Studie zur Personaleinsatzplanung

Der Personaleinsatzplanung wird zwar große Bedeutung beigemessen. Die meisten Firmen sehen jedoch erheblichen Nachholbedarf darin, den Prozess konkret auszugestalten. Das belegt die Studie "Wertschöpfungsfaktor Mitarbeitereinsatz – Arbeitszeitmanagement und Personaleinsatzplanung". Hierfür hatte die "Working Time Alliance" – eine Kooperation der deutschen Beratungshäuser BM-Orga und Fokus Zeit sowie der österreichischen Ximes – mehr als 200 Unternehmen zu zahlreichen Praxisfragen des Personaleinsatzes befragt. Ein Ergebnis: 71 Prozent halten den Einsatz einer soliden, an die betrieblichen Abläufe anzupassenden Softwareunterstützung für zwingend erforderlich.

In den vergangenen zehn Jahren haben die Lösungen zur Personaleinsatzplanung (PEP-Tools) erheblich an Funktionalität, Qualität und Stabilität gewonnen. Der Markt wird im Wesentlichen von fünf Softwarehäusern bestimmt, die den Großteil an Installationen vorweisen. Zudem gibt es zahlreiche Anbieter, die Lösungen für Spezialgebiete bereitstellen. Kernbaustein vollwertiger PEP-Tools ist die Integration von Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft. Auffällig ist, dass trotz der Fülle an Funktionen der erste Prozessschritt systematischer Einsatzplanung – die Personalbedarfsermittlung – nur selten Bestandteil der gängigen PEP-Tools ist.

Auch die Nutzer der Softwarelösungen klagen über zahlreiche Mängel. Die IT-Systeme orientierten sich nicht ausreichend an den Anforderungen und es fehle an einer konsequenten Prozessorientierung. Die Zufriedenheit mit den Lösungen bleibt gering. Nur 18 Prozent der Befragten äußern sich positiv über Funktionalität und Anwenderfreundlichkeit, 14 Prozent sind explizit unzufrieden und die überwiegende Mehrheit von 68 Prozent stuft die eingesetzte Software als verbesserungswürdig ein. Woher rührt diese geringe Zustimmungsquote?

Schwierige Anbieterauswahl

Grundsätzlich lässt sich beobachten, dass die Leistungsfähigkeit der führenden PEP-Tools gestiegen ist. Aber noch immer fehlt die Möglichkeit, diese an die individuellen betrieblichen Prozesse anzupassen (Skalierbarkeit). Softwarehersteller sind oft in der Zwickmühle und versuchen, jede betriebliche Fragestellung mit noch komplexerer Funktionen zu beantworten. Das Prinzip „weniger ist mehr“ ist vielfach zweckmäßiger, kann aber meist nur dort greifen, wo vor oder während der Implementierung eine Arbeitszeitmanagement- und Prozessberatung stattfindet.
Für die Unternehmen ist bereits das Auswahlverfahren eine Herausforderung. Erstens muss viel Zeit für Anforderungskataloge oder Lasten- und Pflichtenheftdokumentationen aufgewandt werden. Zweitens gilt es, aus der unüberschaubaren Anzahl von Anbietern die Spreu vom Weizen zu trennen. Im Auswahlprozess selbst überfordern Anbieter ihre Interessenten häufig mit vertriebsorientierten Präsentationen. Ob tatsächlich alle Funktionen zur Steuerung der Personalressourcen benötigt werden, bleibt in dieser Phase vielfach unbeleuchtet.

Bestehende Prozesse optimieren

Ob sich die Erwartungen tatsächlich erfüllen, ist wesentlich an die Bereitschaft geknüpft, bestehende Strukturen und Prozesse zu verändern. Es genügt nicht, ein gutes Softwarewerkzeug zu installieren: Management und Fachbereichsleitungen müssen eng in den PEP-Prozess eingebunden, die Rollen eng verzahnt sein, meinen 74 Prozent der Befragten. Zielvorgaben und Kennzahlen aus dem Prozess müssen zudem ständig überwacht werden, damit die Planer nicht nur den Arbeitszeitbedarf verwalten, sondern auch strategische Aspekte berücksichtigen. Hierfür ist ein durchgängiges Controlling nötig. Es muss die spezifischen Fragen der drei Zeiträume strategisch-langfristiger, taktisch-mittelfristiger und operativ-kurzfristiger Personaleinsatzplanung mit aussagekräftigen Kennzahlen unterstützen. Gerade aber das Controlling beteiligen nur 20 Prozent der Firmen am Prozess.

Insgesamt ist der Trend zu professionellen IT-Systemen zur Einsatzplanung ungebrochen und dürfte sich auch künftig auf hohem Niveau halten. Die Aussagen der Befragten bestätigen diese schon seit rund 20 Jahren anhaltende Entwicklung. Damit sich die Nutzung von PEP-Tools zu einer Erfolgsgeschichte für das eigene Unternehmen entwickelt, wird jedoch mehr als Zeit- und Meilensteinplanung, Pilotprojektierung und erfolgreiche Testläufe benötigt. Unabdingbar bleibt, dass die begleitenden Maßnahmen zur Identifikation der Mitarbeiter mit den Unternehmenszielen führen.

Autoren:

Jürgen Wintzen, Geschäftsführer der BM-Orga GmbH in Hamburg
Heinzpeter Lindroth, strategischer Berater, Partner Fokus Zeit GmbH in Erlangen