Bis 19. März bleibt die 3G-Kontrolle am Arbeitsplatz Pflicht. Wir zeigen als Update die wichtigsten Softwarelösungen und Apps zur Kontrolle des 3G-Nachweises und klären, wie sie eingesetzt werden können.
Noch bis 19. März 2022 müssen Arbeitgeber ihre Beschäftigten vor dem Zutritt zu den Arbeitsräumen auf die Erfüllung der 3G-Kriterien überprüfen. Zutritt zur Arbeitsstätte darf demnach nur Personen gewährt werden, die über einen der folgenden Nachweise verfügen:
- Impfnachweis,
- Nachweis der Genesung nach einer Corona-Infektion,
- negatives Testergebnis (PCR-Test oder dokumentierter Schnelltest).
Gleichzeitig muss der Arbeitgeber die ordnungsgemäße Zugangskontrolle dokumentieren. (Mehr dazu lesen Sie im Beitrag "3G am Arbeitsplatz: Was gilt für Unternehmen?").
Wer Zeit bei der Kontrolle und deren Dokumentation sparen möchte, kann auf digitale Lösungen zurückgreifen. Die Personalmagazin-Redaktion hat recherchiert, welche Lösungen auf dem Markt Arbeitgebern Unterstützung bieten und wie sie funktionieren.
CovPassCheck-App: Dokumentation per Liste notwendig
Die einfachste Kontrolle erfolgt über die CovPassCheck-App des Robert Koch-Instituts (RKI). Mit ihr können Unternehmen per Smartphone das Vorliegen des notwendigen digitalen Nachweises (QR-Code des Impf- oder Genesenenzertifikats) in der CovPass-App oder der Corona-Warn-App auf dem Smartphone der Beschäftigten überprüfen. Zum Abgleich der Angaben in der App (Impfstatus, Name, Vorname und Geburtsdatum des Nutzers) ist, soweit nicht persönlich bekannt, der Mitarbeiterausweis mit Bild, der Führerschein oder der Personalausweis des Beschäftigten erforderlich.
Die Überprüfung des Zertifikats über die CovPassCheck-App erfolgt über einen dort hinterlegten öffentlichen Schlüssel offline, eine Übertragung oder Speicherung persönlicher Daten findet dabei nicht statt. Aus diesen Grund kann die CovPassCheck-App allerdings nicht zur digitalen Dokumentation der Kontrolle verwendet werden. Der Arbeitgeber wird sich bei dieser Lösung an die Empfehlung des BMAS halten müssen, am jeweiligen Kontrolltag den Vor- und Zunamen der Beschäftigten auf einer Liste "abzuhaken", wenn der jeweilige Nachweis durch den Beschäftigten erbracht worden ist. Da der Arbeitgeber darauf achten muss, dass bei einem eventuellen Ablauf des Zertifikats vor dem 19. März 2022 ein neuer Nachweis erbracht werden muss, sollte auch ein entsprechendes Ablaufdatum des Zertifikats vermerkt werden.
Überblick: Lösungen zur 3G-Kontrolle und -Dokumentation im Betrieb
Mehr Komfort versprechen digitale Lösungen, welche die entsprechende Dokumentation – und idealerweise auch eine Erinnerungsfunktion bei Ablauf des Zertifikats - beinhalten.
Software zum 3G-Status von Saneware
Bereits bei mehreren Unternehmen - beispielsweise dem Klinikum Bielefeld - im Einsatz ist die " 3G-Status Software" der Saneware Software GmbH aus Osnabrück. Die browserbasierte Software ermöglicht es den Beschäftigten, selbstständig ihren 3G-Status zu erfassen. Neben den Zertifikaten von Geimpften und Genesenen ist die Software auch kompatibel mit PCR-Tests und Schnelltests. Das Unternehmen erhält die Echtzeitdaten auf Dashboards und kann automatische Reports generieren. Bei Bedarf kann die Dokumentation an die zuständigen Ämter übermittelt werden. Eine Besonderheit unter den bisher angebotenen Softwarelösungen ist die Erinnerungsfunktion: Läuft ein 3G-Zertifikat demnächst ab, erinnert die Software den Zuständigen, dass ein neues Zertifikat notwendig wird.
Diese Software digitalisiert nicht nur die Dokumentation, sondern auch die Eingangskontrollen zum Firmengelände. Mit einem Tablet können unbürokratisch und schnell die aktuellen Zertifikate gescannt werden. Das Entwicklerteam von Saneware passt die Software zum 3G-Status flexibel an Gesetzesänderungen oder örtliche Besonderheiten an. "Wir haben die 3G-Status-Software entwickelt, um Unternehmen den Aufwand von Excellisten und manuellen Abfragen zu ersparen. Unsere Software entlastet die HR-Abteilungen und ermöglicht ein digitales Corona-Management", so Geschäftsführer Philipp Kochan.
Docuware: Software für G-Nachweis am Arbeitsplatz
Auch Docuware, Lösungsanbieter für Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung, bietet mit " DocuWare für G-Nachweis am Arbeitsplatz" eine entsprechende Kontrollsoftware an. Die Lösung kann alleine sowohl in der Cloud als auch On-Premises eingesetzt werden oder auch in bestehende Systeme ab DocuWare Version 7.5 eingespielt werden.
