten präsentiert, fallen die Angaben unter den Datenschutz. In Zeiten immer schwerer werdender Personalgewinnung haben es Unternehmen nicht eilig, Bewerbungen zu entsorgen: Passt es nicht auf diese Stelle, dann vielleicht auf die nächste, die frei wird. Doch wie lange darf eine Bewerbung eigentlich aufbewahrt werden?
Im Zuge des Bewerbungsverfahrens erhobene Daten fallen unter den Begriff der Datenerhebung i. S. d. § 3 BDSG und damit natürlich unter den Datenschutz.
Online-Bewerbung
Der Bewerberdatenschutz beginnt früh: Zunehmend werden Bewerber aufgefordert, ihre komplette Bewerbung in Online-Tools einzugeben. Datenschutzgerecht ist dies nur, bei einer vorgeschalteten umfassenden Aufklärung des Bewerbers über den geplanten Umfang der Datennutzung, insbesondere auch über die Weitergabe an Dritte.
Weitergabe der Bewerberdaten an Dritte
Werden die Daten nicht durch das Unternehmen selbst, sondern durch einen Dienstleister erhoben, muss im Rahmen einer Datenkategorie (§ 4 Abs. 3 BDSG) bei der Einwilligung hierauf hingewiesen werden.
Informationspflicht besteht aber auch hinsichtlich der Aufbewahrungsdauer für die Bewerberdaten. Wie lang darf die Aufbewahrungsdauer sein?
Aufbewahrungsdauer ist nicht gesetzlich geregelt
Im Bundesdatenschutzgesetz ist klar geregelt, dass personenbezogene Daten von Unternehmen nur befristet aufbewahrt werden dürfen. Danach müssen sie vernichtet bzw. gelöscht werden.
Wenn eine Stelle nicht besetzt werden kann oder der Kandidat ungeeignet ist, fällt der Speicherzweck Stellenbesetzung weg und die Daten sind zu löschen.
Aufbewahrungsfrist liegt bei ca. 3 - 6 Monaten
Die Länge der Aufbewahrungsfrist ist weder vom Gesetz noch von der Rechtsprechung beziffert.
Die Dauer der durch eine Bewerbung datenschutzrechtlich gerechtfertigten Aufbewahrungsfrist richtet sich nach dem überwiegenden Interesse des Bewerbers bzw. des avisierten Arbeitgebers an einer Speicherung bzw. Löschung der Daten.
Das einzig relevante Interesse des Unternehmens bei einer Ablehnung des Bewerbers ist dabei das an der Durchführung und dem Abschluss eines ordnungsgemäßen Bewerbungsverfahrens. Die dafür zulässige Dauer wird mal mit 3 Monaten, mittlerweile, insbesondere weil AGG-Klagen wegen Diskriminierung eines Bewerbers häufiger geworden sind, oft auch bei 6 Monaten veranschlagt.
- In diesem Zeitraum hat das Unternehmen ausreichend Gelegenheit, ein Bewerbungsverfahren ordnungsgemäß durchzuführen, also Auswahlgespräche zu führen und Entscheidungsabläufe zu durchlaufen.
- Der Zeitraum trägt aber auch einer möglichen Klage gegen das Unternehmen, etwa wegen Diskriminierungsvorwürfen, Rechnung.
Fristverlängerungsgründe
Nach Ablauf dieser Zeit endet im Normalfall das überwiegende Interesse des Arbeitgebers. Um die Daten länger aufbewahren zu können, bedarf es einer Einwilligung des Bewerbers oder besonderer Rechtfertigungsgründe. Das können z.B. Auffälligkeiten bei der Bewerbung sein (Urkundenfälschung etc.), die ein Nachspiel erwarten lassen. Ausnahmen können auch bei Zeitarbeitsfirmen greifen.
Datenlöschung und Vernichtung
Ist die Frist abgelaufen, sind alle Bewerberdaten zu löschen, d. h.,
- die Daten müssen unkenntlich gemacht werden
- und dürfen nach ihrer Löschung im Unternehmen nicht mehr existieren.
- Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc. sind aus den E-Mail-Verwaltungsprogrammen zu löschen bzw. Papierunterlagen im Reißwolf zu vernichten.
Bei Löschungen auf Festplatten und anderen Datenträgern ist zu beachten, das eine einfache Löschung nicht rechtssicher ist.
Längere Aufbewahrung muss schriftlich vereinbart werden
Will ein Unternehmen die Bewerbungsunterlagen länger aufbewahren, muss der Bewerber seine Einwilligung dazu geben. Dies kann beispielsweise dadurch erfolgen, dass ein Bewerber in seinem Anschreiben schon mitteilt, dass seine Daten für einen möglichen späteren Kontakt gespeichert werden dürfen.
Möchte das Unternehmen sich die Möglichkeit offen halten, später erneut auf den Bewerber zukommen zu können, um ihm eine andere Stelle anzubieten, muss das Unternehmen schriftlich um die Einwilligung dazu beim Bewerber nachfragen.