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Auf die gestiegenen Anforderungen an das Workforce Management haben die Softwareanbieter mit vielen Neuerungen reagiert. Heute bieten sie Workforce-Management-Lösungen an, die flexibel und intelligent arbeiten, die leicht zu bedienen sind und die Mitarbeiterwünsche integrieren.

Ein zeitgemäßes Workforce Management beinhaltet mehr als nur die Verteilung von Mitarbeitern über eine bestimmte Anzahl an Schichten pro Tag. Moderne Softwarelösungen helfen, die Planungen am Unternehmensbedarf und an den Wünschen der Mitarbeiter auszurichten. Folgende Softwaretrends lassen sich unter anderem erkennen:  

Trend 1: Die Personaleinsatzplanung orientiert sich am konkreten Bedarf

Ein Plus an Flexibilität versuchen viele Unternehmen zu erreichen, indem sie stärker bedarfsorientiert planen. Dafür ist zunächst die Kenntnis des Personalbedarfs nötig. Im Handel kann moderne PEP-Software zum Beispiel auf Basis von historischen Daten und den sogenannten Bedarfstreibern wie Kundenfrequenz, Kassenbons, Umsatz in Kombination mit Wetter, Ereignissen wie Werbeaktionen und Trends, eine Analyse durchführen und eine Prognose für die Zukunft treffen.

Auch in der Produktion, in der die Ankündigungsfristen kürzer werden, genügt es nicht, allein Vergangenheitsdaten und Auftragseingänge zur Bedarfsplanung zurate zu ziehen. Moderne Software versucht, Muster in der Vergangenheit zu erkennen und in die Zukunft zu extrapolieren. Zusätzlich werden Sondereffekte, wie Feiertage oder Ferienstart, mit einbezogen. Wenn es darum geht, in Ermangelung von zukunftsbezogenen Daten trotzdem eine möglichst gute Vorhersage für die Zukunft zu treffen, können moderne Workforce-Management-Lösungen bereits sehr gute Ergebnisse liefern.

Trend zwei: Die Mitarbeiter werden in die Planung mit einbezogen

Eine systematische Erfassung des zu erwartenden Arbeitsaufkommens und eine darauf ausgerichtete Steuerung des Personals ist in vielen Betrieben bereits Realität. Wenn sie sich weiter verbessern wollen, können sie das nur unter Einbeziehung der Mitarbeiter – indem sie auf deren Wünsche und Bedürfnisse eingehen. Unternehmen, die auf der einen Seite von ihren Mitarbeitern maximale Flexibilität fordern, müssen auf der anderen Seite die Mitarbeiter in die Planungen einbinden und die Arbeitszeit bestmöglich mit den Mitarbeiterinteressen vereinbaren.

Das heißt: Die Software muss es den Mitarbeitern ermöglichen, ihren Dienstplan zu beeinflussen, Wünsche und Verfügbarkeiten einzugeben. Softwaretechnisch umgesetzt wird das unter anderem durch ein Wunschbuch, in dem die Mitarbeiter ihre eigenen Wünsche und Bedarfe eintragen können.

Trend drei: Die Abstimmung im Workforce Management funktioniert per App

Ihren flexiblen Dienstplan erhalten viele Mitarbeiter heute mittels einer App, damit sie auch von unterwegs oder zu Hause ihre Wünsche eintragen oder Informationen abrufen können. Doch nicht nur die Mitarbeiterbindung hat sich dadurch verbessert, auch die Arbeit der Planer hat sich vereinfacht. Wenn ein Planer kurzfristige Umplanungen durchführen muss, zum Beispiel weil ein Mitarbeiter krank geworden ist, und Arbeitszeiten bei den Mitarbeitern anfragt, können sich diese sofort über ihr Smartphone anmelden und die Arbeitszeitänderung bestätigen.

Das heißt auch, dass die Software 24 Stunden pro Tag und sieben Tags pro Woche verfügbar ist. Damit passen sich moderne Workforce-Management-Lösungen an die privaten Gewohnheiten der Nutzer an. Wer es gewohnt ist, rund um die Uhr online zu shoppen, will zum Beispiel auch am Wochenende oder abends im Kreis der Familie die Arbeits- und Urlaubsplanung besprechen und dann seine Wünsche postwendend an den Arbeitgeber weitergeben.

Trend vier: Die Anwenderfreundlichkeit steht im Fokus

Größtmögliche Nutzerfreundlichkeit steht heute ganz oben auf der Liste der Anforderungen an eine moderne Workforce-Management-Software. Jeder Mitarbeiter soll die Software bedienen können, idealerweise ohne jegliche Anleitung. Das ist wichtig für die Akzeptanz seitens der Mitarbeiter, die es gewöhnt sind, auf ihren Smartphones mit wenigen Klicks T-Shirts zu kaufen, Reisen zu buchen oder Versicherungen abzuschließen.

Gleichzeitig steckt hinter der einfach zu bedienenden Oberfläche eine immer höher entwickelte Technologie. Im Unterschied zu früher darf sich die Komplexität der Technik jedoch nicht in komplexen Anwendungsformen äußern. Das gilt nicht nur für die Mitarbeiter, die ihre Verfügbarkeit mitteilen oder Urlaub einreichen, sondern auch für die Planer und HR-Verantwortlichen. Diese müssen immer mehr Aufgaben bewältigen. Die Technik muss das so unterstützen, dass das für sie einfach ist und dass sie diese Arbeiten schnell erledigen können.

Trend fünf: Workforce-Management-Software wird intelligenter

Verfahren auf Basis künstlicher Intelligenz sind in moderner Workforce-Management-Software angekommen, zum Beispiel bei der automatischen Planvorschlagsgenerierung. Hierfür müssen viele unterschiedliche Planungsparameter berücksichtigt werden. Aus Millionen Lösungsmöglichkeiten sucht die Software diejenige Lösung heraus, die im Einklang mit allen Regeln steht und zugleich die Zielkriterien wie Servicelevel oder Erfüllung von Mitarbeiterwünschen optimal erfüllt. Hinter diesen Verfahren stehen zwar noch generische Algorithmen, aber diese müssen bereits sehr viel antizipieren und sehr viele Regeln berücksichtigen. Bei der Weiterentwicklung solcher Algorithmen wird das Thema künstliche Intelligenz sicherlich eine wichtige Rolle spielen.

Schon heute erlauben intelligente Entscheidungsalgorithmen, das „Tetris-Spiel“ der Dienstplangenerierung komplett automatisch zu lösen, unter Berücksichtigung der komplexen Randbedingungen und Maximierung von Mitarbeiterwünschen – und zwar in viel höherer Qualität als es ein menschlicher Planer jemals hinbekommen könnte. In der Tat hat der technologische Fortschritt der vergangenen Jahre eine deutlich intelligentere, gerechtere und bedarfsgerechtere Personaleinsatzplanung ermöglicht.

Die jüngste Generation der Workforce-Management-Systeme bietet weitere Neuerungen, wie vorausschauende Planungen, explizites Controlling oder eine Kommunikation per Sprachassistent. 

Hinweis: Lesen Sie mehr über die "neue Technologiewelle im Workforce Management" in der Ausgabe12/18 des Personalmagazins. Hier geht es zur Personalmagazin-App.

Schlagworte zum Thema:  Personalplanung, HR-Software, Zeitmanagement