Praxisbeispiel: Workforce Management in einer Buchhandlung

Die Buchhandlung Osiander kann auf eine langjährige Firmengeschichte zurückblicken. Bereits 1596 in Tübingen gegründet, ist sie eine der ältesten Buchhandlungen Deutschlands. Heute zählt sie rund 400 Mitarbeiter und 25 Filialen in Süddeutschland. Damit ist Osiander das zweitgrößte familiengeführte Buchhandelsunternehmen des Landes. Die konsequente Kunden- und Mitarbeiterorientierung sowie die Innovationskraft des Unternehmens wurden mehrfach ausgezeichnet, etwa durch die Auszeichnung als Buchhandlung des Jahres.

Potenziale identifiziert

Um diese Position zu sichern und auszubauen, stellte Osiander seine Prozesse in den Bereichen Arbeitszeitmanagement, Personalbedarfsermittlung und Einsatzplanung auf den Prüfstand. Verbesserungspotenziale wurden insbesondere bei Produktivität, Datentransparenz, Administration und Prozessen identifiziert. So erfassten die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten auf dem Papier, was oft zu Fehlberechnungen führte. Für Vorgesetzte und Personalabteilung war der Vorgang von der Prüfung über Korrekturen bis zur Abrechnung sehr aufwendig.

Auch die Planung des Personals durch die Filialleiter erfolgte manuell auf Papier mit einem Planungshorizont von ein bis zwei Wochen. Dabei ermittelten sie den realen Personalbedarf auf Basis von Erfahrungswerten aus der Vergangenheit. Eine Gegenüberstellung von validen Bedarfstreibern war dabei nur schwer umsetzbar. Durch starre Arbeitszeitmodelle entstand deshalb eine hohe Anzahl an teuren Überstunden. Außerdem erschwerte die dezentrale Datenhaltung die Kontrolle und Auswertung von Planungs- und Arbeitszeitdaten. Um Analysen über Abwesenheiten, Salden und Produktivität der Filialen zu erstellen, benötigte die Geschäftsleitung mindestens zwei Arbeitstage pro Monat.

Prozesse im Fokus

Deshalb machte sich Osiander auf die Suche nach einem Workforce-Management-System für den Handel. Klares Ziel war die Optimierung aller Prozesse zur Reduktion von Administration, Schaffung von Automatismen und die Verbesserung der Transparenz. Eine professio­nalisierte Personaleinsatzplanung sollte dazu beitragen, die Mitarbeiterproduktivität – bei gleichbleibend hohem Service-Level – zu optimieren und so eine zukunftsfähige Kostenstruktur zu schaffen.

Mit der Entscheidung für ein vollintegriertes Workforce-Management-System von Atoss wurden die Prozesse in den Bereichen Arbeitszeitmanagement, Personalbedarfsermittlung und Personaleinsatzplanung optimiert. Heute werden die Arbeitszeiten von den Mitarbeitern am Arbeitsplatz erfasst, automatisch an das Arbeitszeitmanagement übergeben und dort bewertet. Die Daten stehen sowohl der Unternehmenszentrale zur Auswertung als auch den Filialleitern für die Einsatzplanung zur Verfügung. Der reale Personalbedarf wird nun nicht mehr allein anhand von Erfahrungswerten ermittelt, sondern durch die automatisierte Analyse und Prognose von Verkaufsdaten wie Umsatz und Bongröße. Auch die Arbeitszeit wurde flexibilisiert, und mithilfe der systembasierten Einsatzplanung erreichte das Unternehmen eine optimale Abdeckung seines Personalbedarfs. Damit erfüllten sich die vielfältigen Anforderungen an das neue System. Das führte gleichzeitig zu einer hohen Akzeptanz bei Mitarbeitern und Management.

Erhöhte Produktivität

Schon kurz nach der Einführung zeigte sich, dass die neue Software-Lösung das gesamte Workforce-Management bei Osiander professionalisieren konnte: Ein messbarer Effekt war die Erhöhung der Stundenproduktivität der Mitarbeiter um 48 Prozent. Gleichzeitig reduzierte sich die Personalkos­tenquote um mehr als 13 Prozent, wodurch die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens nachhaltig verbessert werden konnte. Durch die professionellere Planung wurde auch eine Optimierung von Überstundenständen und Urlaubsrückstellungen realisiert. Der Aufwand für die Erfassung und Bewertung der Arbeitszeiten hat sich ebenso wie die Fehlerquote massiv verringert.

Die Mitarbeiter freuen sich über flexiblere Arbeitszeiten, höhere Planungsgerechtigkeit und bessere Berücksichtigung ihrer Arbeitszeitwünsche. Das Management kann heute auf Knopfdruck aussagekräftige Reports über Salden, Kostenstellen und Abwesenheitsdaten erstellen. Auswertungen, die früher einen monatlichen Zeitaufwand von zwei vollen Arbeitstagen benötigten, sind heute in einer Stunde verfügbar Damit gehen auch deutlich verbesserte Steuerungsmöglichkeiten für die Geschäftsleitung einher.

Autor:

Elke Jäger, Director Marketing bei der Atoss Software AG