3G-Kontrolle am Arbeitsplatz: Smarter 3G aus Österreich
Aus Österreich, wo die 3G-Regel am Arbeitsplatz schon etwas länger als in Deutschland gilt, kommt " Smarter 3G". Über die webbasierte Lösung kann der Mitarbeitende sich ebenfalls auf der Plattform selbst registrieren, die Green-Pass-Zertifikate scannen oder sich manuell registrieren. Bei dieser Lösung entscheidet der Beschäftigte selbst, welche Daten das Unternehmen einsehen darf und wie lange diese gespeichert werden sollen.
Schnelle 3G Kontrolle durch den Arbeitgeber per App
App "Corona 3G-Regel" von Mobivention
Als einer der ersten Anbieter hat die Firma Mobivention aus Köln ihre App " Corona 3G-Regel“ auf den Markt gebracht. Über die App, die für iOS- wie Android-Geräte verfügbar ist, können die digitalen Impf- oder Genesenenzertifikate sowie digitale Testergebnisse gescannt oder Ergebnisse von Schnelltests manuell erfasst werden. Nach der Erfassung wird der Immunitätsnachweis beziehungsweise das Testergebnis an einen Server übermittelt, um so später die Einhaltung der 3G-Regel am Arbeitsplatz dokumentieren zu können. Für KMUs steht eine Standardlösung zur Verfügung. Für Großunternehmen besteht die Option, individuelle Anpassungen nach Abstimmung vorzunehmen und die Scanergebnisse beispielsweise selbst zu hosten.
Covidenz 3G Monitoring App von Troido
Ebenfalls eine App zur 3G Kontrolle bietet das Düsseldorfer IT-Unternehmen Troido an. Über die App " Covidenz" können über das Einlesen der QR-Codes der einzelnen Zertifikate hinaus auch nicht digitale Bescheinigungen gescannt werden. Die kostenlose App dokumentiert den 3G-Status und informiert ebenfalls Arbeitgeber vor Ablauf des Zertifikats. Für Prüfungen im Betrieb kann der Arbeitgeber die einzelnen Daten als PDF oder Excel-Datei aus dem System laden. Die App eignet sich sowohl für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) als auch für Großunternehmen und öffentliche Verwaltung.
3G-Kontrolle und -Dokumentation per App von Sawayo
Um die Möglichkeit der digitalen Kontrolle und Einhaltung der 3G-Regel hat auch Sawayo aus Rostock seine Compliance-Software erweitert. Geimpfte und genesene Mitarbeitende können ihre Nachweise über die App hinterlegen. Mitarbeitende, die einen Test vorlegen müssen, können diesen als Selbsttest unter Aufsicht ebenfalls in der cloudbasierten Software hinterlegen – wodurch Arbeitgebende zu jeder Zeit eine Dokumentation des Testgeschehens im Betrieb gewinnen. Das integrierte Reporting ermöglicht die Auswertung entsprechend den gesetzlichen Anforderungen mit einem abteilungsübergreifenden Überblick über die gesamte Firma. Eine Besonderheit bietet Sawayo durch seine Funktion Read&Sign, über die die Unternehmen wichtige Unterlagen – wie beispielsweise eine Unterweisung zur begleiteten Durchführung eines Selbsttests – an die Mitarbeitenden verschicken können.
Besuchermanagement und 3G-Kontrolle verbinden
Tisoware: Integration der 3G-Prüfung in die Zutrittskontrolle
Eine Kombination der 3G-Prüfung mit der Zutrittskontrolle bietet Tisoware an. Über das Modul " Tisoware Zutritt plus" (Version 10.9 oder neuer) können die jeweiligen Impf-, Genesenen- oder Testnachweise und ihre Gültigkeit im System hinterlegt und geprüft werden. Wer den G-Status nicht per Hand prüfen und eingeben will, kann den Zutrittsleser am Eingang auch mit einem 3G-Scanner kombinieren, der die QR-Codes automatisch überprüft und dann den entsprechenden Zugangsscore setzt. Dieses Verfahren erfordert zwar mehr Investitionen und eine Hard- und Software-Installation; es automatisiert aber die Prüfung weitgehend und kann in Zukunft für andere Nachweise weiter genutzt werden. Auch eine reine Hardware-Lösung ist im Angebot: Der 3G-Leser wird dabei dem Zutrittsleser vorgeschaltet, so dass Zugang und Buchung nur noch mit gültigem QR-Code-Zertifikat möglich sind. Dabei müssen sich jedoch auch Geimpfte und Genesene bei jedem Zutritt freischalten.
Besuchermanagement und 3G-Kontrolle: Healthident
Ähnlich funktioniert auch das Mitarbeiter-Screening, um das das digitales Besucher-Management Healthident erweitert wurde. Die browserbasierte Lösung erkennt die QR-Codes der CovPass-, Corona-Warn-App oder des GreenPass der Mitarbeitenden und vergleicht diese mit den vorhandenen Mitarbeiterdaten. Das Screening kann auch von zuhause aus erledigt werden. Vor Ablauf des Zertifikats erinnert eine Mail die Mitarbeitenden, umgehend Vorsorge zu treffen. Einsetzen lässt sich das Mitarbeiter-Screening entweder gemeinsam mit der Komplettlösung Healthident oder als alleinstehendes Modul. Healthident wurde für den Einsatz in Pflegeeinrichtungen und Krankenhäusern entwickelt, das Mitarbeitenden-Screening ist für Unternehmen ab circa 250 Mitarbeitenden geeignet.
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